Notulen  Provincieraad

Er wordt kennis genomen van de cijfers van de in 2021 door de dienst R02 Omgevingsvergunningen Ruimte ontvangen en behandelde omgevingsvergunningsdossiers.

Wordt aangeduid om de Provincie met stemrecht te vertegenwoordigen in de Algemene Vergadering van de vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender :

Mevr. Riet Gillis (effectief lid)

Dhr. Hans Mestdagh (plaatsvervanger)

Wordt voorgedragen om de Provincie met stemrecht te vertegenwoordigen in het Bestuursorgaan van de vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender :

Mevr. Riet Gillis (effectief lid)

Dhr. Hans Mestdagh (plaatsvervanger)

Een afschrift van dit besluit zal ter kennis worden gebracht aan het Bestuursorgaan van de vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender

Het reglement met betrekking tot de toekenning van projectsubsidies voor de bevordering van innovatie en professionalisering door samenwerking tussen reguliere ondernemingen en maatwerkbedrijven wordt vastgesteld als volgt:

Artikel 1 – Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

1° project: bijzonder initiatief met een tijdelijk karakter qua doelstelling, inhoud en omvang dat een aanvulling of een versterking is van de reguliere activiteiten van de aanvragers;

2° projectverantwoordelijke: het maatwerkbedrijf of de reguliere onderneming aangeduid door de deelnemers aan het samenwerkingsverband;

De projectverantwoordelijke fungeert als contactpersoon, staat in voor de correcte besteding en verantwoording van de toegekende provinciale subsidie en is, namens het samenwerkingsverband, onderworpen aan de controlemaatregelen;

3° maatwerkbedrijf: een onderneming of organisatie die de inschakeling van doelgroepwerknemers als kerntaak heeft en daarvoor economische activiteiten ontwikkelt. 

Een maatwerkbedrijf heeft:

• Minimaal twintig voltijds equivalente tewerkgestelde doelgroepwerknemers op jaarbasis;

• Een werknemersbestand dat voor minstens 65 procent bestaat uit personen met een langdurige arbeidsbeperking (mensen met een arbeidshandicap of een psychosociale beperking);
• De rechtsvorm van vzw of vennootschap met sociaal oogmerk;
• Een transparante en kwalitatieve bedrijfsvoering;

4° reguliere economie: het normaal economisch circuit waar betaalde beroepsarbeid zonder ondersteuning wordt verricht;

5° reguliere onderneming: een onderneming die binnen het normaal economische circuit actief is waar betaalde beroepsarbeid zonder ondersteuning wordt verricht;

6° Oost-Vlaamse kennis- en onderzoeksinstellingen: universiteiten of hogescholen zoals opgenomen in het Besluit van de Vlaamse regering van 11 oktober 2013 tot codificatie van de decretale bepalingen betreffende het hoger onderwijs en onderzoeksinstellingen overeenkomstig besluit van de Vlaamse Regering van 25 april 2014 houdende subsidiëring van incubatoren met een vestiging in Oost-Vlaanderen;

7° samenwerkingsverband: minimaal 1 maatwerkbedrijf en 1 onderneming uit de reguliere economie die gezamenlijk werken aan innovatie en professionalisering in de sociale economie.
 Oost-Vlaamse gemeenten, OCMW’s, lokale diensteneconomie-initiatieven en Oost-Vlaamse kennis- en onderzoeksinstellingen kunnen ook deel uitmaken van dit samenwerkingsverband. De deelnemers aan het samenwerkingsverband ondertekenen een engagementsverklaring waarin zij hun deelname aan het project bevestigen en de projectverantwoordelijke aanduiden;

8° innovatie: is de ontwikkeling en succesvolle invoering van nieuwe of verbeterde producten en diensten, productie- en distributieprocessen. Het proces van innoveren (innovatieproces) omvat het geheel van menselijke handelingen gericht op vernieuwing (van producten, diensten, productieprocessen, etc.);

9° professionalisering: alle activiteiten die tot doel hebben kennis en vaardigheden van een beroepsgroep te verbeteren en verder te ontwikkelen;

10° pre-commerciële fase: een voorbereidende fase van resultaatgericht onderzoek en ontwikkeling op een toekomstige mogelijke aanbesteding van innovatieve diensten en producten;

11° communicatieacties en visibiliteit: het geheel van maatregelen, onverminderd het bepaalde in artikel 8,1°en 2° van dit reglement, om de betrokkenheid van de provincie bij het project onder de aandacht te brengen en zichtbaar te maken bij het breed publiek.

