Tussenkomsten: geen
De Damvallei is gesplitst door de verkeerswisselaar E17/R4 in 4 deelgebieden. De stuw Asserij heeft een invloed op het zuidoostelijk kwadrant gelegen tussen R4-Asserij en de E17.
Voor een gepaste hydrologie is een actief peilbeheer noodzakelijk met een apart zomerpeil en winterpeil. Momenteel wordt het waterpeil geregeld door een vaste constructie met uitneembare schotten die het waterpeil ophouden op 3m80 of op 3m42.
Daarnaast is vismigratie op deze locatie van groot belang voor o.a. het verkrijgen van een grote en stabiele populatie van de Annex IV soorten Cobitis taenia (Kleine modderkruiper) en Rhodeus sericeus (Bittervoorn). Het visstandsonderzoek in 2017 toonde het belang aan van de noodzaak aan vismigratie. Ter hoogte van de stuw Asserij werd toen de aanwezigheid van de kleine modderkruiper bevestigd.
Om de gewenste peilen te kunnen regelen afhankelijk van seizoenen en weersomstandigheden, dient het peil ter hoogte van de Asserij te variëren tussen 3,25m TAW (gravitaire uitwatering De Schelde) tot 3,80m TAW.
Om dat te kunnen realiseren zal de huidige stuw in beton plaatselijk ca. 20cm worden verlaagd tot het gemiddelde waterpeil van het afwaarts pand (3,25m TAW). Stroomopwaarts daarvan worden 5 vistrappen gerealiseerd waardoor het peil maximaal tot ca. 3,80m TAW wordt opgestuwd. Ieder kunstwerk bestaat uit een vispasseerbare drempel en een kantelstuw. Wanneer de kantelstuw zich in gesloten toestand bevindt, realiseert ieder kunstwerk een peilverhoging van 11cm. Bij iedere kantelstuw wordt een toegangszone voorzien die geïntegreerd is in de damwand waardoor een gebruiksvriendelijke bediening van de kantelstuwen gegarandeerd is.
Naarmate de seizoenen verlopen kunnen één of meerdere kantelstuwen (deels) platgelegd worden in functie van de doelstellingen op het terrein. Op deze manier kan het waterpeil zeer actief geregeld worden en is de vismigratie verzekerd.
De raming voor het uitvoeren van de opdracht bevindt zich in bijlage. Voorgesteld wordt om de opdracht te gunnen via een openbare procedure. De opdracht moet niet Europees bekend gemaakt worden.
De prijs is het enige gunningscriterium.
Volgende selectiecriteria worden voorgesteld om toe te passen voor deze opdracht:
Provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen.
Wet van 28 december 1967 betreffende de onbevaarbare waterlopen.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
Koninklijk Besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
Goedkeuring wordt verleend aan het ontwerp ‘Aanpassen van stuw Asserij op waterloop nr. OS197 naar een regelbare en vismigreerbare stuw te Destelbergen/Laarne”, bestaande uit bestek, bijhorende bijlagen en raming.
Bovengenoemde opdracht zal gegund worden d.m.v. een openbare procedure.
De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien op het budget 2022, budgetcode 2022/226007/04/0319 – (waterlopen en waterbekkens: in aanbouw/Overig waterbeheer) – raming R000033 – actie A000010 (het aanleggen of bouwen van nieuwe waterbouwkundige infrastructuur).
Tussenkomsten: raadsleden Kristof Windels, Bart Blommaert, Bruno Matthys, Kenneth Taylor
Gedeputeerde Kurt Moens reageert namens de deputatie.
De samenwerkingsovereenkomst voor deze opdracht werd goedgekeurd in zitting deputatie van 15 juli 2021.
In het kader van de opdracht ‘F042-2020-008 – Evergem – L58 – Vurstjen-Station Evergem’ werd een raming, plannen en bestek met referentie F042-2020-008 opgesteld door de dienst Mobiliteit.
Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen bij wijze van openbare procedure.
De raming voor deze opdracht bedraagt 258 791,77 EUR inclusief btw (44 914,17 EUR btw medecontractant).
Een deel van de kostprijs wordt gesubsidieerd door Vlaamse overheid FIETSFONDS, Koning Albert II-laan 20 bus 2 te 1000 Brussel. Dit deel wordt geraamd op 129 395,89 EUR.
Het Provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en wijzigingen.
Het bestek, de raming en de plannen voor de opdracht F42 - Evergem - L58 - van Vurstjen tot station Evergem worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten.
De raming bedraagt 258 791,77 EUR, inclusief btw.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van openbare procedure.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekend gemaakt op nationaal niveau.
