Afstemming tussen provinciale subsidiereglementen
Sinds de lancering van het subsidiereglement is gebleken dat heel wat maatwerkbedrijven projectvoorstellen indienen terwijl deze eerder thuis horen binnen het reglement met betrekking tot de toekenning van projectsubsidies voor de bevordering van innovatie en professionalisering door samenwerking tussen reguliere ondernemingen en maatwerkbedrijven. Dit heeft onder andere te maken met het feit dat de indieningsdatum voor circulaire ketenprojecten vroeger valt en vertrekt van een hoger subsidiebedrag. Daardoor ontstond er concurrentie tussen beide subsidiereglementen.
Om die reden wordt voorgesteld om dit subsidiereglement op verschillende onderdelen aan te passen. Concreet wordt daarbij voorgesteld om zowel het maximale subsidiebedrag als de indieningsdatum gelijk te schakelen met het reglement met betrekking tot de toekenning van projectsubsidies voor de bevordering van innovatie en professionalisering door samenwerking tussen reguliere ondernemingen en maatwerkbedrijven. :
Maatwerkbedrijven worden daarbij voortaan uitgesloten binnen het subsidiereglement voor circulaire ketenprojecten.
Overige inhoudelijke aanpassingen
In de voorbije periode werden verschillende projectvoorstellen ingediend gericht op het gebruik van hernieuwbare energie. De praktijk leert dat deze projecten vaak een beperkte circulaire invalshoek hebben. Om die reden wordt voorgesteld om het thema ‘energie’ te schrappen uit het reglement;
Tot slot liet het subsidiereglement geen projecten toe gericht op circulaire initiatieven die ten goede komen aan de primaire productie van landbouwproducten of activiteiten in de visserij- en aquacultuursector. Binnen de bio-economie wordt echter vaak gefocust op de valorisatie van biomassa in functie van de landbouw of aquacultuur. Om die reden wordt voorgesteld om het subsidiereglement hierop aan te passen.
De steun binnen dit subsidiereglement wordt beschouwd als de-minimissteun. Door de inhoudelijke uitbreiding richting landbouw, visserij en aquacultuur wordt de algemene de-minimisverordening aangevuld met de de-minimisverorderingen die van toepassing zijn binnen de landbouwproductie-, visserij- en aquacultuursector.
Artikel 42, §3 van het Provinciedecreet.
Artikel 107, 2de en 3de lid van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies.
Reglement van 2 september 2020 met betrekking tot de toekenning van subsidies voor de ondersteuning van circulaire ketenprojecten.
Het reglement met betrekking tot de toekenning van subsidies voor circulaire ketenprojecten wordt vastgesteld als volgt:
Artikel 1 – Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° circulaire economie: een economisch systeem van gesloten kringlopen waarbij oplossingen worden toegepast om grondstoffen en producten zo hoogwaardig mogelijk te blijven inzetten in de economie en waarde vernietiging te minimaliseren;
2° circulair ketenproject: een tijdelijk gesubsidieerd initiatief, waarvan de maximale duur wordt bepaald in verhouding tot de projectdoelstellingen, activiteiten, budget en de beoogde resultaten. Het project omvat een samenhangend geheel van activiteiten om producten, processen, diensten of bedrijfsmodellen circulair te ontwerpen, te produceren of te organiseren zodat minder grondstoffen worden verbruikt én minder CO2 wordt uitgestoten. Het project kan zowel gericht zijn op:
3° circulair ketensamenwerkingsverband: een samenwerking bestaande uit ten minste 2 partners met ten minste 1 kmo dat als doel heeft om een circulair ketenproject uit te voeren;
4° CO2-uitstoot: materiaal-gerelateerde uitstoot uitgedrukt in ton CO2 als gevolg van het ontginnen, transporteren, maken van goederen en het verwerken van afval dat erdoor ontstaat;
5° kleine en middelgrote onderneming (kmo): een onderneming met minder dan 250 werknemers en met, in het boekjaar dat voorafgaat aan het jaar van de aanvraag, een jaaromzet van minder dan 50.000.000 EUR of een balanstotaal van minder dan 43.000.000 EUR;
6° onderneming: elke organisatie die, ongeacht haar rechtsvorm of wijze van financiering, een economische activiteit uitoefent, waarbij onder economische activiteit wordt verstaan ‘iedere activiteit die bestaat uit het aanbieden van goederen en diensten op een markt’;
7° projectverantwoordelijke: de organisatie die de subsidie aanvraagt namens het circulair ketensamenwerkingsverband. De projectverantwoordelijke fungeert als contactpersoon, staat in voor de correcte besteding en verantwoording van de toegekende provinciale subsidie en is, namens het samenwerkingsverband, onderworpen aan de controlemaatregelen.