Artikel 2 – Voorwerp

Binnen de perken van de daartoe in het meerjarenplan van de Provincie  Oost- Vlaanderen goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement kan de Deputatie subsidies toekennen voor de bevordering van innovatie en professionalisering door samenwerking tussen reguliere ondernemingen en maatwerkbedrijven.
Het reglement wil een hefboom creëren in ondernemerschap. Het heeft tot doel om vanuit de samenwerking tussen de reguliere en de maatwerkbedrijven een product of een dienst af te leveren. Het eindresultaat moet een creatief en vernieuwend karakter hebben én bijdragen aan de professionalisering van kennis en vaardigheden bij zowel de reguliere onderneming als het maatwerkbedrijf.

Artikel 3 – Aanvraagcriteria

Om in aanmerking te komen voor de projectsubsidie moet aan volgende cumulatieve criteria voldaan zijn:

1° de projectverantwoordelijke moet rechtspersoonlijkheid hebben; indien de projectverantwoordelijke een maatwerkbedrijf is moet het erkend zijn door de Vlaamse overheid - Departement Werk en Sociale Economie;

2° de zetel en/of de activiteiten van de projectverantwoordelijke moeten zich bevinden op het grondgebied van de provincie Oost-Vlaanderen;

3° het project moet plaatsvinden op het grondgebied van de provincie Oost- Vlaanderen;

4° het project moet een provinciaal of bovenlokaal bereik en/of belang hebben;

5° de projectverantwoordelijke moet voldoen aan alle verplichtingen die voortvloeien uit eerdere toekenning(en) van projectsubsidies en voldoen aan de EU-regelgeving inzake het ontvangen van staatssteun. 

Artikel 4 – Aanvraagprocedure

§1. De aanvraag moet digitaal via sociale.economie@oost-vlaanderen.be worden ingediend ten laatste op 30 september van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het project plaats vindt.

De ontvangstdatum van de e-mail geldt als bewijs van de datum van indiening. Laattijdige aanvragen worden door de Deputatie als onontvankelijk afgewezen. Er moet worden gebruik gemaakt van het daartoe bestemde aanvraagformulier.
 

§2. Het dossier van de aanvraag moet minstens volgende stukken bevatten:

1°het volledig ingevuld aanvraagformulier, gedateerd en ondertekend door de projectverantwoordelijke;

2°gebeurlijk het bewijs van erkenning als maatwerkbedrijf;

3°de gegevens van de projectverantwoordelijke: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, IBAN rekeningnummer en BIC code;

4°de naam, adres, telefoon en/of GSM-nummer en e-mailadres van de contactpersoon van de projectverantwoordelijke;

5°de naam, adres, telefoon en/of GSM-nummer, e-mailadres van de overige deelnemers aan het samenwerkingsverband;

6°een kopie van de tussen de deelnemers aan het samenwerkingsverband afgesloten engagementsverklaring zoals bedoeld in artikel 1, 7° van dit reglement;

7°een gedetailleerde omschrijving van het project: situering, aanvangs- en einddatum, timing, doelgroep, omschrijving van de doelstellingen, acties, continuering, reproduceerbaarheid en overdraagbaarheid, communicatieacties en de beoogde realisaties;

8°een gedetailleerde raming van de inkomsten en de uitgaven: investeringen, personeel, werking, communicatieacties;

9°in geval voor het ingediende project reeds subsidies zijn toegezegd of worden ontvangen: een gedetailleerd overzicht hiervan per deelnemer aan het samenwerkingsverband.

10°een ondertekende ‘verklaring op eer’ waaruit blijkt dat de-minimisdrempel over de laatste drie belastingjaren (het lopende jaar en de twee voorgaande belastingjaren) niet wordt overschreven in geval van toekenning van de provinciale subsidie. Verordening (EU) Nr. 1407/2013, van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun is daarbij bepalend.

§3. Ten laatste twee weken na de indiening van de aanvraag wordt aan de projectverantwoordelijke via e-mail meegedeeld of zijn dossier al dan niet volledig is. Eventueel moet de projectverantwoordelijke op verzoek bijkomende informatie verstrekken en bijkomende stukken voorleggen, noodzakelijk voor de beoordeling van zijn aanvraag. De Deputatie wijst de aanvraag af als onontvankelijk indien de projectverantwoordelijke binnen de veertien dagen geen passend gevolg geeft aan dit verzoek.

§4. De aanvraag geldt uitsluitend voor één budgetjaar. Het gesubsidieerde project moet volledig worden uitgevoerd en moet eindigen op 31 december van het budgetjaar, volgend op de aanvraag.