De uitgave van deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2022, op budgetcode 224007/03/0200/00 (actie A000642, raming R002727).
Tussenkomsten: geen
Aan de Provincieraad wordt, omwille van onderstaande argumentatie, uitzonderlijk een afwijking van het geldende reglement gevraagd om dit saldo uit te betalen.
Omwille van aanhoudende technische kwesties bij de nieuw gebouwde infrastructuur kon het procesverbaal van definitieve oplevering pas recent aangeleverd worden door Infrabel.
Deze uitbetaling van het saldo wordt voorgelegd aan de Provincieraad omwille van het afwijken op het subsidiereglement waarin opgenomen is dat “Het eindafrekeningsdossier wordt binnen een maximumtermijn van vijf jaar na de toekenning van de vaste belofte ingediend via de digitale postbus vermeld in artikel 4, §1, nadien vervalt de subsidie. De datum van de verzending van de e-mail is hiervoor bepalend”.
Het saldo van deze subsidie bedraagt 59 386,55 EUR.
Rekening houdend met de onzekere financiering van het Vlaamse aandeel in Fietsfondsprojecten staat de deputatie garant voor de uitbetaling van het voorschot in overeenstemming met haar provinciaal aandeel tot subsidie. Het saldo daarentegen zal pas uitbetaald kunnen worden op het ogenblik dat de Vlaamse overheid haar gedeelte van het voorschot heeft terugbetaald aan de provincie. De Vlaamse overheid heeft haar gedeelte van het voorschot terugbetaald aan de provincie op 28 oktober 2016.
Het provinciedecreet van 9 december 2005, en latere wijzigingen.
Het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Reglement van 12 oktober 2005 m.b.t. de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies.
Het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 januari 2013 tot bepaling van de nadere regels betreffende de organisatorische omkadering, de financiering en de samenwerking inzake mobiliteitsbeleid en latere wijzigingen.
Het decreet basisbereikbaarheid van 3 april 2019 en de daaraan gekoppelde uitvoeringsbesluiten, vervangt het mobiliteitsdecreet van 20 maart 2009.
Reglement van 27 februari 2013 (provincieraadszitting) met betrekking tot het toekennen van subsidies voor fietsvoorzieningen op het bovenlokaal functioneel fietsroutenetwerk (Fietsfonds).
Het budget van 2022 geïntegreerd in het meerjarenplan 2020-2025 - Raming R002722; Actie A000826, ARK664010 : subsidiëren van fietspaden op het Bovenlokaal Functioneel Fietsroutenetwerk en subsidiëren van Openbare Verlichting en Kunstwerken op het Bovenlokaal Functioneel Fietsroutenetwerk.
Voor het terugvorderen van de toegekende subsidie bij het Vlaams Gewest zal budgetsleutel R003390; A000826 aangewend worden.
Een bedrag van negenenvijftigduizend driehonderdzesentachtig euro en achtendertig eurocent (59 386,38 EUR) wordt als subsidie toegekend aan de gemeente Zulte voor de uitbetaling van het saldo voor aanleggen van twee fietsbruggen ter hoogte van de spoorwegonderbrugging in de Waalstraat.
Dit bedrag wordt vastgelegd op het budget van 2022 geïntegreerd in het meerjarenplan 2020-2025 - Raming R002722; Actie A000826, ARK664010, onder bestelbonnummer 201008168.
Dit bedrag zal gestort worden op het rekeningnummer : BE69 0910 0035 4178 van de gemeente Zulte, Centrumstraat 8.
Na uitbetaling aan de gemeente zal de Provincie in totaal 29 693,19 EUR ontvangen van het Vlaams Gewest. De terugvorderingen worden gebundeld aangevraagd bij het Vlaams Gewest.
Hiervoor zal budgetsleutel R003390; A000826 gebruikt wordenHet technisch verslag maakt integraal deel uit van de beslissing
Tussenkomst: raadslid Bart Blommaert
Carnaval 2022 (eind februari 2022) kon opnieuw niet doorgaan o.m.v. de corona-maatregelen. Voor Carnaval 2022 besliste de stad Aalst pas in december 2021 het Carnavalsfeest in 2022 te annuleren. De werkgroep van het project was reeds gestart met de communicatie rond het project. Ondanks dat de carnavalsgroepen maar een maand de tijd hadden om zich in te schrijven mochten de projectuitvoerder al 4 inschrijvingen ontvangen. Stad Aalst geeft aan dat er heel wat enthousiasme is bij de carnavalsgroepen om met batterijen te experimenteren.