Artikel 2 – Voorwerp
Binnen de perken van de daartoe in het meerjarenplan van de Provincie Oost-Vlaanderen goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement kan de deputatie subsidies toekennen aan Oost-Vlaamse organisaties die een circulaire ketensamenwerking aangaan gericht op het realiseren van circulaire ketenprojecten die bijdragen aan het bevorderen van de circulaire economie in de provincie Oost-Vlaanderen.
Artikel 3 – Aanvraagcriteria
Het subsidiereglement wil partnerschappen van ondernemingen, lokale overheden, kennisinstellingen en andere organisaties uit Oost-Vlaanderen ondersteunen. Om in aanmerking te komen voor subsidie moet aan de volgende criteria zijn voldaan:
1° de aanvrager is de projectverantwoordelijke van het circulair ketensamenwerkingsverband;
2° de projectpartners binnen het circulaire ketensamenwerkingsverband hebben rechtspersoonlijkheid;
3° het circulaire ketensamenwerkingsverband omvat ten minste twee partners;
4° het partnerschap kan bestaan uit ondernemingen, lokale overheden, kennisinstellingen of andere organisaties en omvat ten minste 1 kmo. Maatwerkbedrijven, zoals voorzien in het Reglement met betrekking tot de toekenning van projectsubsidies voor de bevordering van innovatie en professionalisering door samenwerking tussen reguliere ondernemingen en maatwerkbedrijven worden uitgesloten binnen dit reglement’;
5° de deelnemers aan het samenwerkingsverband gaan een concreet engagement aan en ondertekenen daartoe een engagementsverklaring waarin zij hun deelname aan het project bevestigen, de projectverantwoordelijke aanduiden en de voorwaarden van het samenwerkingsproject bepalen;
6° de zetel en/of de activiteiten van de circulaire ketenpartners moeten zich bevinden op het grondgebied van de provincie Oost-Vlaanderen;
7° het project moet een provinciaal of bovenlokaal bereik en/of belang hebben;
8° het project wordt uitgevoerd in daadwerkelijke samenwerking tussen ten minste twee onafhankelijke partijen die, op basis van een taakverdeling, een gemeenschappelijke doelstelling nastreven en samen de omvang van het samenwerkingsproject bepalen, bijdragen aan de tenuitvoerlegging ervan en delen in de daaraan verbonden financiële, technologische, wetenschappelijke en andere risico’s, alsmede in de projectresultaten.
De voorwaarden van het samenwerkingsproject moeten vóór de aanvang van het project zijn overeengekomen, met name voor wat betreft:
9° de projectpartners binnen het circulaire ketensamenwerkingsverband moeten voldoen aan alle verplichtingen die voortvloeien uit eerdere toekenning(en) van projectsubsidies en voldoen aan de EU-regelgeving inzake het ontvangen van staatssteun.
Artikel 4 – Aanvraagprocedure
§1. De aanvraag moet digitaal via economie@oost-vlaanderen.be worden ingediend ten laatste op 30 september van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het project plaats vindt.
De ontvangstdatum van de e-mail geldt als bewijs van de datum van indiening. Laattijdige aanvragen worden door de deputatie als onontvankelijk afgewezen. Er moet worden gebruik gemaakt van het daartoe bestemde aanvraagformulier.