 Artikel 5 – Subsidiecriteria

De adviescommissie, zoals omschreven in artikel 6, quoteert de aanvragen op diverse onderdelen en elementen als volgt:

1° op 30 punten: de kwaliteit van het project en impact op de sociale economie op niveau van inhoud, of werkmethode, of resultaat of doelgroep:

a)  de aard en de doelstellingen van het project;

b)  de meerwaarde van het bedoelde project nl. de verhouding tussen het gevraagde subsidiebedrag, de budgetplanning en de verwachte resultaten;

c)    de potentiële resultaatsgerichtheid van het samenwerkingsverband: kwaliteit, evenwichtigheid en relevantie van de partners in het samenwerkingsverband in verhouding tot de eindresultaten van het project;

d)  qua doelstelling, inhoud en omvang een tastbare aanvulling of versterking van de reguliere activiteiten van de aanvragers;

e)  provinciaal of bovenlokaal bereik en/of belang; 

2° op 40 punten: innovatie en/of professionalisering:

a)    de hefboomfunctie in ondernemerschap;

b)    als resultaat een dienst en/of product afleveren (oa. implementatie van hergebruik materialen, design, uittesten van pilots, ontwikkelingen in pre-commerciële fases, …);

c)    het creatieve en vernieuwend karakter;

d)    de professionalisering van kennis en vaardigheden;

3° op 10 punten: continuering en overdraagbaarheid:

a)    de continuering van het project op middellange en lange termijn op financieel en inhoudelijk vlak;

b)    de reproduceerbaarheid en overdraagbaarheid: de mate waarin een werking/methodiek door andere organisaties kan worden overgenomen;

4° op 20 punten: communicatie en visibiliteit van het project: 

a)    de omvang en de kwaliteit van de communicatieacties.

Artikel 6 – Beslissingsprocedure

§1. De aanvragen worden beoordeeld en geselecteerd door een adviescommissie, die is samengesteld uit ambtenaren van de directie Economie, Europese en Internationale samenwerking van het provinciebestuur, indien nodig bijgestaan door onafhankelijke experts. De leden van de adviescommissie worden aangeduid door de Deputatie. De voorzitter van de adviescommissie is de gedeputeerde bevoegd voor economie.

De projectverantwoordelijke kan uitgenodigd worden om het project voor te stellen aan de commissie.

§2. De adviescommissie beoordeelt de ingediende aanvragen op basis van de subsidiecriteria zoals omschreven in artikel 5 van dit reglement. Zij brengt een gemotiveerd advies uit en maakt een voorstel van rangschikking op. 

§3. De Deputatie van Oost-Vlaanderen neemt een beslissing op basis van het advies van de commissie. Deze beslissing vindt plaats binnen de termijn van maximum 1 maand na de beoordeling van de adviescommissie.

Artikel 7 – Bedrag van de projectsubsidie en modaliteiten van uitbetaling

§1. Volgende uitgaven komen in aanmerking voor subsidiëring: investerings-, werkings-, personeelskosten, kosten voor communicatieacties.

§2. Investeringskosten komen voor subsidiëring in aanmerking als die gericht zijn op innovatie en dienen om het aanbod van diensten en producten te diversifiëren, productieprocessen te versterken of nieuwe activiteiten te ontwikkelen. De investeringen garanderen een continue en duurzame (extra) tewerkstelling van doelgroepwerknemers binnen het maatwerkbedrijf. De subsidie voor de investeringskost kan maximum 12.500 EUR bedragen. 

§3.Volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring: btw- uitgaven indien de btw recupereerbaar is en kosten voor recepties en catering boven een bedrag van 500 EUR.

§4. De Deputatie kent aan de projectverantwoordelijke een eenmalige projectsubsidie toe, die in schijven wordt uitbetaald.

1° een 1ste schijf van 50 % van de voorziene subsidie wordt uitbetaald binnen de maand na de beslissing van de deputatie zoals omschreven in artikel 6, §2. van dit reglement;

2° de 2de schijf van 50% wordt uitbetaald na afloop van het project en is berekend op basis van de verantwoordingsstukken van het project zoals goedgekeurd.

§5. De toegekende projectsubsidie kan maximum 25.000 EUR bedragen.

§6. Bij onvoldoende krediet wordt voorrang gegeven op basis van de rangschikking zoals bedoeld in artikel 6, §2. van dit reglement.

§7. Een subsidie, verleend op basis van dit reglement, mag niet worden gecumuleerd met een andere subsidie van de Provincie Oost-Vlaanderen.

