2022_PR_00014 - Provincieraad - reglementering - vaststelling van de wijzigingen aan het Huishoudelijk Reglement van de Provincieraad en opheffing van het reglement van 15 december 2021, inwerkingtreding op 23 februari 2022 - Goedkeuring

In artikel 33 van het Huishoudelijk Reglement van de Provincieraad van 15 december 2021 wordt volgende wijziging aangebracht:

Tussen het eerste lid en tweede lid van het artikel 33 wordt volgende tekst toegevoegd:

Als de situatie dit vereist omwille van noodomstandigheden of om algemene gezondheids-of veiligheidsredenen, vindt de provincieraadszitting plaats op digitale wijze. De voorzitter neemt hiertoe de beslissing. Deze beslissing dient onmiddellijk en ten laatste 3 uur voor de provincieraadszitting te worden meegedeeld. De provinciegriffier stuurt in naam van de voorzitter ogenblikkelijk hiertoe een elektronische oproep tot deelname aan de provincieraadsleden op hun provinciaal mailadres.

Een provincieraadslid kan bij de voorzitter van de provincieraad een verzoek indienen om de fysieke provincieraadszitting digitaal te mogen bijwonen onder volgende voorwaarden:

- het provincieraadslid is niet in staat fysiek aanwezig te zijn op de plaats van de provincieraadszitting vanwege een plaatsing onder quarantaine wegens een medisch risico ten opzichte van derden;

- het provincieraadslid dient bij zijn verzoek een door een arts ondertekend geldig quarantainegetuigschrift in bij de voorzitter van de provincieraad; 

- het provincieraadslid heeft zijn verzoek onmiddellijk na het verkrijgen van het quarantainegetuigschrift en uiterlijk 2 uur voor de provincieraadszitting bij de voorzitter van de provincieraad ingediend.

De voorzitter van de provincieraad onderzoekt het verzoek op basis van de voorwaarden. Bij aanvaarding van het verzoek, meldt de provinciegriffier onmiddellijk in naam van de voorzitter van de provincieraad aan de raadsleden dat de provincieraadszitting in hybride zitting doorgaat. De provinciegriffier stuurt in naam van de voorzitter ogenblikkelijk een elektronische oproep tot deelname aan de provincieraadsleden die de zitting hybride zullen bijwonen op hun provinciaal mailadres.

Elk provincieraadslid dat digitaal deelneemt aan de zitting van de provincieraad:

- heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;

- is tijdens de digitale of hybride vergadering van de provincieraad hoorbaar en zichtbaar herkenbaar voor de andere leden en het publiek op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;

- zorgt voor een neutrale achtergrond en kiest een rustige werkplek om deel te nemen aan de vergadering;

Artikel 37, eerste lid van het Huishoudelijk Reglement van de Provincieraad van 15 december 2021 wordt gewijzigd als volgt:

In geval van fysieke aanwezigheid, tekenen de provincieraadsleden bij het binnenkomen de aanwezigheidslijst. In geval van digitale aanwezigheid, stelt de voorzitter de aanwezigheid vast op basis van een digitaal aanwezigheidsrapport. De aanwezigheidslijst en het digitale aanwezigheidsrapport gelden als rechtsgrond voor de uitkering van de vergoedingen voorzien in Hoofdstuk XVI.

De gecoördineerde versie van het Huishoudelijk Reglement van de Provincieraad wordt vastgesteld als volgt:

HOOFDSTUK I – INSTALLATIE NIEUWE PROVINCIERAAD - ONDERZOEK VAN DE GELOOFSBRIEVEN

Artikel 1

Als er geen bezwaar is ingediend tegen de verkiezing, worden de verkozen provincieraadsleden door de uittredende voorzitter van de provincieraad ten minste 14 dagen voor de installatievergadering van de provincieraad op de hoogte gebracht van de datum, het uur en de plaats van de installatievergadering.

De installatievergadering van de provincieraad vindt plaats op een van de eerste 5 werkdagen van december. Bij gebrek aan oproeping door de uittredende voorzitter van de provincieraad vindt de installatievergadering van rechtswege plaats in het provinciehuis, om 10h, op de 1ste werkdag van de maand december. De provinciegriffier brengt bij gebrek aan oproeping door de uittredende voorzitter van de provincieraad voor de goede orde ten minste 8 dagen voor de installatievergadering van de provincieraad de nieuw verkozen provincieraadsleden daarvan op de hoogte.

In het vorige lid wordt verstaan onder “werkdag”: elke dag van de week, behalve zaterdag, zondag en wettelijke en decretale feestdagen. 

Indien er bezwaar werd ingediend tegen de verkiezing en als die vervolgens toch geldig werd verklaard, of als die verkiezing vervolgens ongeldig werd verklaard en er een nieuwe verkiezing moet worden gehouden, worden de nieuw verkozen provincieraadsleden door de uittredende voorzitter van de provincieraad bijeengeroepen op de installatievergadering binnen tien dagen na de dag waarop de uitslag van respectievelijk de verkiezing of de nieuwe verkiezing definitief is, maar ten vroegste op een van de eerste 5 werkdagen van december. 

Als de nieuw verkozen provincieraadsleden niet zijn bijeengeroepen overeenkomstig de vorige leden gebeurt de bijeenroeping door een uittredend lid van de deputatie volgens hun rangorde.

Als de installatie van de provincieraad ten gevolge van een wijziging van de zetelverdeling niet kan plaatsvinden overeenkomstig het 2de lid worden de nieuw verkozen provincieraadsleden bijeengeroepen overeenkomstig het 4de lid nadat de zetelverdeling definitief is.

Artikel 2

De uittredende voorzitter van de provincieraad zit de installatievergadering voor. Hij blijft voorzitter van de provincieraad tot een nieuwe voorzitter verkozen is. Indien de uittredende voorzitter van de provincieraad de installatievergadering niet kan voorzitten, wordt ze voorgezeten door een uittredend lid van de provincieraad dat opnieuw verkozen werd en dat de hoogste anciënniteit als provincieraadslid bezit of, bij gelijke anciënniteit, door de oudste van hen.

Artikel 3

De provincieraad onderzoekt de geloofsbrieven van de verkozen provincieraadsleden. Dit onderzoek beperkt zich tot de verkiesbaarheidsvoorwaarden en de onverenigbaarheden.

Drie bijzondere commissies van elk vijf verkozen provincieraadsleden bij lottrekking aangeduid onderzoeken de geloofsbrieven van de pas verkozen provincieraadsleden uit een ander provinciaal kiesarrondissement. Zo onderzoekt een bijzondere commissie samengesteld uit verkozen provincieraadsleden uit het provinciaal kiesarrondissement Gent de geloofsbrieven van de verkozen provincieraadsleden uit het provinciaal kiesarrondissement Aalst – Oudenaarde, een bijzondere commissie samengesteld uit verkozen provincieraadsleden uit het provinciaal kiesarrondissement Aalst – Oudenaarde de geloofsbrieven van de verkozen provincieraadsleden uit het provinciaal kiesarrondissement Dendermonde – Sint-Niklaas en een bijzondere commissie samengesteld uit verkozen provincieraadsleden uit het provinciaal kiesarrondissement Dendermonde - Sint-Niklaas de geloofsbrieven van de verkozen provincieraadsleden uit het provinciaal kiesarrondissement Gent.

Bij het einde van een mandaat van een provincieraadslid of wanneer overeenkomstig artikel 14 van het provinciedecreet tot plaatsvervanging van een verhinderd provincieraadslid moet worden overgegaan, onderzoekt een op dezelfde wijze samengestelde bijzondere commissie van vijf verkozen provincieraadsleden de geloofsbrieven van het opvolgend provincieraadslid.

Een op dezelfde wijze samengestelde bijzondere commissie van vijf verkozen provincieraadsleden onderzoekt of de vertrouwenspersonen, bedoeld in artikel 18 van het provinciedecreet, voldoen aan de in die bepaling gestelde voorwaarden.

Een provincieraadslid van wie de verkiezing aanleiding geeft tot een klacht, mag geen deel uitmaken van deze bijzondere commissies, maar kan er op eigen verzoek worden gehoord. Bij afwezigheid van het betrokken kandidaat-provincieraadslid verdaagt de bijzondere commissie het onderzoek van de geloofsbrieven van dit kandidaat-provincieraadslid tot op de datum die de provincieraad bepaalt.

Iedere bijzondere commissie benoemt haar voorzitter en haar verslaggever die de besluiten van de bijzondere commissie aan de provincieraad voorstelt.

Indien de provincieraad op voorstel van de bijzondere commissie beslist een voorafgaandelijk onderzoek in te stellen, belast hij hiermee diezelfde bijzondere commissie en stelt hij haar taak precies vast.

Artikel 4

Alle verkozen provincieraadsleden, met uitsluiting van die kandidaat-provincieraadsleden van wie de bijzondere commissie voorstelt de geloofsbrieven niet te aanvaarden of het onderzoek ervan te verdagen, beslissen over de verslagen omtrent de besluiten van de in artikel 3 bedoelde bijzondere commissies.

Artikel 5

De verkozen provincieraadsleden van wie de geloofsbrieven werden goedgekeurd, leggen, vóór ze het mandaat aanvaarden, in openbare vergadering de volgende eed af in handen van de voorzitter van de installatievergadering: “Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen.” De uittredende voorzitter van de installatievergadering legt, indien hij herkozen is als provincieraadslid, de eed af in handen van het provincieraadslid dat de meeste anciënniteit bezit of, bij gelijke anciënniteit, in handen van de oudste van hen.