§2. Het dossier van de aanvraag moet minstens volgende stukken bevatten:
1° het volledig ingevuld aanvraagformulier, gedateerd en ondertekend door de projectverantwoordelijke;
2° identificatie van de deelnemende partners aan het circulair ketenproject: naam, zetel of adres, structuur, activiteiten, ondernemingsnummer, IBAN rekeningnummer en BIC code;
3° naam, telefoon, GSM en e-mailadres van de contactpersoon bij de projectverantwoordelijke;
4° naam, telefoon, GSM en e-mailadres van de contactpersonen bij de andere deelnemers aan het circulair ketensamenwerkingsverband;
5° de gecoördineerde tekst van de statuten, zoals neergelegd in het dossier van de rechtspersoon op de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel van de deelnemende rechtspersonen aan het circulaire samenwerkingsverband;
6° een kopie van de tussen de deelnemers aan het circulair ketensamenwerkingsverband afgesloten engagementsverklaring zoals bedoeld in artikel 3, 5° van dit reglement;
7° bedrijven leveren een ondertekende ‘verklaring op eer’ aan waaruit blijkt dat de-minimisdrempel over de laatste drie belastingsjaren (het lopende jaar en de twee voorgaande belastingsjaren) niet wordt overschreven in geval en op het moment van toekenning van de provinciale subsidie. Volgende verordeningen zijn daarbij van toepassing:
8° een gedetailleerde omschrijving van de inhoudelijke rol van de deelnemende partners aan het circulaire ketenproject;
9° een gedetailleerde omschrijving van het project: start- en einddatum, projectdoelstellingen, activiteiten, stappenplan, beoogde resultaten, continuering na het project, voorziene communicatieacties, reproduceerbaarheid en overdraagbaarheid van de projectresultaten;
10° een gedetailleerde omschrijving en raming van de kosten waarvoor subsidie wordt aangevraagd: personeelskosten, uitrusting, externe expertise en diensten;
11° een stuk dat aangeeft uit welke andere financieringsbronnen er wordt geput, een engagementsverklaring van deze andere financiers en een beschrijving van de subsidie die aan de Provincie Oost-Vlaanderen wordt gevraagd.
§3. Ten laatste twee weken na de indiening van de aanvraag wordt de aanvrager van de subsidie schriftelijk meegedeeld of zijn dossier al dan niet volledig is. Eventueel moet de aanvrager van de subsidie op schriftelijk verzoek alle bijkomende stukken voorleggen, noodzakelijk voor de beoordeling van zijn aanvraag. De deputatie wijst de aanvraag af als onontvankelijk indien de aanvrager van de subsidie binnen de veertien dagen geen passend gevolg geeft aan dit verzoek.
§4. Het project mag geen aanvang nemen alvorens de deputatie een beslissing heeft genomen over de aanvraag.
Het project heeft een maximale looptijd van 2 jaar, lopend vanaf de beslissing van de deputatie zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement.
Artikel 5 – Subsidiecriteria
De adviescommissie, zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement, beoordeelt de aanvragen op diverse onderdelen en elementen als volgt:
1° op 50 punten: de kwaliteit van het circulaire ketenproject en de mate waarin het project de circulaire economie in Oost-Vlaanderen bevordert.
2° op 20 punten: het partnerschap
3° op 20 punten: continuering en overdraagbaarheid:
4° op 10 punten: communicatie en zichtbaarheid van het project:
De omvang en de kwaliteit van de communicatieacties.
Artikel 6 – Beslissingsprocedure
De aanvragen van de subsidie worden op voorhand beoordeeld en geselecteerd door een adviescommissie die is samengesteld uit vertegenwoordigers van het team Economie én de Provinciale Ontwikkelingsmaatschappij Oost-Vlaanderen (POM Oost-Vlaanderen), indien nodig bijgestaan door onafhankelijke experts. De leden van de adviescommissie worden aangeduid door de deputatie. De voorzitter van de adviescommissie is de gedeputeerde bevoegd voor economie. Deze adviescommissie komt op voorhand samen en maakt ten laatste 2 maand na de indieningsdatum een selectie van de aanvragen. Zij hanteert hierbij de subsidiecriteria zoals omschreven in artikel 5 en formuleert eventueel een voorstel met betrekking tot het bedrag van de subsidie aan de deputatie.
De projectverantwoordelijke kan uitgenodigd worden om het project voor te stellen aan de adviescommissie. De geselecteerde aanvragen worden voorgelegd aan de deputatie, die beslist.
De partners binnen het circulaire ketensamenwerkingsverband worden uiterlijk 7 werkdagen na de beslissing van de deputatie op de hoogte gebracht. Team Economie volgt de voor subsidie goedgekeurde projecten op en evalueert ze in samenwerking met de POM Oost-Vlaanderen.
Inhoudelijke en financiële wijzigingen aan het project moeten inhoudelijk aangevraagd en gemotiveerd worden aan het team Economie.