Gezien de mooie resultaten die in het eerste projectjaar gerealiseerd werden, de vroege inschrijvingen die al ontvangen werden voor Carnaval 2022 (het enthousiasme van de carnavalsgroepen om met batterijen te experimenteren i.p.v. voor vervuilende dieselgeneratoren te gaan), de omstandigheden i.h.k.v. de bestrijding van het corona-virus én de ambitie van stad Aalst om alle carnavalsgroepen mee te nemen in de transitie naar een energiezuinig carnaval, wordt het project uitzonderlijk een tweede maal verlengd tot en met 1 september 2023.
Artikel 42, §3 van het Provinciedecreet;
De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen.
Het reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle en op de toekenning en aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale reserves.
Het meerjarenplan 2020-2025 van het Provinciebestuur Oost-Vlaanderen.
Het Provincieraadsbesluit van 2 september 2015 tot goedkeuring van het klimaatplan en het klimaatactieplan 2015-2020 van de Provincie Oost-Vlaanderen.
Het Deputatiebesluit van 6 mei 2021 tot goedkeuring van het geactualiseerd klimaatactieplan 2021-2025 van de Provincie Oost-Vlaanderen.
Het reglement van 21 juni 2017 met betrekking tot de toekenning van subsidies aan energieambassadeurs voor de uitvoering van concrete projecten die bijdragen tot de energietransitie in Oost-Vlaanderen met als doel de CO2-uitstoot te verminderen.
Budgetsleutel 2022/649601/04/0350/00 ‘Subsidies en prijzen’- Actie A000347 'energieambassadeurs ondersteunen met concrete initiatieven rond rationeel energiegebruik en hernieuwbare energie met als doel de CO2-uitstoot in Oost-Vlaanderen te verlagen'.
De goedkeuring van het project 'Samen Tijdens Oilsjt carnaval het Energieverbruik Terugdringen (STOET)', ingediend door stad Aalst en goedgekeurd door de deputatie op 20 juni 2019.
De verlengingsaanvraag van stad Aalst van 24 februari 2022.
Het project 'Samen Tijdens Oilsjt carnaval het Energieverbruik Terugdringen (STOET)' van stad Aalst, wordt verlengd tot en met 1 september 2023.
De eerste schijf van 9.889,33 EUR werd reeds uitbetaald aan het begin van het project. De tweede schijf t.b.v. 9.889,33 EUR wordt uitbetaald na de indiening van de verantwoordingsstukken, dit bedrag blijft ook na de verlenging gereserveerd op het budget van 2023.
Tussenkomsten: raadsleden Kristof Windels, Christian Bauwens
Gedeputeerde An Vervliet reageert namens de deputatie.
Gedeputeerde An Vervliet zal de details van de budgettaire verschuivingen in dit project nog aan de raadsleden doorsturen.
1. Indexering plafondbudget.
Omwille van de vrij unieke situatie met forse prijsstijgingen in 2021 besliste de provincieraad op 1 september 2021 om het plafondbudget te verhogen met 5%, tot het bedrag van 6 539 817 EUR incl. btw en erelonen. Hiervoor werd geen extra budget voorzien, de verhoging werd opgevangen met het reeds voorziene budget voor meerwerken van 5%.
Conform de procedure in het bestek zijn er onderhandelingen opgestart met 3 van de 4 kandidaten in functie van de opmaak van een Best and Final Offer (BAFO) tegen uiterlijk 8 juli 2022.
Het bestek voorziet niet in een indexering van het plafondbudget tijdens de fase van de onderhandelingen. Echter, heden ten dage doen zich nog steeds uitzonderlijke prijsstijgingen voor. Deze omstandigheden waren onvoorzien ten tijde van de opmaak van het bestek voor deze opdracht (het bestek werd reeds in november 2020 goedgekeurd door de provincieraad). Hierdoor is het voorziene plafondbudget niet meer in verhouding tot de werkelijke bouwkosten op dit ogenblik.
Daarom stelt de dienst Patrimonium voor om het voorziene plafondbudget te indexeren volgens de gebruikelijke prijsherzieningsformule voor dergelijke werken.
De prijsherziening, rekening houdende met de waarden van de maand april 2022, bedraagt een factor 1,0785 ten opzichte van de waarden van september 2021 = datum indienen van de basisofferte. Dit betekent dat de bouwkosten op 7 maanden tijd gestegen zijn met 7,85%, de gemiddelde stijging per maand bedroeg dus ±1,12%.
Aangezien het indienen van de BAFO voorzien is voor juli 2022, stelt de dienst voor om, bovenop de gekende prijsherziening tot april 2022, nog een bedrag te voorzien om de eventuele prijsstijgingen tussen april 2022 en juli 2022 op te vangen. Hiervoor wordt gerekend met de gemiddelde prijsstijging van 1,12% per maand.