De verkozen provincieraadsleden worden geacht afstand te hebben gedaan van hun mandaat indien zij:

1° aanwezig zijn op de installatievergadering en weigeren de eed vermeld in het vorig lid af te leggen;

2° afwezig zijn op de installatievergadering en, na een uitdrukkelijke oproep, zonder geldige reden afwezig zijn op de eerste daaropvolgende vergadering.

Als de voorzitter van de provincieraad, degene die de voorzitter vervangt of degene die de eed afneemt van de voorzitter, nalaat de eed af te nemen van de verkozen provincieraadsleden op de installatievergadering of, bij vervanging van een provincieraadslid, na de installatievergadering uiterlijk op de eerstvolgende vergadering van de provincieraad, wordt de eed afgenomen door een gedeputeerde volgens hun rangorde. In voorkomend geval noteert de provinciegriffier de vervanging van de voorzitter in de notulen van de vergadering.

HOOFDSTUK II – DE VOORZITTER

Artikel 6

§1. Op de installatievergadering verkiest de provincieraad een voorzitter onder de provincieraadsleden van Belgische nationaliteit. De voorzitter wordt verkozen op basis van een akte van voordracht van de kandidaat-voorzitter, ondertekend door meer dan de helft van de verkozenen op de lijsten die aan de verkiezingen deelnamen. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht tevens ondertekend zijn door een meerderheid van de personen die op dezelfde lijst als de voorgedragen kandidaat werden verkozen. Als de lijst waarop de naam van de kandidaat-voorzitter voorkomt slechts twee verkozenen telt, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan één akte van voordracht ondertekenen. Overtreding van dit verbod heeft in alle akten van voordracht de ongeldigheid tot gevolg van alle handtekeningen die in strijd met dit voorschrift werden geplaatst. Een verkozene die meer dan één akte van voordracht ondertekent, kan voor de duur van de zittingsperiode van de provincieraad niet worden benoemd of verkozen als gedeputeerde, voorzitter van de provincieraad of voorzitter van een provincieraadscommissie, noch een dergelijk mandaat waarnemen. Hij kan de provincie ook niet vertegenwoordigen of kan namens de provincie geen mandaat bekleden of waarnemen in provinciaal extern verzelfstandigde agentschappen of andere verenigingen, stichtingen of vennootschappen. Als de betrokkene al een dergelijk mandaat bekleedt of waarneemt, vervalt dat mandaat van rechtswege voor de duur van de zittingsperiode van de provincieraad.

De akte van voordracht kan tevens de einddatum van het mandaat van de kandidaat-voorzitter vermelden. In dat geval kan op de akte van voordracht de naam vermeld worden van de persoon die hem zal of de personen die hem zullen opvolgen voor de resterende duurtijd van het mandaat. In voorkomend geval is de voorzitter bij het bereiken van de einddatum van het mandaat van rechtswege ontslagnemend en wordt hij van rechtswege opgevolgd door de persoon die in de akte van voordracht als opvolger is vermeld. Indien het mandaat eindigt voor de in de akte vermelde einddatum of indien de persoon die in de akte van voordracht werd vermeld als zijnde de persoon die de voorzitter zou opvolgen, zijn mandaat niet opneemt, neemt de eerstvolgende opvolger vervroegd het mandaat op. Als de persoon die als laatste opvolger is vermeld, het mandaat niet kan opnemen of als er geen opvolger is vermeld, wordt tot vervanging overgegaan overeenkomstig §4.

De akte wordt uiterlijk acht dagen voor de installatievergadering van de provincieraad aan de provinciegriffier bezorgd. 

§2. Nadat de provincieraadsleden de eed hebben afgelegd, bezorgt de provinciegriffier de akte van voordracht van de kandidaat-voorzitter aan de voorzitter van de installatievergadering.

De voorzitter van de installatievergadering gaat na of de akte van voordracht ontvankelijk is overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in §1. Alleen de handtekeningen van de provincieraadsleden die de eed hebben afgelegd worden hiervoor in aanmerking genomen, met inbegrip van de handtekeningen van de opvolgers die de akte van voordracht hebben ondertekend en die nadien als provincieraadslid de eed hebben afgelegd. In voorkomend geval wordt de voorgedragen kandidaat-voorzitter verkozen verklaard.

§3. Als geen ontvankelijke akte van voordracht van kandidaat-voorzitter aan de voorzitter van de installatievergadering wordt bezorgd, gaat de provincieraad binnen veertien dagen over tot verkiezing van een voorzitter.

De provincieraadsleden kunnen hiertoe uiterlijk drie dagen voor de eerstvolgende vergadering van de provincieraad een gedagtekende akte van voordracht bezorgen aan de provinciegriffier.

Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de personen, verkozen op de lijsten met hetzelfde letterwoord. Als de lijst waarop de kandidaat-voorzitter voorkomt slechts twee verkozenen telt, volstaat de handtekening van een van hen. Onverminderd §1 kan elk provincieraadslid slechts één akte van voordracht ondertekenen. Overtreding van dit verbod heeft in alle akten van voordracht de ongeldigheid tot gevolg van alle handtekeningen die in strijd met dit voorschrift werden geplaatst. De sanctie vermeld in §1, 1ste lid ten aanzien van de verkozene die meer dan één akte van voordracht ondertekent, is eveneens van toepassing. De akte van voordracht kan tevens de einddatum van het mandaat van de kandidaat-voorzitter vermelden. In dat geval kan op de akte van voordracht de naam worden vermeld van de persoon die hem zal of de personen die hem zullen opvolgen voor de resterende duurtijd van het mandaat. In voorkomend geval is de voorzitter bij het bereiken van de einddatum van het mandaat van rechtswege ontslagnemend en wordt hij van rechtswege opgevolgd door de persoon die in de akte van voordracht als opvolger is vermeld. Indien het mandaat eindigt voor de in de akte vermelde einddatum of indien de persoon die in de akte van voordracht werd vermeld als zijnde de persoon die de voorzitter zou opvolgen, zijn mandaat niet opneemt, neemt de eerstvolgende opvolger vervroegd het mandaat op. Als de persoon die als laatste opvolger is vermeld het mandaat niet kan opnemen of als er geen opvolger is vermeld, wordt tot vervanging overgegaan overeenkomstig §4.

De verkiezing gebeurt bij geheime stemming.

De kandidaat die de volstrekte meerderheid van de stemmen heeft behaald, is verkozen tot voorzitter van de provincieraad.

Als geen enkele kandidaat de volstrekte meerderheid van de stemmen heeft behaald en als meerdere kandidaten werden voorgedragen voor het vacante mandaat, vindt een tweede stemronde plaats, waarin wordt gestemd op de twee kandidaten die in de eerste stemronde de meeste stemmen hebben behaald. Bij staking van stemmen in de eerste stemronde komt de kandidaat die bij de provincieraadsverkiezingen procentueel de meeste naamstemmen in verhouding tot het totale aantal geldig uitgebrachte stemmen in de kiesomschrijving heeft behaald in aanmerking voor de tweede stemronde. De kandidaat die in de tweede stemronde de meerderheid van de stemmen heeft behaald, is verkozen tot voorzitter. Bij staking van stemmen in de tweede stemronde is de kandidaat die bij de provincieraadsverkiezingen procentueel de meeste naamstemmen in verhouding tot het totale aantal geldig uitgebrachte stemmen in de kiesomschrijving heeft behaald, verkozen tot voorzitter. Als de naamstemmen bepalend zijn en de kandidaten een gelijk aantal naamstemmen hebben behaald, is de voorgedragen kandidaat verkozen van wie de lijst bij de provincieraadsverkiezingen procentueel de meeste stemmen in de kiesomschrijving heeft behaald.

§4. Als de voorzitter het mandaat niet aanvaardt, van zijn mandaat van provincieraadslid vervallen wordt verklaard, als verhinderd wordt beschouwd, ontslag genomen heeft of overleden is, wordt tot een nieuwe verkiezing van voorzitter overgegaan op de eerstvolgende vergadering van de provincieraad overeenkomstig §1 tot en met §3. Tot aan de nieuwe verkiezing wordt het voorzitterschap waargenomen door een ondervoorzitter.

§5. Het tot voorzitter verkozen provincieraadslid neemt plaats in de voorzitterszetel onmiddellijk na zijn verkiezing.

Na de verkiezing van de voorzitter stelt de provincieraad zijn bureau samen.

Artikel 7

De voorzitter handhaaft de orde in de provincieraad.

Hij waakt over de toepassing van het huishoudelijk reglement, verleent het woord, stelt de vragen, deelt de uitslag van de stemmingen mee en geeft kennis van de beslissingen van het bureau.

Hij komt in de besprekingen enkel tussenbeide om de stand van zaken uiteen te zetten en om tot het behandelde onderwerp terug te roepen. Indien hijzelf actief aan het debat deelneemt, verlaat hij de voorzitterszetel en keert er slechts terug nadat de bespreking over dat onderwerp volledig beëindigd is.

De voorzitter vertegenwoordigt het bureau en de provincieraad.

Artikel 8

Als de voorzitter tijdelijk afwezig is om een andere reden dan die bepaald in artikel 6, §4, of als hij bij een welbepaalde aangelegenheid betrokken partij is, neemt een ondervoorzitter het voorzitterschap waar.

De voorzitter die als verhinderd wordt beschouwd of die tijdelijk afwezig is, wordt vervangen zolang hij verhinderd of tijdelijk afwezig is. De provincieraad neemt akte van de verhindering en van de beëindiging van de periode van verhindering. Als het niet gaat om een door het provinciedecreet opgelegde verhindering richt de voorzitter zijn verzoek tot vervanging wegens verhindering aan de provincieraad.