Artikel 7: Bedrag van de subsidie en modaliteiten van uitbetaling
§1. De deputatie kent aan het circulaire ketenproject, een eenmalige subsidie van maximum 25.000 EUR toe, die in schijven wordt uitbetaald. Er wordt een voorschot van 50% uitbetaald. Het saldo van 50% wordt uitbetaald na het voorleggen van de vereiste verantwoordingsstukken.
§2. Volgende uitgaven komen in aanmerking voor subsidiëring: personeelskosten, uitrusting en externe expertise en diensten.
Deze kosten komen in aanmerking indien aan volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:
1° de kosten zijn rechtstreeks toe te wijzen aan het project;
2° de kosten worden gemaakt na de beslissing van de deputatie zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement en vallen binnen de projectperiode;
3° de kosten zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het project:
4° de kosten zijn duidelijk opgenomen en geïdentificeerd in de raming van de kosten van het project zoals omschreven in artikel 4, 10° van dit reglement;
§3. Volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring:
§4. De aanvragen van de subsidie worden afgehandeld in volgorde van indiening en tot uitputting van het krediet.
Een subsidie, verleend op basis van dit reglement, mag niet worden gecumuleerd met een andere subsidie van de Provincie Oost-Vlaanderen.
Een projectsubsidie, verleend op basis van dit reglement, mag worden gecumuleerd met een subsidie van een andere overheid op voorwaarde dat de totale som van de projectsubsidie maximaal de kostprijs van het project bedraagt. Indien nodig moet de projectsubsidie van de Provincie op basis van dit reglement evenredig worden verminderd. Eenzelfde uitgave kan slechts eenmalig aangewend worden ter verantwoording van een subsidiabele kost.
§5. De toekenning van deze subsidie gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en inzake staatssteun.
Artikel 8 – Verbintenissen van de aanvrager van de subsidie
De aanvrager van de subsidie verbindt zich ertoe:
1° de toegekende subsidie aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend;
2° de administratie te voeren volgens het daartoe bestemde formulier;
3° de samenwerking met en/of het logo van de Provincie Oost-Vlaanderen op herkenbare wijze te vermelden en/of aan te brengen op alle communicatie die wordt gevoerd met betrekking tot het gesubsidieerde circulaire ketenproject. De Provincie Oost-Vlaanderen ontvangt een uitnodiging voor elk evenement die door het gesubsidieerde circulaire ketenproject wordt georganiseerd;
4° minstens een evenement te organiseren waarop het project gepresenteerd wordt. De organisatie hiervan dient uitgevoerd te worden in samenspraak en samenwerking met de Provincie Oost-Vlaanderen en de POM Oost-Vlaanderen;
5° de aanvangs- en einddatum van het circulaire ketenproject mee te delen;
6° tussentijds te rapporteren over de stand van zaken en vordering van het project wanneer het project langer dan 1 jaar duurt. De tussentijdse rapportering gebeurt uiterlijk halverwege de projectperiode van het circulaire ketenproject;
7° uiterlijk binnen de drie maanden na de voltooiing van het project de volgende gegevens aan het provinciebestuur te bezorgen:
Artikel 9 – Controle en sancties
De Provincie Oost-Vlaanderen heeft het recht om de aanwending van de subsidies te (laten) controleren op basis van het Reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies. Dit reglement bevat, afhankelijk van het bedrag van de subsidie, de controlemechanismen en een opsomming van de stukken die in functie van de financiële controle minimaal moeten worden ingediend ter verantwoording van de subsidie.
Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden opgenomen in de aanvraag van de subsidie of in de in te dienen stukken of indien blijkt dat dit reglement niet correct werd nageleefd, kan de deputatie, onverminderd het vorige lid, de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen. Misbruik kan aanleiding geven tot uitsluiting van toekomstige subsidies van de Provincie Oost-Vlaanderen.
Artikel 10 – Betwistingen
De deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.
Artikel 11 – Slotbepalingen
§1. Het reglement van 2 september 2020 met betrekking tot de toekenning van subsidies voor de ondersteuning van circulaire ketenprojecten wordt opgeheven op 27 april 2022.
§2. Bij wijze van overgangsmaatregel, zullen de op datum van de inwerkingtreding lopende projecten onderworpen blijven aan het reglement van 2 september 2020 met betrekking tot de toekenning van subsidies voor de ondersteuning van circulaire ketenprojecten.
§3. Dit reglement treedt in werking op 28 april 2022.