§8. Een projectsubsidie, verleend op basis van dit reglement, mag worden gecumuleerd met een subsidie van een andere overheid op voorwaarde dat de totale som van de projectsubsidie maximaal de kostprijs van het project bedraagt. Indien nodig moet de projectsubsidie van de Provincie op basis van dit reglement evenredig worden verminderd. Eenzelfde uitgave kan slechts eenmalig aangewend worden ter verantwoording van een subsidiabele kost.

§9. De toekenning van deze subsidie gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en inzake staatssteun.

Artikel 8 – Verbintenissen van de projectverantwoordelijke

De projectverantwoordelijke verbindt zich ertoe:

1° de samenwerking met en het logo van de Provincie Oost-Vlaanderen op herkenbare wijze te vermelden en aan te brengen op alle communicatie die wordt gevoerd met betrekking tot het gesubsidieerde project;

2° de bevoegde gedeputeerde van de Provincie Oost-Vlaanderen en de betrokken ambtenaar uit te nodigen voor een plechtige inhuldiging of een voorstelling van de resultaten van het gesubsidieerde project en een kopie hiervan te bezorgen aan het team Economie, via sociale.economie@oost-vlaanderen.be;

3° uiterlijk binnen de twee maanden na de voltooiing van het project de volgende gegevens aan het provinciebestuur te bezorgen:

a)    een volledig, overzichtelijk en gedetailleerd financieel verslag van het project samen met een overzicht van de ontvangen inkomsten en gedane uitgaven;

b)    een verslag/evaluatie van het project met een volledige oplijsting en omschrijving van de uitgevoerde communicatieacties.

Artikel 9 – Controle en sancties

De Provincie Oost-Vlaanderen heeft het recht om de aanwending van de subsidies te (laten) controleren op basis van het Reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies. Dit reglement bevat, afhankelijk van het bedrag van de subsidie, de controlemechanismen en een opsomming van de stukken die in functie van de financiële controle minimaal moeten worden ingediend ter verantwoording van de subsidie.

Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden opgenomen in de aanvraag van de subsidie of in de in te dienen stukken of indien blijkt dat dit reglement niet correct werd nageleefd, kan de Deputatie, onverminderd het vorige lid, de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen. Misbruik kan aanleiding geven tot uitsluiting van toekomstige subsidies van de Provincie Oost-Vlaanderen.

Artikel 10 – Betwistingen

De Deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.

Artikel 11 – Slotbepalingen

§1. Het reglement van 22 maart 2017 met betrekking tot de toekenning van projectsubsidies voor de bevordering van innovatie en professionalisering door samenwerking tussen reguliere en sociale-economie-ondernemingen wordt opgeheven op 27 april 2022.

§2. Bij wijze van overgangsmaatregel, zullen de op datum van de inwerkingtreding lopende projecten onderworpen blijven aan het reglement van  22 maart 2017 met betrekking tot de toekenning van projectsubsidies voor de bevordering van innovatie en professionalisering door samenwerking tussen reguliere en sociale-economie- ondernemingen.

§3. Dit reglement treedt in werking op 28 april 2022.

Het reglement met betrekking tot de toekenning van subsidies voor circulaire ketenprojecten wordt vastgesteld als volgt:

Artikel 1 – Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

1° circulaire economie: een economisch systeem van gesloten kringlopen waarbij oplossingen worden toegepast om grondstoffen en producten zo hoogwaardig mogelijk te blijven inzetten in de economie en waarde vernietiging te minimaliseren;

2° circulair ketenproject: een tijdelijk gesubsidieerd initiatief, waarvan de maximale duur wordt bepaald in verhouding tot de projectdoelstellingen, activiteiten, budget en de beoogde resultaten. Het project omvat een samenhangend geheel van activiteiten om producten, processen, diensten of bedrijfsmodellen circulair te ontwerpen, te produceren of te organiseren zodat minder grondstoffen worden verbruikt én minder CO₂ wordt uitgestoten. Het project kan zowel gericht zijn op:

• circulaire product- en procesinnovatie, als
• het ontwikkelen en testen van nieuwe circulaire technologieën, tools of businessmodellen in de praktijk;

3° circulair ketensamenwerkingsverband: een samenwerking bestaande uit ten minste 2 partners met ten minste 1 kmo dat als doel heeft om een circulair ketenproject uit te voeren;

4° CO₂-uitstoot: materiaal-gerelateerde uitstoot uitgedrukt in ton CO₂ als gevolg van het ontginnen, transporteren, maken van goederen en het verwerken van afval dat erdoor ontstaat;