HOOFDSTUK III - HET BUREAU

Artikel 9

Het bureau bestaat uit 8 provincieraadsleden, benoemd door de provincieraad: de voorzitter van de provincieraad, de ondervoorzitter van de provincieraad en de 6 fractievoorzitters. 

De rangorde van de fractievoorzitters is die van hun aanduiding. 

De fractievoorzitter van de grootste oppositiepartij is de secretaris van het bureau. 

De gedeputeerden kunnen bij uitbreiding uitgenodigd worden op vergaderingen van het bureau voor zaken die betrekking hebben op de organisatie van de provincieraad. In dat geval zetelt het bureau als uitgebreid bureau.

Artikel 10 

Het bureau vergadert ingevolge bijeenroeping van zijn voorzitter, die dag, plaats, aanvangsuur en vergaderwijze van de vergadering bepaalt.

Bij verhindering kunnen de fractievoorzitters zich laten vervangen door een door hen bij naam aangeduid lid van dezelfde fractie. De naam van dit plaatsvervangend lid van het bureau moet worden meegedeeld aan de voorzitter van de provincieraad op de eerste vergadering van het bureau na de volledige vernieuwing van de provincieraad.

Op verzoek van een derde van de leden of de plaatsvervangende leden van het bureau is de voorzitter ertoe gehouden het bureau samen te roepen op de aangeduide dag en het aangeduide uur en met de aangeduide agenda.

Het bureau kan slechts geldig vergaderen wanneer de meerderheid van de leden of de plaatsvervangende leden aanwezig is.

In geval van fysieke aanwezigheid, tekenen de leden of de plaatsvervangende leden de aanwezigheidslijst, alvorens aan de vergadering deel te nemen. In geval van digitale aanwezigheid, stelt de voorzitter de aanwezigheidslijst vast.

Artikel 11

Het bureau staat in voor alle materiële behoeften die samenhangen met de vergaderingen en activiteiten van de provincieraad en zijn commissies.

Het bureau regelt het ceremonieel en beraadslaagt in overleg met de deputatie over de maatregelen betreffende de verfraaiing, de meubilering en de materiële inrichting van de vergaderzalen van de provincieraad, van de commissies en van de fracties. Dat gebeurt ook voor de plaatsen bestemd voor de pers en de toehoorders. 

Het bureau wijst de fracties hun plaatsen in de provincieraadzaal toe.

Het bureau legt het reguliere vergaderschema op jaarbasis vast van de provincieraad, van de beleidscommissies en van het bureau.

HOOFDSTUK IV - DE DEPUTATIE

Artikel 12

Na elke volledige vernieuwing van de provincieraad en na de samenstelling van het bureau gaat de provincieraad over tot de verkiezing van de gedeputeerden. Deze verkiezing gebeurt overeenkomstig artikel 45 van het provinciedecreet.

De voorzitter, de ondervoorzitters en de overige leden van het bureau kunnen geen lid zijn van de deputatie.

Voor ze hun mandaat aanvaarden, leggen de gedeputeerden in openbare vergadering van de provincieraad de volgende eed af in handen van de voorzitter van de provincieraad: « Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen. »

De gedeputeerde die de eed na twee achtereenvolgende uitnodigingen niet aflegt, wordt geacht zijn mandaat van gedeputeerde niet te aanvaarden.

HOOFDSTUK V - DE FRACTIES

Artikel 13

§1. Het provincieraadslid of de provincieraadsleden die op lijsten met dezelfde naam verkozen zijn vormen één fractie.

§2. In afwijking van §1 kunnen de kandidaat-provincieraadsleden die op lijsten met dezelfde naam zijn verkozen twee fracties vormen, mits aan volgende voorwaarden is voldaan:

1° de naam van de lijst bestaat uit meerdere woorden of afkortingen die minstens de twee fractienamen omvatten;

2° de kandidaat-provincieraadsleden beslissen bij de indiening van de voordrachtsakte of verbeteringsakte dat de op de lijst verkozen provincieraadsleden twee fracties vormen of kunnen vormen; in dat laatste geval wordt overgegaan tot de vorming van twee fracties als een meerderheid van de verkozen provincieraadsleden die potentieel een afzonderlijke fractie kunnen uitmaken, daartoe op de installatievergadering van de provincieraad beslist;

3° de in 2° bedoelde beslissing wordt genomen in een afzonderlijke akte inzake fractievorming, ondertekend door alle kandidaat-provincieraadsleden op de lijst;

4° de akte inzake fractievorming bevat alle kandidaat-provincieraadsleden van de lijst, in dezelfde volgorde als de voordrachtsakte of de verbeteringsakte die bij de voorzitter van het provinciedistrictshoofdbureau wordt ingediend;

5° onverminderd het 3de lid vermeldt de akte inzake fractievorming voor alle kandidaat-provincieraadsleden tot welke fractie zij zullen behoren in geval van verkiezing;

6° er worden op de akte inzake fractievorming slechts twee verschillende fracties vermeld;

7° de akte inzake fractievorming is als bijlage gevoegd bij de voordrachtsakte of de verbeteringsakte die, overeenkomstig de artikelen 84, 3° en 100, 7° van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011, tegen ontvangstbewijs aan de voorzitter van het provinciedistrictshoofdbureau wordt bezorgd; 

8° aan de provinciegriffier wordt tegen ontvangstbewijs een afschrift van de akte inzake fractievorming bezorgd uiterlijk de eerste werkdag na de dag dat de voordrachtsakte of de verbeteringsakte bij de voorzitter van het provinciedistrictshoofdbureau werd ingediend.

De indiening van de akte inzake fractievorming en de door de kandidaat-provincieraadsleden gemaakte keuze is niet herroepbaar.

Als een kandidaat-provincieraadslid op de akte inzake fractievorming zich niet tot een fractie bekent, wordt het betrokken kandidaat-provincieraadslid geacht bij verkiezing te opteren voor de grootste fractie. Als beide fracties in de provincieraad even groot zijn, wordt hij geacht bij verkiezing te opteren voor de fractie waartoe de aanvoerder van de lijst behoort, behalve ingeval de lijstaanvoerder op de akte van fractievorming zich niet tot een fractie heeft bekend. In dat geval wordt het kandidaat-provincieraadslid geacht te opteren voor de fractie waartoe het kandidaat-provincieraadslid behoort dat de hoogste plaats op de lijst inneemt en dat zich tot een fractie heeft bekend.

Indien aan de voormelde regeling niet is voldaan kunnen er geen aparte fracties worden gevormd. Indien de kandidaat-provincieraadsleden die op lijsten met dezelfde naam zijn verkozen overeenkomstig het 1ste lid beslissen om 2 fracties te vormen, spreekt de provincieraad zich op de installatievergadering bij besluit uit of aan de voorwaarden vermeld in het 1ste lid is voldaan.

§3. Het provincieraadslid of de provincieraadsleden die verkozen zijn op lijsten die zich uiterlijk op de installatievergadering onderling hebben verenigd, vormen één fractie. Tot onderlinge vereniging van de lijsten kan slechts beslist worden als de meerderheid van de verkozenen op elk van die lijsten daarmee instemt.

§4. De onderlinge vereniging tot één fractie of de vorming van twee fracties overeenkomstig §2 geldt tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de provincieraad.

Artikel 14

Een fractie wordt pas erkend als minstens drie provincieraadsleden ervan deel uitmaken.

Elke fractie overhandigt tijdens de installatievergadering van de provincieraad aan de voorzitter de lijst van haar leden en geeft de namen van haar fractievoorzitter en zijn plaatsvervanger op. Wijzigingen in de samenstelling van een fractie worden door de fractievoorzitter schriftelijk aan de voorzitter van de provincieraad meegedeeld.

Deze wijzigingen hebben geen invloed op de verdeling van de mandaten onder de erkende fracties in de commissies of organen, samengesteld op grond van de getalsterkte van de fracties bij de aanvang van de zittingsperiode na de volledige vernieuwing van de provincieraad.

HOOFDSTUK VI - DE COMMISSIES

AFDELING I – GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN

Artikel 15

De provincieraad kan beleidscommissies en bijzondere commissies oprichten die zijn samengesteld uit provincieraadsleden.

Artikel 16

De mandaten in iedere commissie worden evenredig verdeeld over de fracties waaruit de provincieraad is samengesteld. De provincieraad bepaalt per commissie het aantal leden, alsook de wijze waarop de evenredigheid wordt berekend. Deze berekeningswijze geldt voor alle commissies die de provincieraad opricht . De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van de deputatie steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de provincieraad. Als de voorzitter van de provincieraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.

Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de provincieraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie als vermeld in artikel 13 kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in deze commissies. Ook indien een fractie zich tijdens de zittingsperiode splitst of indien sommige leden van een fractie zich als onafhankelijk provincieraadslid opstellen of overgaan naar een andere fractie, behouden deze fracties het oorspronkelijk aantal leden in deze commissies.

Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waar het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.

Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging overeenkomstig het 1ste lid een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een provincieraadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.

Indien een effectief lid van een commissie niet aanwezig kan zijn, laat hij zich vervangen door één van de plaatsvervangende leden van deze commissie, lid van zijn fractie.

Het voorstel inzake de samenstelling van de commissies en het voorstel inzake de materies waarvoor ze bevoegd zijn wordt na elke volledige vernieuwing van de provincieraad en na de samenstelling van het bureau en de verkiezing van de deputatie door de voorzitter aan de provincieraad ter goedkeuring voorgelegd.

Elke commissie verkiest tijdens haar 1ste vergadering onder haar leden een voorzitter en een ondervoorzitter. De gedeputeerden kunnen evenwel geen van deze functies bekleden.

