Om met deze subsidie de meest kwetsbare leerlingen te bereiken, formuleerde het reglement van 16 oktober 2019 het criterium dat een organisatie een aanvraag mag indienen als minstens 15% van de leerlingen een schooltoelage krijgt. Dit criterium is niet meer relevant om de kwetsbare doelgroep te selecteren, gezien een veranderde regelgeving inzake schooltoelage sinds schooljaar 19-20 resulteert in een opmerkelijke stijging van het aantal gezinnen dat die toelage ontvangt.
Een aanpassing van het subsidiereglement van 16 oktober 2019 drong zich op.
Daarnaast werd van de praktijkervaring gebruikt gemaakt om enkele minder werkbare of minder helder geformuleerde tekstfragmenten uit het reglement van 16 oktober 2019 aan te passen:
- Het criterium dat de aanvraagprocedure een schriftelijk aanvraagformulier vereist is niet meer efficiënt. De procedure werd aangepast zodat aanvragen ook via mail kunnen worden ingediend.
- Als het budget ontoereikend is, omdat te veel projecten voldoen aan de criteria, waren extra inhoudelijke indicatoren voorzien. Deze bleken in de praktijk moeilijk werkbaar. Ze werden vervangen door afhandeling van de aanvragen in volgorde van indiening en tot uitputting van het krediet.
- Het aantal aanvragen werd te groot om te verwerken. Een limiet rond het aantal aanvragen die verwerkt zullen worden, drong zich op.
Het voorgestelde nieuwe reglement is niet gebaseerd op financiële overwegingen en zal geen effect hebben op het uiteindelijk toegekende subsidiebedrag in vergelijking met het reglement van 16 oktober 2019. Het voorstel beoogt een actueel correct en efficiënt kader om projecten te ondersteunen die de slaagkansen van leerlingen in het leerplichtonderwijs bevorderen.
De provincieraad keurt het Reglement van 15 december 2021 met betrekking tot de subsidiëring van projecten die de slaagkansen van leerlingen in het leerplichtonderwijs bevorderen goed als volgt:
Artikel 1 - Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° project: een activiteit of geheel van activiteiten, afgebakend in tijd en qua opzet of doelstelling;
2° school: een autonome entiteit die onderwijs organiseert en die door de Vlaamse Gemeenschap wordt erkend, gefinancierd of gesubsidieerd en daartoe aan de hand van een uniek nummer wordt geïdentificeerd.
Dit kan zijn:
3° centrum: centrum voor deeltijds beroepssecundair onderwijs met een gemiddelde Onderwijs Kansarmoede-Indicator (OKI) van minimum 0,5.
4° Onderwijs Kansarmoede-Indicator (OKI): de indicator die is gebaseerd op de vier leerlingenkenmerken, zoals vermeld in artikel 242 §1, 1° van het Besluit van de Vlaamse regering van 17 december 2010 houdende de codificatie van het secundair onderwijs;
5° samenwerkingsverband: een groep van één of meer scholen en/of één of meer centra, eventueel aangevuld met één of meer verenigingen zonder winstoogmerk (vzw’s), publieke rechtspersonen, hogescholen en/of universiteiten. In afwijking van dit principe kan een niet-autonoom centrum geen samenwerkingsverband aangaan met de school waaraan het verbonden is;
6° universiteit: één van de universiteiten vermeld in artikel II.2 van het Besluit van de Vlaamse regering van 11 oktober 2013 tot codificatie van de decretale bepalingen betreffende het hoger onderwijs;
7° hogeschool: één van de hogescholen vermeld in artikel II.3 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 11 oktober 2013 tot codificatie van de decretale bepalingen betreffende het hoger onderwijs;
8° kostenraming: een realistische raming van de kosten van het project die in aanmerking komen voor subsidiering;
9° netoverschrijdend: over twee of meer onderwijsnetten heen;
10° onderwijsnet:
Artikel 2 - Voorwerp
Binnen de perken van de daartoe in het meerjarenplan van de Provincie Oost-Vlaanderen goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement kan de deputatie subsidies toekennen aan projecten die de slaagkansen in het leerplichtonderwijs bevorderen.
Artikel 3 - Aanvraagcriteria
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet aan volgende criteria zijn voldaan:
1° de aanvraag moet worden ingediend door een school, een centrum of een samenwerkingsverband;
2° de aanvrager moet gevestigd zijn in de provincie Oost-Vlaanderen. In het geval het project wordt uitgevoerd door een samenwerkingsverband waarvan ook scholen van buiten de provincie Oost-Vlaanderen deel uitmaken, moet de subsidie worden gebruikt voor scholen die zijn gevestigd in de provincie Oost-Vlaanderen;
3° het project moet minstens één van de volgende doelstellingen beogen:
4° een project dat wordt uitgevoerd in het basisonderwijs moet betrekking hebben op leerlingen die zijn onderworpen aan de leerplicht;
5° het project moet ofwel voor een eerste keer worden uitgevoerd door de aanvrager, ofwel moet het een verlenging zijn van een project dat het voorgaande jaar werd gesubsidieerd. Een project kan maximum tweemaal worden verlengd. Verdere verlengingen komen niet in aanmerking voor een subsidie;
6° het project mag niet starten vóór het schooljaar dat volgt op een positieve beslissing van de deputatie.