5° kleine en middelgrote onderneming (kmo): een onderneming met minder dan 250 werknemers en met, in het boekjaar dat voorafgaat aan het jaar van de aanvraag, een jaaromzet van minder dan 50.000.000 EUR of een balanstotaal van minder dan 43.000.000 EUR;

6° onderneming: elke organisatie die, ongeacht haar rechtsvorm of wijze van financiering, een economische activiteit uitoefent, waarbij onder economische activiteit wordt verstaan ‘iedere activiteit die bestaat uit het aanbieden van goederen en diensten op een markt’;

7° projectverantwoordelijke: de organisatie die de subsidie aanvraagt namens het circulair ketensamenwerkingsverband. De projectverantwoordelijke fungeert als contactpersoon, staat in voor de correcte besteding en verantwoording van de toegekende provinciale subsidie en is, namens het samenwerkingsverband, onderworpen aan de controlemaatregelen.

Artikel 2 – Voorwerp

Binnen de perken van de daartoe in het meerjarenplan van de Provincie Oost-Vlaanderen goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement kan de deputatie subsidies toekennen aan Oost-Vlaamse organisaties die een circulaire ketensamenwerking aangaan gericht op het realiseren van circulaire ketenprojecten die bijdragen aan het bevorderen van de circulaire economie in de provincie Oost-Vlaanderen.

Artikel 3 – Aanvraagcriteria

Het subsidiereglement wil partnerschappen van ondernemingen, lokale overheden, kennisinstellingen en andere organisaties uit Oost-Vlaanderen ondersteunen. Om in aanmerking te komen voor subsidie moet aan de volgende criteria zijn voldaan:

1° de aanvrager is de projectverantwoordelijke van het circulair ketensamenwerkingsverband;

2° de projectpartners binnen het circulaire ketensamenwerkingsverband hebben rechtspersoonlijkheid;

3° het circulaire ketensamenwerkingsverband omvat ten minste twee partners;

4° het partnerschap kan bestaan uit ondernemingen, lokale overheden, kennisinstellingen of andere organisaties en omvat ten minste 1 kmo. Maatwerkbedrijven, zoals voorzien in het Reglement met betrekking tot de toekenning van projectsubsidies voor de bevordering van innovatie en professionalisering door samenwerking tussen reguliere ondernemingen en maatwerkbedrijven worden uitgesloten binnen dit reglement’;

5° de deelnemers aan het samenwerkingsverband gaan een concreet engagement aan en ondertekenen daartoe een engagementsverklaring waarin zij hun deelname aan het project bevestigen, de projectverantwoordelijke aanduiden en de voorwaarden van het samenwerkingsproject bepalen;

6° de zetel en/of de activiteiten van de circulaire ketenpartners moeten zich bevinden op het grondgebied van de provincie Oost-Vlaanderen;

7° het project moet een provinciaal of bovenlokaal bereik en/of belang hebben;

8° het project wordt uitgevoerd in daadwerkelijke samenwerking tussen ten minste twee onafhankelijke partijen die, op basis van een taakverdeling, een gemeenschappelijke doelstelling nastreven en samen de omvang van het samenwerkingsproject bepalen, bijdragen aan de tenuitvoerlegging ervan en delen in de daaraan verbonden financiële, technologische, wetenschappelijke en andere risico’s, alsmede in de projectresultaten.

De voorwaarden van het samenwerkingsproject moeten vóór de aanvang van het project zijn overeengekomen, met name voor wat betreft:

• de bijdrage in de kosten;
• het delen in de risico’s en uitkomsten;
• de verspreiding van de projectresultaten; en,
• de intellectuele eigendomsrechten;

9° de projectpartners binnen het circulaire ketensamenwerkingsverband moeten voldoen aan alle verplichtingen die voortvloeien uit eerdere toekenning(en) van projectsubsidies en voldoen aan de EU-regelgeving inzake het ontvangen van staatssteun.

Artikel 4 – Aanvraagprocedure

§1. De aanvraag moet digitaal  via economie@oost-vlaanderen.be worden ingediend ten laatste op 30 september van het jaar  voorafgaand aan het jaar waarin het project plaats vindt.

De ontvangstdatum van de e-mail geldt als bewijs van de datum van indiening. Laattijdige aanvragen worden door de deputatie als onontvankelijk afgewezen. Er moet worden gebruik gemaakt van het daartoe bestemde aanvraagformulier.