De deputatie duidt op voorstel van de provinciegriffier voor elke commissie een ambtenaar-verslaggever aan, belast met de coördinatie van de verslaggeving en met de actieve ondersteuning van de werkzaamheden van de commissie.

Artikel 17 

De voorzitter van de commissie roept, na overleg met de bevoegde gedeputeerden, de effectieve leden van de commissie elektronisch samen tot de vergadering. Dat gebeurt minstens vijf dagen op voorhand, tenzij het bureau of de commissie bij consensus dag en aanvangsuur van de vergadering vastlegt.

De voorzitter bepaalt de wijze van vergaderen. Het uitgangspunt is evenwel hybride vergaderen.
 In geval een provincieraadslid digitaal deelneemt aan de vergadering van de commissie, heeft hij afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming. Het provincieraadslid is tijdens de vergadering van de commissie hoorbaar en zichtbaar voor de andere leden en het publiek op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld.

De commissie kan slechts geldig vergaderen wanneer de meerderheid van de leden aanwezig is.

De voorzitter van de commissie beschikt in zijn commissie over dezelfde ordehandhavende bevoegdheden als de voorzitter van de provincieraad, met uitzondering van de politionele verbaliseringsbevoegdheid zoals omschreven in artikel 25, 2de lid van het provinciedecreet.

De voorzitter en de ambtenaar-verslaggever van de commissie ondertekenen de verslagen van de commissies.

Indien er wordt gestemd, vermeldt het verslag eveneens de uitslag van de stemming.

De verslagen vermelden de namen van de aanwezige leden, de namen van de leden die zich hebben verontschuldigd evenals de namen van de voorzitter van de vergadering, de ambtenaar-verslaggever en de aanwezige ambtenaren. Zij bevatten de agenda van de vergadering en voor elk punt waarover een debat is gevoerd de conclusies en/of de aanbevelingen, evenals de vragen waarop niet onmiddellijk een antwoord is verstrekt.

Provincieraadsleden die wensen dat hun tussenkomst in het verslag wordt opgenomen, delen dit tijdens de vergadering mee en bezorgen de ambtenaar-verslaggever uiterlijk de tweede werkdag na de vergadering de samengevatte tekst ervan in digitale vorm.

Artikel 18 

In geval van fysieke aanwezigheid, tekenen de leden van de commissie bij het binnenkomen de aanwezigheidslijst. In geval van digitale aanwezigheid, stelt de voorzitter de aanwezigheid vast op basis van een digitaal aanwezigheidsrapport. De aanwezigheidslijst en het digitale aanwezigheidsrapport gelden als rechtsgrond voor de uitbetaling van het presentiegeld en de vergoeding wegens reiskosten, overeenstemmend met de normale vergoedingen toegekend aan een provincieraadslid op basis van artikel 17 van het Provinciedecreet.

De plaatsvervangende leden hebben slechts recht op deze vergoedingen wanneer het effectieve lid waarvoor zij als plaatsvervanger optreden afwezig is.

Andere provincieraadsleden mogen, zonder stemrecht en zonder vergoedingen, de vergaderingen van de commissies bijwonen. Enkel wanneer zij een effectief of een plaatsvervangend lid van dezelfde fractie in de commissie vervangen, kunnen zij met stemrecht de vergaderingen bijwonen en aanspraak maken op deze vergoedingen. Indien hiervoor meerdere provincieraadsleden in aanmerking zouden komen, kan enkel het oudste provincieraadslid in leeftijd met stemrecht de vergaderingen bijwonen en aanspraak maken op deze vergoedingen.

Artikel 19

De artikelen 46 en 50 zijn van overeenkomstige toepassing op de vergaderingen en de stemmingen in de commissies.

Artikel 20

De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.

AFDELING II - DE BELEIDSCOMMISSIES

Artikel 21

Er worden 2 beleidscommissies opgericht.

Artikel 22

De beleidscommissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de provincieraad, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht.

Het waken over de afstemming van het provinciaal beleid op het beleid van de provinciaal extern verzelfstandigde agentschappen van de provincie behoort tot de bevoegdheid van de provincieraad of de beleidscommissies.

Artikel 23

Elke beleidscommissie telt 18 effectieve en 18 plaatsvervangende leden, allen provincieraadslid.

De voorzitter van de provincieraad is ambtshalve lid van elke beleidscommissie. Tenzij hij is voorgedragen overeenkomstig artikel 16, 1ste lid zetelt hij met raadgevende stem.

De beleidscommissies verkiezen onder hun leden een voorzitter en een ondervoorzitter. 

De agenda van elke gewone vergadering en de datum en agenda van elke bijkomende vergadering worden door de voorzitter van de beleidscommissie vastgelegd in overleg met de bevoegde gedeputeerde(n). 

Een exemplaar van de samenroeping wordt in kopie bezorgd aan alle provincieraadsleden.

Artikel 24 

Op verzoek van een derde van de effectieve leden van een beleidscommissie is de voorzitter van die beleidscommissie gehouden haar op de aangeduide dag en het aangeduide aanvangsuur met de voorgestelde agenda bijeen te roepen.

Plaats, dag, aanvangsuur en agenda van de vergaderingen van de beleidscommissies worden drie dagen op voorhand openbaar gemaakt door publicatie op de website van de provincie.

De agenda van de beleidscommissies wordt als volgt samengesteld: goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering, voorbereiding van de geagendeerde provincieraadsdossiers, door de provincieraad doorverwezen voorstellen en vragen, varia. De effectieve leden kunnen aan de voorzitter van de beleidscommissie vragen een aanvullend punt te agenderen. Die vraag wordt ingediend bij de Griffie. De beleidscommissie bepaalt de verdere af- of behandeling van dit punt.

De verslagen van de beleidscommissies worden na de vergadering en vooraleer het onderwerp behandeld wordt in de provincieraad bezorgd aan alle provincieraadsleden.

Artikel 25

De beleidscommissies kunnen, mits het bureau dat goedkeurt, één of meer subbeleidscommissies of werkgroepen oprichten waarvan zij de opdracht, samenstelling en werkwijze bepalen.

De provincieraad kan, op voorstel van het bureau en na verslag van de deputatie, beslissen dat voor de provincieraadsleden die van een dergelijke subbeleidscommissie of werkgroep deel uitmaken, de getekende aanwezigheidslijst geldt als rechtsgrond voor de uitbetaling van de vergoedingen voorzien in artikel 17 van het provinciedecreet.

AFDELING III - BIJZONDERE COMMISSIES

Artikel 26

De provincieraad kan, de deputatie gehoord, bijzondere commissies in zijn midden oprichten, met een afgelijnde en in de tijd beperkte opdracht.

De samenstelling van deze bijzondere commissies wordt bepaald door de provincieraad, op voorstel van het bureau.

HOOFDSTUK VII – VOORSTELLEN EN VRAGEN VAN BURGERS

Artikel 27

De inwoners hebben het recht te verzoeken om de door hen in een gemotiveerde nota nader omschreven voorstellen en vragen over de provinciale beleidsvoering en dienstverlening op de agenda van de provincieraad in te schrijven en om deze agendapunten te komen toelichten in de provincieraad. Ze voegen bij die nota eventueel alle nuttige stukken die de provincieraad kunnen voorlichten.

Dat verzoek moet worden gesteund door ten minste 1% van het aantal inwoners van de provincie, ouder dan 16 jaar.

Artikel 28

Het verzoek wordt ingediend met een formulier dat de provincie ter beschikking stelt en wordt met een aangetekende brief gestuurd aan de deputatie. Het verzoek moet de naam, voornamen, geboortedatum en woonplaats vermelden van iedereen die het verzoekschrift ondertekend heeft. De deputatie gaat na of aan die voorwaarden voldaan is.

Artikel 29

Het verzoek moet minstens twintig dagen voor de dag van de vergadering van de provincieraad bij de deputatie worden ingediend om in de eerstvolgende provincieraad te kunnen worden behandeld, zo niet wordt het verzoek behandeld in de daaropvolgende vergadering van de provincieraad.

Alvorens het verzoek door de provincieraad wordt behandeld, wordt het onderworpen aan een voorbereidend onderzoek door de bevoegde beleidscommissie.

Artikel 30

De provincieraad doet vooraf uitspraak over zijn bevoegdheid ten aanzien van de in het verzoekschrift opgenomen voorstellen en vragen. Binnen zijn bevoegdheid bepaalt de provincieraad ook welk gevolg daaraan wordt gegeven en hoe dat wordt bekendgemaakt.

HOOFDSTUK VIII – VERZOEKSCHRIFTEN

Artikel 31

Ieder heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk in te dienen bij de organen van de provincie. 

Een verzoekschrift is een voorstel tot wijziging van het provinciaal beleid of de provinciale reglementering.

Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de provincie behoort, zijn onontvankelijk.

Van de verzoekschriften ingediend bij de provincieraad wordt, vanaf de indiening ervan, kennisgegeven aan het uitgebreid bureau en aan de voltallige provincieraad.

De provincieraad beslist over de kwalificatie van een brief als verzoekschrift en over de ontvankelijkheid van het verzoekschrift, zonder afbreuk te doen aan de artikelen 190 en 191 van het provinciedecreet. Hij kan hierover advies inwinnen bij het uitgebreid bureau.

Artikel 32

De provincieraad verwijst de bij hem ingediende ontvankelijke verzoekschriften naar de deputatie of naar de bevoegde beleidscommissie, met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.