Artikel 4 - Aanvraagprocedure
§1. Alle subsidieaanvragen moeten worden ingediend in de periode van 25 februari tot en met 1 maart.
Per aanvrager kan één subsidieaanvraag worden ingediend.
De subsidieaanvraag moet via het voorziene formulier per mail worden ingediend bij de deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen via onderwijs.en.vorming@oost-vlaanderen.be. De verzendingsdatum van de mail geldt als bewijs van de datum van indiening.
§2. Het dossier van de subsidieaanvraag moet minstens volgende stukken bevatten:
1° een motivering van de aanvraag;
2° een gedetailleerde omschrijving van het project;
3° naam, adres of zetel van de aanvrager;
4° naam, adres, telefoon, GSM en mailadres van de contactpersoon van de aanvrager. Als de aanvrager een samenwerkingsverband is, moet één van de partners opgegeven worden als projectverantwoordelijke en moet de inbreng van elke partner duidelijk worden aangegeven;
5° een kostenraming;
6° een overzicht van andere financieringsbronnen van het project.
§3. De adviescommissie selecteert maximum 60 ontvankelijke subsidieaanvragen om voor te leggen aan de deputatie.
Eerst worden de ontvankelijke subsidieaanvragen geselecteerd met betrekking tot een verlenging van een project dat reeds het voorgaande jaar werd gesubsidieerd op basis van dit reglement.
Nadien worden de ontvankelijke subsidieaanvragen geselecteerd met betrekking tot nieuwe projecten. Bij de subsidieaanvragen voor nieuwe projecten worden de eerst ingediende en ontvankelijke subsidieaanvragen, eerst geselecteerd.
Indien het beschikbare krediet ontoereikend zou zijn, worden de aanvragen afgehandeld in volgorde van indiening en tot uitputting van het krediet.
Artikel 5 - Beoordelingscriteria
§1. Het al dan niet toekennen van de subsidies wordt beoordeeld op basis van de volgende criteria:
1° Het project heeft een duurtijd van minimum drie maanden. Het project moet ten laatste op 1 februari starten.
2° Het project is voor de aanvrager nieuw of vernieuwend, dit criterium geldt niet bij de verlenging van een project.
3° Het project heeft een duidelijk zelfstandige identiteit; de subsidie wordt niet gebruikt ter vervanging van andere, reguliere financieringsbronnen.
4° Het project heeft als streefdoel dat het, na het wegvallen van de subsidie, duurzaam kan ingebed worden binnen de reguliere werking. Uit de acties moet blijken dat het project het leerlingniveau overstijgt.
§2. Bij een subsidieaanvraag voor een verlenging van een reeds gesubsidieerd project moet er bovendien een tussentijdse evaluatie van het project worden ingediend. In deze evaluatie moet de realisatie van het project duidelijk worden omschreven.
§3. Bij een subsidieaanvraag voor een tweede verlenging van een project moet, bovenop de beoordelingscriteria vermeld in §1 en §2, aan volgende voorwaarden zijn voldaan:
1° de aanvrager onderneemt acties op niveau van schoolbeleid om duurzame inbedding van het project te realiseren;
2° de aanvrager onderneemt acties om de expertise en/of de resultaten uit het project met andere organisaties te delen.
Artikel 6 - Beslissingsprocedure
§1. De deputatie beslist over de ontvankelijke subsidieaanvragen op grond van een voorstel van een adviescommissie, op basis van de beoordelingscriteria. De adviescommissie doet eveneens een voorstel van subsidiebedrag. Indien er voor een bepaald dossier onvoldoende expertise aanwezig is bij de leden van de adviescommissie, kan de adviescommissie zich laten bijstaan door een expert die wel over de nodige kennis beschikt.
Wanneer de aanvraag betrekking heeft op een verlenging van een project houdt de adviescommissie bij haar beoordeling eveneens rekening met de tussentijdse evaluatie van het project.
De adviescommissie kan op eigen initiatief op basis van de ingediende aanvragen beleidssuggesties formuleren in haar voorstel.
§2. De adviescommissie bestaat uit vertegenwoordigers van de directie Onderwijs en Vorming van de Provincie Oost-Vlaanderen en externe specialisten uit de verschillende onderwijsnetten.
§3. De deputatie duidt de leden van deze adviescommissie aan ten laatste 4 maanden na de installatie van een nieuwe provincieraad en dit voor een periode van 6 jaar.