§2. Het dossier van de aanvraag moet minstens volgende stukken bevatten:

1° het volledig ingevuld aanvraagformulier, gedateerd en ondertekend door de projectverantwoordelijke;

2° identificatie van de deelnemende partners aan het circulair ketenproject: naam, zetel of adres, structuur, activiteiten, ondernemingsnummer, IBAN rekeningnummer en BIC code;

3° naam, telefoon, GSM en e-mailadres van de contactpersoon bij de projectverantwoordelijke;

4° naam, telefoon, GSM en e-mailadres van de contactpersonen bij de andere deelnemers aan het circulair ketensamenwerkingsverband;

5° de gecoördineerde tekst van de statuten, zoals neergelegd in het dossier van de rechtspersoon op de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel van de deelnemende rechtspersonen aan het circulaire samenwerkingsverband;

6° een kopie van de tussen de deelnemers aan het circulair ketensamenwerkingsverband afgesloten engagementsverklaring zoals bedoeld in artikel 3, 5° van dit reglement;

7° bedrijven leveren een ondertekende ‘verklaring op eer’ aan waaruit blijkt dat de-minimisdrempel over de laatste drie belastingsjaren (het lopende jaar en de twee voorgaande belastingsjaren) niet wordt overschreven in geval en op het moment van toekenning van de provinciale subsidie. Volgende verordeningen zijn daarbij van toepassing:

• Verordening (EU) Nr. 1407/2013, van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun;
• Verordening (EU) nr. 717/2014 van de Commissie van 27 juni 2014 inzake de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun in de visserij- en aquacultuursector;
• Verordening (EU) nr. 1408/2013 van de Commissie van 18 december 2013 inzake de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun in de landbouwsector

8° een gedetailleerde omschrijving van de inhoudelijke rol van de deelnemende partners aan het circulaire ketenproject;

9° een gedetailleerde omschrijving van het project: start- en einddatum, projectdoelstellingen, activiteiten, stappenplan, beoogde resultaten, continuering na het project, voorziene communicatieacties, reproduceerbaarheid en overdraagbaarheid van de projectresultaten;

10° een gedetailleerde omschrijving en raming van de kosten waarvoor subsidie wordt aangevraagd: personeelskosten, uitrusting, externe expertise en diensten;

11° een stuk dat aangeeft uit welke andere financieringsbronnen er wordt geput, een engagementsverklaring van deze andere financiers en een beschrijving van de subsidie die aan de Provincie Oost-Vlaanderen wordt gevraagd.

§3. Ten laatste twee weken na de indiening van de aanvraag wordt de aanvrager van de subsidie schriftelijk meegedeeld of zijn dossier al dan niet volledig is. Eventueel moet de aanvrager van de subsidie op schriftelijk verzoek alle bijkomende stukken voorleggen, noodzakelijk voor de beoordeling van zijn aanvraag. De deputatie wijst de aanvraag af als onontvankelijk indien de aanvrager van de subsidie binnen de veertien dagen geen passend gevolg geeft aan dit verzoek.

§4. Het project mag geen aanvang nemen alvorens de deputatie een beslissing heeft genomen over de aanvraag.

Het project heeft een maximale looptijd van 2 jaar, lopend vanaf de beslissing van de deputatie zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement.

Artikel 6 – Beslissingsprocedure

De aanvragen van de subsidie worden op voorhand beoordeeld en geselecteerd door een adviescommissie die is samengesteld uit vertegenwoordigers van het team Economie én de Provinciale Ontwikkelingsmaatschappij Oost-Vlaanderen (POM Oost-Vlaanderen), indien nodig bijgestaan door onafhankelijke experts. De leden van de adviescommissie worden aangeduid door de deputatie. De voorzitter van de adviescommissie is de gedeputeerde bevoegd voor economie. Deze adviescommissie komt op voorhand samen en maakt ten laatste 2 maand na de indieningsdatum een selectie van de aanvragen. Zij hanteert hierbij de subsidiecriteria zoals omschreven in artikel 5 en formuleert eventueel een voorstel met betrekking tot het bedrag van de subsidie aan de deputatie.

De projectverantwoordelijke kan uitgenodigd worden om het project voor te stellen aan de adviescommissie. De geselecteerde aanvragen worden voorgelegd aan de deputatie, die beslist.

De partners binnen het circulaire ketensamenwerkingsverband worden uiterlijk 7 werkdagen na de beslissing van de deputatie op de hoogte gebracht. Team Economie volgt de voor subsidie goedgekeurde projecten op en evalueert ze in samenwerking met de POM Oost-Vlaanderen.

Inhoudelijke en financiële wijzigingen aan het project moeten inhoudelijk aangevraagd en gemotiveerd worden aan het team Economie.