De deputatie en de bevoegde beleidscommissie kunnen onder meer voorstellen:

1° het verzoekschrift ten gronde te behandelen;

2° louter kennis te nemen van het verzoekschrift indien ze oordelen dat het verzoekschrift niet vatbaar is voor bespreking in de provincieraad. Eventueel kunnen ze in dat geval voorstellen het verzoekschrift door te zenden naar een andere instantie of de verzoeker aanbevelen zich tot die andere instantie te wenden;

3° kennis te nemen van het verzoekschrift en voorstellen de verzoeker het verslag te bezorgen van eerdere besprekingen in de bevoegde beleidscommissie en/of in de provincieraad indien het verzoekschrift een vraag opwerpt die in de loop van dezelfde zittingsperiode al in de bevoegde beleidscommissie en/of in de provincieraad aan bod is gekomen bij de behandeling van een agendapunt, het verzoekschrift ter zake geen essentieel nieuw element aanbrengt en de deputatie of de bevoegde beleidscommissie een nieuwe discussie in de bevoegde beleidscommissie en/of in de provincieraad hierover niet zinvol achten.

Met betrekking tot verzoekschriften die door ten minste 15 000 personen ondertekend zijn, zijn 2° en 3° niet van toepassing. In dit geval moeten de deputatie of de bevoegde beleidscommissie het verzoekschrift ten gronde behandelen overeenkomstig 1°. Zij wijzen hiertoe één of meer provincieraadsleden-verslaggevers aan.

De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door een orgaan van de provincie. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.

De deputatie en de bevoegde beleidscommissie kunnen voor de behandeling van een verzoekschrift hoorzittingen houden en aan de provincieraadsleden-verslaggevers opdracht geven om ter plaatse de feiten vast te stellen.

De deputatie en de bevoegde beleidscommissie brengen over de resultaten van hun onderzoek verslag uit aan de provincieraad.

De provincieraad spreekt zich uit over de conclusies van de deputatie en de bevoegde beleidscommissie.

Ieder provincieraadslid kan voorstellen de conclusies van de deputatie en de bevoegde beleidscommissie te amenderen zolang de provincieraad ze niet heeft aangenomen.

De provincie verstrekt binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

Driemaandelijks wordt een lijst opgesteld van alle verzoekschriften waarover de provincieraad in de voorbije periode een beslissing heeft genomen. De lijst bevat de datum van de indiening van het verzoekschrift, de titel van het verzoekschrift, de beslissing, de datum van de beslissing en in voorkomend geval de verwijzing naar het verslag of naar andere initiatieven die in samenhang met het verzoekschrift genomen werden. De lijst wordt ter beschikking gesteld van de provincieraadsleden.

HOOFDSTUK IX - DE VERGADERINGEN VAN DE PROVINCIERAAD

Artikel 33

De provincieraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar in de hoofdplaats van de provincie, tenzij de provincieraad wegens een buitengewone gebeurtenis door zijn voorzitter in een andere gemeente van de provincie wordt bijeengeroepen.

Als de situatie dit vereist omwille van noodomstandigheden of om algemene gezondheids-of veiligheidsredenen, vindt de provincieraadszitting plaats op digitale wijze. De voorzitter neemt hiertoe de beslissing. Deze beslissing dient onmiddellijk en ten laatste 3 uur voor de provincieraadszitting te worden meegedeeld. De provinciegriffier stuurt in naam van de voorzitter ogenblikkelijk hiertoe een elektronische oproep tot deelname aan de provincieraadsleden op hun provinciaal mailadres.

Een provincieraadslid kan bij de voorzitter van de provincieraad een verzoek indienen om de fysieke provincieraadszitting digitaal te mogen bijwonen onder volgende voorwaarden:

- het provincieraadslid is niet in staat fysiek aanwezig te zijn op de plaats van de provincieraadszitting vanwege een plaatsing onder quarantaine wegens een medisch risico ten opzichte van derden;

- het provincieraadslid dient bij zijn verzoek een door een arts ondertekend geldig quarantainegetuigschrift in bij de voorzitter van de provincieraad; 

- het provincieraadslid heeft zijn verzoek onmiddellijk na het verkrijgen van het quarantainegetuigschrift en uiterlijk 2 uur voor de provincieraadszitting bij de voorzitter van de provincieraad ingediend.

De voorzitter van de provincieraad onderzoekt het verzoek op basis van de voorwaarden. Bij aanvaarding van het verzoek, meldt de provinciegriffier onmiddellijk in naam van de voorzitter van de provincieraad aan de raadsleden dat de provincieraadszitting in hybride zitting doorgaat. De provinciegriffier stuurt in naam van de voorzitter ogenblikkelijk een elektronische oproep tot deelname aan de provincieraadsleden die de zitting hybride zullen bijwonen op hun provinciaal mailadres.

Elk provincieraadslid dat digitaal deelneemt aan de zitting van de provincieraad:

- heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;

- is tijdens de digitale of hybride vergadering van de provincieraad hoorbaar en zichtbaar herkenbaar voor de andere leden en het publiek op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;

- zorgt voor een neutrale achtergrond en kiest een rustige werkplek om deel te nemen aan de vergadering;

De voorzitter is verplicht de provincieraad bijeen te roepen op verzoek van een derde van de zittinghebbende provincieraadsleden of van de deputatie.

De voorzitter is ook verplicht de provincieraad bijeen te roepen op verzoek van een vijfde van de zittinghebbende provincieraadsleden als zes weken na de datum van de vorige provincieraad nog geen bijeenroeping heeft plaatsgevonden. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.

In geval van een verplichte bijeenroeping als vermeld in het derde en het vierde lid, roept de voorzitter de provincieraad bijeen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Daarvoor bezorgen de provincieraadsleden en de deputatie voor elk punt op die agenda hun voorstel van beslissing met toelichting aan de provinciegriffier, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de provincieraad.

Artikel 34

Behalve in spoedeisende gevallen en behalve in geval van toepassing van artikel 1 wordt de oproeping van de provincieraadsleden ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering door de provinciegriffier elektronisch bezorgd aan de provincieraadsleden.

De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing . De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft elektronisch ter beschikking gesteld van de provincieraadsleden vanaf de verzending van de agenda.

De provinciegriffier of de door hem aangewezen ambtenaren verstrekken aan de provincieraadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen over stukken die in het dossier voorkomen.

Provincieraadsleden en de deputatie kunnen uiterlijk vijf dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze elektronisch hun toegelicht voorstel van beslissing aan de provinciegriffier, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de provincieraad.

Van deze mogelijkheid kan geen gebruik gemaakt worden door een individueel lid van de deputatie.

De provinciegriffier deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de provincieraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen, onverwijld mee aan de provincieraadsleden.

Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.

Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige provincieraadsleden. De namen van die provincieraadsleden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.

Artikel 35

Behalve in spoedeisende gevallen worden plaats, dag, aanvangsuur en agenda van de vergaderingen van de provincieraad uiterlijk acht dagen voor de vergadering openbaar gemaakt door publicatie op de website van de provincie, zodat het publiek ervan kan kennisnemen op elk moment.

Als agendapunten aan de agenda worden toegevoegd op basis van artikel 34, 4de lid, wordt de aangepaste agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld openbaar gemaakt overeenkomstig het vorige lid. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het vorige lid.

De provincie is verplicht aan iedere natuurlijke persoon en iedere rechtspersoon of groepering ervan die erom verzoekt de agenda van de provincieraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het Bestuursdecreet van 7 december 2018. 

Artikel 36

De voorzitter zit de vergaderingen van de provincieraad voor, en opent en sluit de vergaderingen. Hij kan de vergaderingen schorsen.

Artikel 37

In geval van fysieke aanwezigheid, tekenen de provincieraadsleden bij het binnenkomen de aanwezigheidslijst. In geval van digitale aanwezigheid, stelt de voorzitter de aanwezigheid vast op basis van een digitaal aanwezigheidsrapport. De aanwezigheidslijst en het digitale aanwezigheidsrapport gelden als rechtsgrond voor de uitkering van de vergoedingen voorzien in Hoofdstuk XVI.

De voorzitter heeft het recht over te gaan tot de naamafroeping of de aanwezigheid van de provincieraadsleden elektronisch na te gaan.

Het provincieraadslid dat niet op de vergadering van de provincieraad aanwezig zal zijn, stelt de voorzitter vooraf in kennis van zijn voorgenomen afwezigheid.

De voorzitter deelt aan de provincieraad de namen mee van de aldus verontschuldigde provincieraadsleden.

Artikel 38

De provincieraad kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zitting hebbende provincieraadsleden aanwezig is.

De gedeputeerde die buiten de provincieraad is benoemd, is aanwezig op de vergaderingen van de provincieraad. Hij beschikt in de provincieraad enkel over een raadgevende stem.

Indien tijdens de vergadering blijkt dat een onvoldoende aantal provincieraadsleden aanwezig is om geldig te kunnen beslissen, kan de voorzitter de vergadering schorsen voor ten hoogste één uur. Indien na het verstrijken van deze schorsing de provincieraad nog niet in aantal is, verklaart de voorzitter de vergadering voor gesloten. Hij stelt dan vooraf plaats, dag, tijdstip en agenda van de volgende vergadering vast met inachtneming van de artikelen 34 en 35.

Artikel 39

De provincieraad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal provincieraadsleden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige provincieraadsleden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

Behalve in spoedeisende gevallen en behalve in geval van toepassing van artikel 1 worden de termijnen, vermeld in de artikelen 34, 1ste lid en 35, 1ste lid, voor deze tweede oproeping behouden. In deze oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 38, 1ste lid en dit artikel overgenomen.

Artikel 40

De provinciegouverneur heeft het recht de beraadslagingen van de provincieraad bij te wonen. Hij krijgt het woord als hij het vraagt.