De voorzitter van de adviescommissie is de directeur van de Directie Onderwijs en Vorming. De secretaris is een personeelslid van de Directie Onderwijs en Vorming.
Naast de voorzitter telt de adviescommissie maximum acht stemgerechtigde leden. Bij de aanduiding van de leden wordt gestreefd naar een vertegenwoordiging van de verschillende onderwijsnetten, regio’s, onderwijsniveaus en van het gewoon en buitengewoon onderwijs.
De secretaris heeft geen stemrecht.
De stem van de voorzitter is beslissend bij staking van stemmen.
De leden van de adviescommissie die rechtstreeks betrokken partij zijn bij één van de ingediende aanvragen, moeten voor dat agendapunt de zitting van de adviescommissie verlaten.
§4. De deputatie beslist uiterlijk op 31 mei. De aanvragers worden ten laatste één week na de beslissing van de deputatie in kennis gesteld van het al dan niet toekennen van de subsidie.
Artikel 7 - Bedrag van de subsidie en modaliteiten van uitbetaling
§1. De subsidie bedraagt:
Voor netoverschrijdende projecten kan het maximumbedrag met 10% verhoogd worden.
§2. Binnen de voorwaarden van dit reglement kan de subsidie worden gebruikt voor zowel investeringskosten, personeelskosten als werkingskosten.
Investeringskosten kunnen maximaal 35% van de aangevraagde toelage bedragen.
Bouw- en verbouwingswerken, aankoop of huur van gebouwen, uitrusting van gebouwen en andere basisinfrastructuur komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
§3. Een project dat voor de eerste maal gesubsidieerd wordt, ontvangt een eerste schijf van 70% van de toegekende subsidie voor 31 augustus volgend op de datum van beslissing van de deputatie.
Een project dat verlengd wordt, ontvangt de eerste schijf van 70% van de subsidie nadat de verantwoordingsstukken voor de voorgaande periode zijn ingediend.
§4. Het saldo van 30% wordt uitbetaald na afloop van het project op basis van een inhoudelijk eindrapport en aan de hand van de betalingsbewijzen. Deze stukken moeten per mail worden ingediend bij de deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen, Directie Onderwijs en Vorming via onderwijs.en.vorming@oost-vlaanderen.be, uiterlijk drie maanden na afloop van het project.
§5. Een subsidie verleend op grond van dit reglement mag niet worden gecumuleerd met een andere subsidie van de Provincie Oost-Vlaanderen, noch van de Vlaamse overheid.
§6. De toekenning van deze subsidie gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en inzake staatssteun.
Artikel 8 - Verbintenissen van de aanvrager van de subsidie
De aanvrager van de subsidie verbindt zich ertoe om:
1° de administratie te voeren volgens de daartoe voorziene formulieren;
2° de samenwerking met en/of het logo van de Provincie Oost-Vlaanderen op herkenbare wijze te vermelden en/of aan te brengen op alle communicatie die wordt gevoerd met betrekking tot het project;
3° de aanvangs- en einddatum van het project mee te delen;
4° een personeelslid van de directie Onderwijs en Vorming uit te nodigen in het kader van de opvolging van het project;
5° na afloop van het project een inhoudelijk eindrapport in te dienen;
6° ervaringen en resultaten uit het project, ontwikkeld via het project, netoverstijgend te delen met andere organisaties met het oog op deskundigheidsbevordering van de sector. Deze deskundigheidsbevordering kan op verschillende manieren tot stand komen, onder meer:
Artikel 9 - Controle en sancties
De Provincie Oost-Vlaanderen heeft het recht om de aanwending van de subsidies te (laten) controleren op basis van het Reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies. Dit reglement bevat, afhankelijk van het bedrag van de subsidie, de controlemechanismen en een opsomming van de stukken die in functie van de financiële controle minimaal moeten worden ingediend ter verantwoording van de subsidie.
De aanvrager van de subsidie moet bovendien een inhoudelijk eindrapport voorleggen.
Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden opgenomen in de aanvraag van de subsidie of in de in te dienen stukken of indien blijkt dat dit reglement niet correct werd nageleefd, kan de deputatie, onverminderd lid 1, de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen.
Misbruik kan aanleiding geven tot uitsluiting van toekomstige subsidies van de Provincie Oost- Vlaanderen.
Artikel 10 - Betwistingen
De deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.
Artikel 11 - Slotbepalingen
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2022.
Het Reglement van 16 oktober 2019 met betrekking tot de subsidiëring van projecten die de slaagkansen van leerlingen in het leerplichtonderwijs bevorderen wordt opgeheven.
Projecten waarvoor subsidies werden toegekend op basis van het Reglement van 16 oktober 2019 met betrekking tot de subsidiëring van projecten die de slaagkansen van leerlingen in het leerplichtonderwijs bevorderen, worden verder behandeld volgens het voormelde reglement.