Artikel 7: Bedrag van de subsidie en modaliteiten van uitbetaling

§1. De deputatie kent aan het circulaire ketenproject, een eenmalige subsidie van maximum 25.000 EUR toe, die in schijven wordt uitbetaald. Er wordt een voorschot van 50% uitbetaald. Het saldo van 50% wordt uitbetaald na het voorleggen van de vereiste verantwoordingsstukken.

§2. Volgende uitgaven komen in aanmerking voor subsidiëring: personeelskosten, uitrusting en externe expertise en diensten.

Deze kosten komen in aanmerking indien aan volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:

1° de kosten zijn rechtstreeks toe te wijzen aan het project;

2° de kosten worden gemaakt na de beslissing van de deputatie zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement en vallen binnen de projectperiode;

3° de kosten zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het project:

1. personeelskosten: enkel de loonkosten van projectmedewerkers kunnen aanvaard worden. Loonkosten van ondersteunend personeel (boekhouding, communicatie,…) komen niet in aanmerking;
2. uitrusting: grondstoffen, verbruiksgoederen, installaties en machines;
3. externe expertise en diensten: studies en onderzoeken, procesbegeleiding, ontwerp & ontwikkeling;

4° de kosten zijn duidelijk opgenomen en geïdentificeerd in de raming van de kosten van het project zoals omschreven in artikel 4, 10° van dit reglement;

§3. Volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring:

1. BTW-uitgaven;
2. kosten voor recepties en catering boven een bedrag van 500 EUR;
3. overheadkosten (nutsvoorzieningen, gebruik bestaand materiaal,…)
4. alle kosten die geen rechtstreeks verband houden met de uitvoering van de projectactiviteiten zoals omschreven in de projectaanvraag.

§4. De aanvragen van de subsidie worden afgehandeld in volgorde van indiening en tot uitputting van het krediet.

Een subsidie, verleend op basis van dit reglement, mag niet worden gecumuleerd met een andere subsidie van de Provincie Oost-Vlaanderen.

Een projectsubsidie, verleend op basis van dit reglement, mag worden gecumuleerd met een subsidie van een andere overheid op voorwaarde dat de totale som van de projectsubsidie maximaal de kostprijs van het project bedraagt. Indien nodig moet de projectsubsidie van de Provincie op basis van dit reglement evenredig worden verminderd. Eenzelfde uitgave kan slechts eenmalig aangewend worden ter verantwoording van een subsidiabele kost.

§5. De toekenning van deze subsidie gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en inzake staatssteun.

Artikel 8 – Verbintenissen van de aanvrager van de subsidie

De aanvrager van de subsidie verbindt zich ertoe:

1° de toegekende subsidie aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend;

2° de administratie te voeren volgens het daartoe bestemde formulier;

3° de samenwerking met en/of het logo van de Provincie Oost-Vlaanderen op herkenbare wijze te vermelden en/of aan te brengen op alle communicatie die wordt gevoerd met betrekking tot het gesubsidieerde circulaire ketenproject. De Provincie Oost-Vlaanderen ontvangt een uitnodiging voor elk evenement die door het gesubsidieerde circulaire ketenproject wordt georganiseerd;

4° minstens een evenement te organiseren waarop het project gepresenteerd wordt. De organisatie hiervan dient uitgevoerd te worden in samenspraak en samenwerking met de Provincie Oost-Vlaanderen en de POM Oost-Vlaanderen;

5° de aanvangs- en einddatum van het circulaire ketenproject mee te delen;

6° tussentijds te rapporteren over de stand van zaken en vordering van het project wanneer het project langer dan 1 jaar duurt. De tussentijdse rapportering gebeurt uiterlijk halverwege de projectperiode van het circulaire ketenproject;

7° uiterlijk binnen de drie maanden na de voltooiing van het project de volgende gegevens aan het provinciebestuur te bezorgen:

• een volledig, overzichtelijk en gedetailleerd inhoudelijk en financieel verslag van het project samen met een overzicht van de gedane uitgaven waarvoor subsidie wordt gevraagd;
• een verslag/evaluatie van het project met een volledige oplijsting en omschrijving van de uitgevoerde communicatieacties.

Artikel 9 – Controle en sancties

De Provincie Oost-Vlaanderen heeft het recht om de aanwending van de subsidies te (laten) controleren op basis van het Reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies. Dit reglement bevat, afhankelijk van het bedrag van de subsidie, de controlemechanismen en een opsomming van de stukken die in functie van de financiële controle minimaal moeten worden ingediend ter verantwoording van de subsidie.

Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden opgenomen in de aanvraag van de subsidie of in de in te dienen stukken of indien blijkt dat dit reglement niet correct werd nageleefd, kan de deputatie, onverminderd het vorige lid, de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen. Misbruik kan aanleiding geven tot uitsluiting van toekomstige subsidies van de Provincie Oost-Vlaanderen.

Artikel 10 – Betwistingen

De deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.

Artikel 11 – Slotbepalingen

§1. Het reglement van 2 september 2020 met betrekking tot de toekenning van subsidies voor de ondersteuning van circulaire ketenprojecten wordt opgeheven op 27 april 2022.

§2. Bij wijze van overgangsmaatregel, zullen de op datum van de inwerkingtreding lopende projecten onderworpen blijven aan het reglement van 2 september 2020 met betrekking tot de toekenning van subsidies voor de ondersteuning van circulaire ketenprojecten.

§3. Dit reglement treedt in werking op 28 april 2022.

De Provincieraad neemt kennis van het voorontwerp van Beleidsplan Ruimte, dat bestaat uit 5 tekstonderdelen (Inleiding, Strategische Visie, Beleidskader Robuuste en veerkrachtige ruimte, Beleidskader Circulaire samenleving en Beleidskader Solidaire (be)leefomgeving). Dit voorontwerp vormt de basis voor het extern participatietraject in 2022.

Het bestek met nr. 2014-0976 en de raming voor de opdracht “Eeklo: campus Richtpunt - Betonherstel aan verschillende gevelelementen”, opgesteld door de dienst Patrimonium worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld, zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt 169 774,03 EUR (exclusief btw) of 179 960,47 EUR (inclusief btw) (10 186,44 EUR btw verlegd).

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure.

De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau.

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2022, op budgetcode 221000/05/0810/01 (actie/raming A000111/R000486).

De provincieraad verleent een gunstig advies over de aanvraag tot gebiedsuitbreiding van de orthodoxe geloofsgemeenschap Heilige Apostel Andreas en Heilige Materne in Aalst. 

Een afschrift van dit advies zal aan de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Bestuurszaken, Inburgering en Gelijke Kansen en aan de betrokken geloofsgemeenschap gestuurd worden.

De provincieraad neemt kennis van het rapport over de werking van de Cel administratieve sancties in 2021.

De Provincie zal op de buitengewone algemene vergadering van 5 mei 2022 vertegenwoordigd worden door:

− provincieraadslid Walter Roggeman als effectieve vertegenwoordiger

− provincieraadslid Karlijn Deene als plaatsvervangende vertegenwoordiger

Het mandaat van de vertegenwoordiger van de Provincie op de buitengewone algemene vergadering van EthiasCo van 5 mei 20221 wordt als volgt bepaald:

− goedkeuring van agendapunten.

Een afschrift van dit besluit zal worden bezorgd aan:

− EhtiasCo;

− de provinciale vertegenwoordiger.

De Provincieraad heeft kennis genomen van en stemt in met:

• de beheersovereenkomst en het financieringsplan (algemeen luik en luik VVSG) via de toetredingsakte van OFP Prolocus;
• het kaderreglement;
• het bijzonder pensioenreglement met volgende keuzes:
  - een basistoezegging van 3% op het pensioengevend jaarloon;
  - er wordt niet voorzien in een "steprate";
  - er is geen aanvullende toezegging en/of inhaaltoezegging voorzien.

De Provincieraad heeft kennis genomen van de verklaring inzake beleggingsbeginselen (SIP) (algemeen luik en luik VVSG) en de statuten.

Er wordt ingestemd met het feit dat de door het financieringsplan verschuldigde bijdragen en de kosten van het functioneren van OFP PROLOCUS zullen worden geïnd door de RSZ in naam en voor rekening van OFP PROLOCUS.

De pensioentoezegging bedraagt 3% van het pensioengevend jaarloon.

Het bestuur ondertekent geen overeenkomst met een andere werkgever en voert een UNI-pensioenplan in.

De  Deputatie en het hoofd van personeel worden gemachtigd om de noodzakelijke vervolgstappen te nemen voor de uitvoering van voormelde beslissingen.

Keurt de toetreding goed tot OFP PROLOCUS (Afzonderlijk vermogen VVSG) met ingang van 1 januari 2022 en ondertekent de toetredingsakte die integraal als bijlage bij dit besluit is gevoegd.

Hij richt verder tot OFP PROLOCUS onverwijld een verzoek tot aanvaarding als lid van de Algemene Vergadering.
Riet Gillis wordt afgevaardigd als vertegenwoordiger in de algemene vergadering van OFP Prolocus. Kurt Moens wordt aangeduid als vervanger van voorgaande indien zij niet aanwezig kan zijn.