De provinciegouverneur kan de provincieraad verzoeken om bepaalde aangelegenheden te behandelen. De provincieraad is gehouden over deze aangelegenheden te beslissen.

Artikel 41

De voorzitter verleent het woord aan de provincieraadsleden in volgorde van de aanvragen of van de inschrijvingen bij het bureau.

Van deze volgorde kan de voorzitter afwijken voor:

1° de tussenkomsten van de provinciegouverneur;

2° het indienen van een van de volgende ordemoties: 

a) de vraag of een onderwerp al dan niet ontvankelijk is of vatbaar voor bespreking;

b) een voorstel tot verdaging of verzending naar een beleidscommissie;

c) de vraag om voorrang te verlenen aan een ander onderwerp dan het onderwerp dat ter bespreking is;

d) een beroep op de toepassing van het huishoudelijk reglement;

e) het antwoord op een persoonlijk feit of het rechtzetten van een aangehaald feit;

f) de vraag over de juiste stand van het in bespreking zijnde onderwerp.

Behoudens met toelating van de voorzitter voert geen enkel provincieraadslid meer dan tweemaal het woord over hetzelfde onderwerp, behalve de voorzitters van de beleidscommissies of de gedeputeerden om opheldering te geven.

Artikel 42

De voorzitter legt voorafgaandelijk ter stemming: de klachten over de agenda, het al dan niet ontvankelijk verklaren van een onderwerp, het voorstel tot verdaging, het voorstel tot amendering, de vraag tot het verlenen van voorrang aan een ander onderwerp dan het onderwerp dat ter bespreking is, het beroep op de toepassing van het huishoudelijk reglement en de andere ordemoties zoals omschreven in artikel 41, 2de lid, 2°. Deze stemming schorst de bespreking van de hoofdvraag.

Artikel 43

De spreker richt zich tot de provincieraad langs de voorzitter om. Niemand wordt in de rede gevallen, tenzij voor een beroep op het huishoudelijk reglement. De voorzitter onderbreekt de spreker wanneer een ander provincieraadslid een beroep doet op het huishoudelijk reglement of wanneer de spreker niet bij de zaak blijft.

Elke persoonlijke aanval, elke belediging, elke aantijging met kwade bedoeling wordt geacht een verstoring van de orde te zijn. Indien de spreker de orde verstoort, roept de voorzitter hem bij zijn naam tot de orde, nadat hem de gelegenheid tot verantwoording is gegeven. Bij ordeverstoring kan de voorzitter de vergadering schorsen of eventueel zelfs sluiten.

Het gebruik van draagbare telefoons en andere storende apparaten in de provincieraadzaal is niet toegestaan.

Artikel 44

Wanneer een onderwerp voldoende is toegelicht, kan de voorzitter voorstellen de bespreking ervan te sluiten.

Artikel 45

De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de provincieraad worden onder de verantwoordelijkheid van de provinciegriffier opgesteld en bewaard overeenkomstig het volgende lid en de artikelen 70 en 71.

Het zittingsverslag wordt vervangen door een audiovisuele opname van de openbare zitting van de provincieraad. Van de besloten vergadering van de provincieraad wordt geen audiovisuele opname gemaakt.

Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering elektronisch ter beschikking gesteld van de provincieraadsleden. Een exemplaar van deze notulen wordt in elk fractielokaal ter beschikking gelegd.

Elk provincieraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de provincieraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de provincieraad en de provinciegriffier ondertekend.

Als de provincieraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de provincieraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

Telkens als de provincieraad het wenselijk acht, worden de notulen staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de provincieraadsleden en de provinciegriffier ondertekend.

Naast de notulen en de met het zittingsverslag gelijkgestelde audiovisuele opname van de vergaderingen van de provincieraad wordt een woordelijke weergave van de debatten in openbare zitting schriftelijk uitgewerkt.

Artikel 46

De vergaderingen van de provincieraad zijn openbaar, behalve als:

1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;

2° de provincieraad met twee derde van de aanwezige provincieraadsleden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.

De vergaderingen over de beleidsrapporten zijn in elk geval openbaar.

De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet worden behandeld, wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende provincieraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.

Artikel 47

De beleidsrapporten van de provincie zijn het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening.

Elk ontwerp van beleidsrapport wordt op zijn minst 14 dagen voor de vergadering waarop het wordt besproken aan ieder provincieraadslid bezorgd.

Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de provincieraadsleden, wordt aan hen ook de bijhorende documentatie ter beschikking gesteld.

Artikel 48

De provincieraad stemt over elk beleidsrapport in zijn geheel. Elk provincieraadslid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het beleidsrapport die hij aanwijst. In dat geval mag er over het geheel pas worden gestemd na de stemming over die aangewezen onderdelen. Als de stemming over een onderdeel van een beleidsrapport tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet wordt gewijzigd, dan wordt de stemming over het geheel verdaagd tot de eerstvolgende vergadering van de provincieraad.

Artikel 49

Minstens eenmaal per jaar wordt de provincieraad overeenkomstig artikel 57, §4bis van het provinciedecreet in kennis gesteld van een volledig en geactualiseerd overzicht van:

1° alle extern verzelfstandigde agentschappen van de provincie, hun statuten en hun overeenkomsten met de provincie;

2° alle verenigingen, stichtingen en vennootschappen waarin de provincie deelneemt;

3° alle intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de provincie deel uitmaakt, hun statuten en hun overeenkomsten met de provincie.

Tevens worden alle wijzigingen toegelicht die zich sinds de vorige toelichting aan dit overzicht hebben voorgedaan.

De beheersovereenkomsten, afgesloten tussen de provincie en de autonome provinciebedrijven en de uitvoering ervan worden jaarlijks geëvalueerd door de provincieraad.

De provincieraad evalueert tevens, eveneens op jaarlijkse basis, de samenwerkingsovereenkomsten, afgesloten tussen de provincie en de provinciale extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm.

HOOFDSTUK X - HET STEMMEN

Artikel 50

De stemmingen in de provincieraad zijn niet geheim.

Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:

1° de vervallenverklaring van het mandaat van provincieraadslid en van gedeputeerde;

2° de aanwijzing van de leden van de provinciale bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de provincie in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;

3° individuele personeelszaken; 

4° de beëindiging van een mandaat zoals omschreven in punt 2°. 

Onder voorbehoud van de toepassing van het vorige lid stemmen de provincieraadsleden mondeling of bij zitten en opstaan. De elektronisch uitgebrachte naamstemming staat gelijk met de mondelinge stemming. De stemming bij handopsteking staat gelijk met de stemming bij zitten en opstaan.

Er wordt mondeling gestemd telkens als een derde van de aanwezige provincieraadsleden hierom verzoekt.

Stemmingen over aangelegenheden als vermeld in het 2de lid kunnen ook geschieden door middel van een elektronisch systeem dat de geheime stemming waarborgt.

De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.

Na iedere stemming kondigt de voorzitter de uitslag ervan af.

Artikel 51

Na bespreking van elk ontwerp van besluit verzoekt de voorzitter de provincieraadsleden hun stem uit te brengen en kondigt hij de aanvang van de stemming aan.

Zodra de stemming begonnen is, kan de voorzitter aan niemand nog het woord verlenen.

Vooraleer de stemming af te sluiten, vraagt de voorzitter of iedereen gestemd heeft. Daarna sluit hij de stemming af.

De in de provincieraadzaal aanwezige provincieraadsleden moeten aan de stemming deelnemen.

De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte meerderheid van stemmen wordt verstaan, meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.

Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

Artikel 52

Provincieraadsleden of een fractie kunnen niet eisen dat de reden van hun stemming wordt opgenomen in de notulen van de vergadering.

Deze bepaling geldt onverminderd de wettelijke verplichting tot het uitdrukkelijk motiveren van bestuurshandelingen.

Artikel 53

Mits alle aanwezige provincieraadsleden ermee instemmen, kan de provincieraad de ontwerpen van besluit met gelijkaardige inhoud in één enkele stemming behandelen. Alvorens tot de stemming over te gaan, vraagt de voorzitter de mening van de provincieraad. De uitslag van de gezamenlijke stemming geldt dan als stemming voor elk afzonderlijk ontwerp van besluit.

HOOFDSTUK XI - VOORSTELLEN, AMENDEMENTEN EN MOTIES

Artikel 54

De bespreking van om het even welk voorstel kan, op vraag van minstens 1 fractie en zolang de algemene bespreking niet afgesloten is, in twee debatten worden gesplitst: de algemene bespreking en de bespreking van de artikelen of onderdelen van het voorstel.

De splitsing van de stemming kan worden gevraagd door minstens 1 fractie zolang de algemene bespreking niet afgesloten is.

Wanneer de splitsing van de bespreking en/of van de stemming werd gevraagd, zal de algemene bespreking lopen over het geheel van het voorstel en over de grondbeginselen waarop het gesteund is. De bespreking van de artikelen of onderdelen van het voorstel slaat op elk artikel of elk onderdeel van het voorstel afzonderlijk, in de aangegeven volgorde, en in voorkomend geval op de amendementen die erbij horen.

Artikel 55

Elk provincieraadslid heeft het recht om de aan de provincieraad gedane voorstellen te amenderen. Een amendement is een inhoudelijk voorstel tot wijziging van een bestaand voorstel en kan niet enkel slaan op de werkwijze van de provincieraad of op de wijze van stemmen. Amendementen en subamendementen worden elektronisch ingediend bij de Griffie of ter zitting op papier en ondertekend aan de voorzitter overhandigd.

De amendementen worden besproken bij het artikel waarop ze betrekking hebben, de subamendementen bij het amendement waarop ze betrekking hebben. Subamendementen worden vóór amendementen en amendementen worden vóór het artikel ter stemming gelegd.

