2022_PR_00038 - Personeel – Logistiek - Raamovereenkomst leasing fietsen voor provinciepersoneel - selectievereisten, bestek en raming; opdracht te gunnen bij wijze van mededingingsprocedure met onderhandeling - optreden van de provincie Oost-Vlaanderen als aankoopcentrale - Goedkeuring

Cel aankoop heeft in  samenwerking met personeelsdienst, team Ondersteuning een bestek opgemaakt voor het aangaan van een “raamovereenkomst leasing fietsen voor provinciepersoneel”.  De raamovereenkomst zal een looptijd van 48 maanden kennen.  

Het totaal bedrag van deze raamovereenkomst kan niet exact geraamd worden, enerzijds ingevolge het gegeven dat er niet kan worden ingeschat hoeveel wernemers gebruik zullen maken van dit aanbod en anderzijds dat het te betalen leasebedrag per werknemer zal afhangen van de gekozen fiets.   Rudimentair wordt het totaalbedrag geraamd op € 800.000,00 incl. btw 21% btw, en het maximale bestelbedrag wordt bepaald op € 1.500.000, 00 incl 21% btw.

Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling. De motivering hiervoor betreft het voorwerp van de overheidsopdracht ‘leasing fietsen ten behoeve van de provinciale werknemers’ welke op zich een complexe materie is, waarbij onderhandelingen verbeterde offertes kunnen opleveren die een meerwaarde bieden inzake leasing en dienstverlening.  Het leasen van fietsen voor ambtenaren, maw de samenwerking tussen overheden en leasingmaatschappijen is op dat vlak voor beide partijen een nog te verkennen terrein.  Ook daarom zijn onderhandelingen nodig kunnen leiden tot verbeterde offertes.

De opdracht zal gegund worden aan de hand van volgende gunningscriteria :
1. Prijs 25%
2. Aanbod fietsen, fietshandelaars en herstellers 30%
3. Verzekeringen en onderhoudscontract 20%
4. Procesflow en ontzorging opdrachtgever en werknemer 25%

Provincie Oost-Vlaanderen treedt op als aankoopcentrale voor voor de verzelfstandigde provinciale entiteiten.

Het Provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 42 en 43, § 2, 11°, betreffende de bevoegdheden van de provincieraad.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden), en meer bepaald artikel 2, 6° en 7°b (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten die bestemd zijn voor aanbesteders) en artikel 43.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en wijzigingen.

5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk.

6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.

7. De verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

8. Het besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 houdende maatregelen ten gevolge van de pandemie veroorzaakt door COVID-19 en tot wijziging van de minimale voorwaarden voor de rechtspositieregeling van het personeel van de gemeenten, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de provincies