Artikel 56

Wanneer de provincieraad een voorstel naar de deputatie doorverwijst, moet de voorzitter het binnen de drie maanden op de agenda van de provincieraad plaatsen opdat de deputatie de besluiten van haar onderzoek zou kunnen voorleggen. Behalve in spoedeisende gevallen wordt deze termijn geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.

Artikel 57

Elk provincieraadslid heeft het recht om moties in te dienen. Deze moties worden elektronisch ingediend bij de voorzitter, die ze aan de agenda toevoegt indien ze ten minste vijf dagen voor de vergadering van de provincieraad bij hem werden ingediend.

Een motie moet betrekking hebben op een aangelegenheid die niet tot de bevoegdheid van de provincieraad behoort, maar die gevolgen heeft voor het grondgebied en de inwoners van de provincie; ze dient een aanbeveling in te houden t.a.v. de bevoegde hogere overheid.

Wanneer een provincieraadslid een motie indient die ontvankelijk is, kan de indiener ze gedurende maximaal vijf minuten toelichten. Nadien kan de voorzitter of kunnen vijf provincieraadsleden voorstellen de bespreking ervan te sluiten.

HOOFDSTUK XII - SCHRIFTELIJKE EN MONDELINGE VRAGEN

AFDELING I - GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN

Artikel 58

De provincieraadsleden hebben het recht aan de deputatie schriftelijke en mondelinge vragen te stellen over het bestuur van de provincie en over zaken die betrekking hebben op de aan de deputatie toegewezen taken. Dit vraagrecht kan evenwel niet uitgeoefend worden als de deputatie optreedt als administratief rechtscollege.

Een toegelicht voorstel van beslissing zoals vermeld in de artikelen 33 en 34 is niet vereist voor het stellen van een vraag zoals vermeld in het vorige lid.

De provinciegouverneur kan bevraagd worden in het kader van de taken die hij behartigt voor de provincie.

Het vraagrecht kan geen betrekking hebben op individuele dossiers van bestuurlijk toezicht en kan geen aanleiding geven tot het nemen van enig besluit.

De provinciegouverneur informeert de provincieraad, als die daarom verzoekt, over de wijze waarop hij zijn bevoegdheid als commissaris van de Federale en de Vlaamse Regering uitoefent.

Artikel 59

De vragen moeten beperkt blijven tot wat strikt nodig is opdat het onderwerp beknopt kan worden uiteengezet.

De voorzitter van de provincieraad oordeelt over de formele ontvankelijkheid van de vragen. Onontvankelijk zijn onder meer:

1° vragen met betrekking tot particuliere aangelegenheden of persoonlijke gevallen;

2° vragen die uitsluitend strekken tot het verkrijgen van statistische gegevens, documentatie, juridische of administratieve adviezen of inlichtingen;

Vragen naar een stand van zaken worden doorverwezen naar de bevoegde beleidscommissie.

De vragen mogen geen aanleiding geven tot het doorvoeren van omvangrijke studies of opzoekingen of tot het houden van enquêtes, behalve op bevel van de provincieraad.

AFDELING II - SCHRIFTELIJKE VRAGEN

Artikel 60

Het provincieraadslid dat een schriftelijke vraag tot de deputatie of de provinciegouverneur wenst te richten, dient de tekst ervan in bij de Griffie.

De deputatie, respectievelijk de provinciegouverneur beoordeelt de (…) ontvankelijkheid en verstrekt i.g.v. ontvankelijkheid antwoord binnen de twintig werkdagen via de voorzitter van de provincieraad. Deze antwoordtermijn gaat in de eerste dag na de dag van de ontvangst van de schriftelijke vraag. De antwoordtermijn wordt evenwel geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.

Vraag en antwoord worden gepubliceerd op de website van de provincie.

AFDELING III - MONDELINGE VRAGEN

Artikel 61

De provincieraadsleden die een mondelinge vraag willen stellen, dienen de vraag ten minste drie dagen vóór de dag van de vergadering van de provincieraad in bij de Griffie.

De vraagsteller dient aan te tonen dat het provinciaal belang besloten ligt in de kern van de vraag.

Bij ontvankelijkheid van de vraag geeft de voorzitter van de provincieraad de deputatie of de provinciegouverneur onverwijld kennis van het onderwerp van de vraag. De vragen worden in chronologische volgorde van indiening op de agenda van de vergadering van de provincieraad geplaatst en worden behandeld na de punten die een stemming vereisen. Vragen over hetzelfde onderwerp worden samengevoegd.

Elke vraag wordt afgehandeld tijdens de vergadering waarin zij wordt uiteengezet. Aanvullende technische gegevens worden elektronisch bezorgd aan de vraagsteller.

Het recht om als vraagsteller het woord te voeren, is persoonlijk. Indien de vraagsteller afwezig is, wordt de vraag als ingetrokken beschouwd. In geen geval mag een vraag in onveranderde omstandigheden opnieuw worden gesteld in de loop van dezelfde of een volgende vergadering van de provincieraad.

HOOFDSTUK XIII – INZAGE- EN BEZOEKRECHT VAN DE PROVINCIERAADSLEDEN – GEHEIMHOUDINGSPLICHT

Artikel 62

De provincieraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de provincie betreffen en in deze die betrekking hebben op aan de deputatie toegewezen taken. De provincieraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs.

Dit inzagerecht geldt eveneens voor alle dossiers, stukken en akten van de autonome provinciebedrijven van de provincie.

De briefwisseling, gericht aan de voorzitter van de provincieraad en die bestemd is voor de provincieraad, wordt meegedeeld aan de provincieraadsleden.

Artikel 63

De dossiers die op de agenda van de provincieraad of van zijn beleidscommissies zijn gebracht, worden elektronisch ter beschikking gesteld van de provincieraadsleden vanaf de verzending van de agenda.

Een vraag tot inzage van andere bestuursdocumenten moet elektronisch worden ingediend bij de Griffie. De vraag moet duidelijk de betrokken aangelegenheid vermelden en, waar mogelijk, de betrokken bestuursdocumenten. Van de aanvragen wordt een register bijgehouden volgens datum van indiening.

Zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een termijn van tien werkdagen na de dag van de indiening van de vraag verleent de provinciegriffier elektronisch toestemming tot inzage of wijst hij de vraag af. De afwijzing moet de motieven vermelden.

Inzage wordt elektronisch verleend of tijdens de kantooruren, na afspraak.

Artikel 64

De provinciegriffier kan een vraag om inzage afwijzen wanneer ze een bestuursdocument betreft waarvan de openbaarmaking, omdat het document niet af of onvolledig is, tot misvatting aanleiding zou kunnen geven of wanneer de vraag op een te algemene wijze is geformuleerd.

Als de vraag om inzage op een te algemene wijze is geformuleerd, verzoekt de provinciegriffier zo spoedig mogelijk de betrokkene zijn vraag te specificeren of te vervolledigen. De provinciegriffier deelt mee waarom de vraag op een te algemene wijze is geformuleerd. Voor zover dat mogelijk is, geeft hij tevens aan welke gegevens over de gevraagde inzage nodig zijn om op de vraag te kunnen ingaan.

De provinciegriffier mag de vraag afwijzen als deze vraag hierna op een te algemene wijze geformuleerd blijft.

Artikel 65

De provinciegriffier ziet toe op het bijhouden van het register van de ingaande en uitgaande briefwisseling. Dit register kan door de provincieraadsleden worden ingezien.

Artikel 66

De notulen van de deputatie worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van de deputatie volgend op de vergadering van de deputatie waarop de notulen werden goedgekeurd, elektronisch ter beschikking gesteld van de provincieraadsleden.

Artikel 67

De provincieraadsleden mogen alle instellingen en diensten bezoeken die de provincie opricht en beheert. Zij dienen daartoe een verzoek in bij de Griffie. De provinciegriffier antwoordt binnen de tien werkdagen op welk tijdstip en onder welke voorwaarden dat bezoekrecht kan worden uitgeoefend.

Dit bezoekrecht geldt eveneens voor de autonome provinciebedrijven van de provincie.

Artikel 68

De provincieraadsleden en alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de provincieraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.

Deze bepaling doet evenwel geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de provincieraadsleden en van alle andere personen, vermeld in het vorige lid, wegens schending van het beroepsgeheim overeenkomstig de artikelen 458-458quater van het Strafwetboek.

HOOFDSTUK XIV - DE PROVINCIEGRIFFIER

Artikel 69 

De provinciegriffier woont de vergaderingen van de provincieraad bij. Hij kan de vergaderingen van de commissies bijwonen.

De provinciegriffier adviseert de provincieraad op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels, vermeldt de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt ervoor dat de door de regelgeving voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen.

De provincieraad regelt de vervanging van de provinciegriffier overeenkomstig artikel 78 van het Provinciedecreet van 9 december 2005 bij provincieraadsbesluit.

De provincieraad stelt een waarnemend provinciegriffier aan als de afwezigheid of de verhindering van de provinciegriffier langer dan honderd twintig dagen duurt, of bij vacature van het ambt.

Wanneer de provincieraad in besloten vergadering bijeenkomt, wonen de medewerkers van de provinciegriffier de vergadering bij, tenzij de provincieraad er anders over beslist.

Artikel 70

De provinciegriffier is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen van de provincieraad en voor de bewaring van deze notulen en van de audiovisuele opnames van de openbare zitting van de provincieraad. 

De notulen worden, na goedkeuring door de provincieraad, ondertekend door de voorzitter van de provincieraad en de provinciegriffier.

De provinciegriffier vermeldt de intrekking van een besluit van de provincieraad, de vernietiging of de niet-goedkeuring van een besluit door een toezichthoudende overheid in de notulen van de provincieraad.

De provinciegriffier brengt de provincieraad daarvan op de hoogte op de eerstvolgende vergadering van de provincieraad.

Artikel 71

De notulen van de provincieraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen en het gevolg dat werd gegeven aan de punten waarover de provincieraad geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming vermelden de notulen hoe elk provincieraadslid gestemd heeft. Van deze laatste verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen genomen met unanimiteit.

Als de provincieraad een aangelegenheid in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen.

De reglementen, verordeningen en beslissingen van de provincieraad worden ondertekend door zijn voorzitter en mede ondertekend door de provinciegriffier.

De voorzitter van de provincieraad kan zijn bevoegdheid tot ondertekening opdragen aan een of meer provincieraadsleden, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen. Hij doet dat schriftelijk via een informatiedrager naar keuze. Die opdracht kan steeds worden herroepen. Het provincieraadslid aan wie de opdracht is gegeven, moet boven zijn handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht.

De provinciegriffier is er ook mee belast de nodige schikkingen te treffen voor de redactie van de niet-officiële woordelijke verslagen van de openbare vergaderingen van de provincieraad. Daartoe wordt hem personeel en technische apparatuur door de deputatie ter beschikking gesteld.

HOOFDSTUK XV - POLITIE VAN DE VERGADERINGEN

Artikel 72

De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering. Hij kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt uit de provincieraadzaal laten verwijderen.

De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het Openbaar Ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene. 

Artikel 73

Gedurende de vergadering moeten de toehoorders neerzitten en het stilzwijgen bewaren. Deze bepaling en de tekst van het vorige artikel zullen worden aangeplakt op de plaats bestemd voor de toehoorders.

HOOFDSTUK XVI – REISKOSTEN – PRESENTIEGELDEN – ANDERE VERGOEDINGEN

Artikel 74

De provincieraadsleden die hun woonplaats hebben op ten minste 5 kilometer van de plaats van een vergadering van de provincieraad of van een commissie ontvangen voor het deelnemen eraan een vergoeding wegens reiskosten.

Wanneer de verplaatsing met het openbaar vervoer wordt gemaakt, is de vergoeding wegens reiskosten gelijk aan de prijs van een reisbiljet eerste klasse van hun woonplaats naar de plaats van de vergadering op de lijnen van de openbare vervoersdiensten.

Wanneer van een eigen wagen gebruik wordt gemaakt, wordt de vergoeding wegens reiskosten berekend volgens het tarief dat geldt voor het provinciepersoneel. Er wordt maximum één vergoeding wegens reiskosten per dag toegekend.

De vergoeding wegens reiskosten wordt samen met de presentiegelden uitbetaald.

Artikel 75

Er wordt aan de provincieraadsleden presentiegeld toegekend voor hun deelname aan de vergaderingen van de provincieraad en van de commissies.

Er wordt één presentiegeld per vergadering toegekend, ook wanneer er verschillende vergaderingen per dag plaatsvinden.

Het presentiegeld bedraagt 124,98 EUR aan 100%. Het bedrag wordt gekoppeld aan spilindex 138,01 en volgt de evolutie van de lonen van het provinciepersoneel.

Artikel 76

De volgende forfaitaire jaarvergoedingen worden toegekend:

- 15.000 EUR aan de voorzitter van de provincieraad;

- 1.500 EUR aan de voorzitter van een beleidscommissie;

- 2.500 EUR aan de fractievoorzitter. 

Deze bedragen worden niet geïndexeerd.

Artikel 77

De ondervoorzitter die de voorzitter van de provincieraad voor de volledige duur van de vergadering vervangt, ontvangt voor de leiding van die vergadering een dubbel presentiegeld. Van de vervanging wordt melding gemaakt op de aanwezigheidslijst en in het verslag van die vergadering. Het bedrag wordt gekoppeld aan spilindex 138,01 en volgt de evolutie van de lonen van het provinciepersoneel.

Artikel 78

De voorzitter van de provincieraad ontvangt voor de leiding van de vergadering van de provincieraad een dubbel presentiegeld. Het bedrag wordt gekoppeld aan spilindex 138,01 en volgt de evolutie van de lonen van het provinciepersoneel.

De voorzitter en de leden van het bureau ontvangen voor hun deelname aan de vergaderingen van het bureau presentiegeld. Het bedrag wordt gekoppeld aan spilindex 138,01 en volgt de evolutie van de lonen van het provinciepersoneel.

HOOFDSTUK XVII – TOELAGE AAN DE ERKENDE FRACTIES

Artikel 79

§1. Binnen de perken van de daartoe op het budget van de provincie goedgekeurde kredieten verleent de provincie jaarlijks een toelage aan alle erkende fracties zoals omschreven in artikel 14.

§2. De fracties mogen deze toelage alleen gebruiken voor de ondersteuning van de eigen werking en van de werking van de provincieraad waarvan ze deel uitmaken.

In het bijzonder mag de toelage worden aangewend voor de vorming en de administratieve ondersteuning van de provincieraadsleden en voor de personeels-, administratie- en werkingskosten van de fracties.

De toelage mag niet gebruikt worden voor partijwerking of verkiezingen, noch ter compensatie van wedden, reiskosten, presentiegelden of andere vergoedingen.

§3. Iedere fractie kan jaarlijks schriftelijk en op voorhand afstand doen van deze toelage.

Artikel 80

§1. De toelage aan de fracties wordt vanuit het daartoe op het budget van de provincie goedgekeurde krediet als volgt samengesteld:

1° 10% van dit krediet wordt gelijk verdeeld tussen de fracties;

2° 70 % wordt evenredig verdeeld naar rato van het aantal provincieraadsleden dat bij de laatste volledige vernieuwing van de provincieraad verkozen is op de lijsten die de fractie vormen;

3° 20% wordt evenredig verdeeld naar rato van het aantal geldig uitgebrachte stemmen dat bij de laatste volledige vernieuwing van de provincieraad is uitgebracht op de lijsten of de kandidaten van deze lijsten die de fractie vormen.

§2. Deze berekening gebeurt op basis van de officiële uitslagen van de laatste volledige vernieuwing van de provincieraad.

Artikel 81

§1. De deputatie kent de toelage, berekend per jaar, toe aan een vereniging die als hoofddoel heeft: de ondersteuning van de eigen werking van een fractie en van de werking van de provincieraad waarvan deze fractie deel uitmaakt.

Deze vereniging moet opgericht zijn door leden van een fractie, hetzij in de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk, hetzij als feitelijke vereniging.

De zetel van de vereniging zonder winstoogmerk of het secretariaatsadres van de feitelijke vereniging moet in de provincie gevestigd zijn. De organen van de vereniging bestaan uitsluitend uit provincieraadsleden van de provincie Oost-Vlaanderen.

§2. De aanvraag van de toelage moet jaarlijks vóór 31 augustus worden ingediend bij de deputatie op een formulier ter beschikking gesteld door de deputatie. De aanvraag wordt, om rechtsgeldig te zijn, ondertekend door de meerderheid van de leden van de fractie. De aanvraag vermeldt de naam van de vereniging zonder winstoogmerk of van de feitelijke vereniging, de zetel of het secretariaatsadres ervan en het rekeningnummer waarop de toelage moet worden gestort.

Artikel 82

§1. De toelage moet steeds uitsluitend en integraal worden aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend en het gebruik ervan moet worden verantwoord.

§2. Indien de vereniging een vereniging zonder winstoogmerk is, wordt de verantwoording ingediend en ondertekend door diegene die gerechtigd is om de vereniging zonder winstoogmerk te vertegenwoordigen.

Indien de vereniging een feitelijke vereniging is, wordt de verantwoording ingediend en ondertekend door een meerderheid van de leden van de fractie.

§3. De verantwoording moet op volgende wijze worden voorgelegd:

1° jaarlijks indienen van een activiteitenverslag;

2° jaarlijks indienen van een uitgavenstaat, facturen of schuldvorderingen waaruit blijkt dat de toelage werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend;

3° jaarlijks indienen van een balans, een resultatenrekening en een verslag inzake beheer en financiële toestand indien de vereniging de vorm aanneemt van een vereniging zonder winstoogmerk;

4° jaarlijks indienen van een financieel verslag indien de vereniging de vorm aanneemt van een feitelijke vereniging.

§4. De verantwoording moet worden voorgelegd bij het indienen van de nieuwe aanvraag zoals bepaald in artikel 81, §2 en vóór 31 augustus van het jaar volgend op het jaar waarvoor de toelage werd toegekend.

§5. Indien een bepaald bedrag niet afdoende is verantwoord, wordt dit bedrag teruggevorderd.

§6. De deputatie stelt jaarlijks een overzicht vast van de voorgelegde verantwoordingen van alle toelagen aan de fracties.

Artikel 83

In afwijking van de algemene regeling met betrekking tot de reservevorming met provinciale subsidies zoals omschreven in Hoofdstuk 2 van het Reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies bestaat er een bijzondere regeling met betrekking tot de reservevorming met de toelage aan de fracties. De aanleg van reserves binnen de doelstelling zoals omschreven in artikel 79, §2 is mogelijk, met dien verstande dat de reservevorming wordt beperkt tot 5 maal de laatste jaarlijkse toelage die de betrokken fractie heeft ontvangen. De beslissing tot reservevorming gebeurt autonoom door de vereniging zoals omschreven in artikel 81, §1. 

Dit reglement treedt in werking op 23 februari 2022.

Het Huishoudelijk Reglement van de Provincieraad van 15 december 2021 wordt met ingang van de in artikel 4 vermelde datum opgeheven.