Dit resulteert in een nieuw plafondbudget van 7 290 000 EUR incl. btw en erelonen. Samenvattende tabel is toegevoegd als bijlage.
In toepassing van het Deputatiebesluit van 1 april 2021, waarin gevraagd wordt in het bestek de I-index voor de prijsherziening te vervangen door de index I 2021, wordt het bestek in die zin ook aangepast.
financiering
Voor de eerste technische budgetwijzing 2022 werd reeds een bijkomend budget gevraagd van 574 245 EUR. Bijkomend stelt de dienst voor om het budget van 240 000 EUR, voorzien voor dossier 2019-0945 veerboot domein De Ster, tijdelijk te verschuiven naar het dossier van deze Design & Build opdracht. Hierdoor is er 814 245 EUR beschikbaar om de verhoging van het plafondbudget op te vangen. Er zal dan 64 062 EUR reserve zijn (zijnde 814°245 EUR – 750 183 EUR) ; dit kan gebruikt worden om de prijsherzieningen en eventuele meerwerken na de gunning van de opdracht mee te financieren.
2. Wijziging uitvoeringstermijn.
Om reden van reeds opgelopen vertragingen tijdens de aanbestedingsfase is een aanpassing van de uitvoeringstermijn noodzakelijk om de voorziene einddatum van september 2024 te kunnen halen. De bepalingen van artikel II.6 Uitvoeringstermijn worden daarom als volgt aangepast (wijzigingen zijn onderlijnd) :
Termijn in dagen: ±400 werkdagen in totaal.
De uitvoering van de opdracht geschiedt in 1 fase maar met volgende deeltermijnen :
Deeltermijn 1 van 30 werkdagen: voor detailleren ontwerp, indienen eerste voorcalculatie EPB bij bouwheer ter goedkeuring en de opmaak en indienen van de documenten voor de omgevingsvergunning bij de bouwheer.
Deeltermijn 2 van 20 kalendermaanden (dit zijn ongeveer 367 werkdagen) : uitvoeringstermijn bouwwerken, dit is inclusief de termijn nodig voor het opmaken van de uitvoeringsstudies en uitvoeringsplannen, het voorleggen ter goedkeuring aan de bouwheer, de werfinrichting, bouwrijp maken terrein,…. Deze termijn eindigt bij de voorlopige oplevering. Deze termijn is dus ook inclusief de termijn die mogelijks nodig is om het project aan te passen conform de eisen, gesteld in de toegekende omgevingsvergunning.
De termijnen voor de EPB- en ventilatieverslaggeving zijn de wettelijke termijnen (LET OP: de startverklaring 8 dagen voor de aanvang van de werken !!).
De uitvoeringstermijn wordt geschorst na het indienen van de aanvraag van de omgevingsvergunning tot de datum van ontvangst van de vergunning + 5 werkdagen (in plaats van de 10 werkdagen in het origineel bestek). De uitvoeringstermijn bouwwerken = deeltermijn 2 start dus uiterlijk 5 werkdagen na ontvangst van de omgevingsvergunning (in plaats van de 10 werkdagen in het origineel bestek).
Bij het niet verkrijgen van de omgevingsvergunning binnen een redelijke termijn van 1 jaar na de aanvraag ontbindt de gunning van rechtswege maar heeft de inschrijver geen recht op het verkrijgen van enige schadevergoeding. Deze termijn van 1 jaar kan, op verzoek van één van beide partijen, worden verlengd in onderling akkoord en mits afstand van schadevergoeding.
Het Provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 43, § 2, 11°;
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken leveringen en diensten en concessies, en wijzigingen.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en wijzigingen.
Besluit van de Provincieraad van 18 november 2020 waarbij de raad zich akkoord verklaarde met de selectievereisten en de plaatsingsprocedure voor de opdracht design en build van het nieuwe inkomgebouw met sporthal, brasserie en kantoren in het Provinciaal Domein De Ster in Sint-Niklaas, met name de mededingingsprocedure, voor het plafondbudget van 6.228.397,00 EUR inclusief btw en erelonen.
Besluit van de Deputatie van 29 april 2021 waarbij zij akkoord ging om de volgende 5 beste geselecteerde kandidaten voor de opdracht design en build van het nieuwe inkomgebouw met sporthal, brasserie en kantoren in het Provinciaal Domein De Ster in Sint-Niklaas uit te nodigen om een offerte op te maken conform de goedgekeurde voorwaarden :
- Combinatie A C H - A2D - De Ster
- Tijdelijke Samenwerkingsovereenkomst Juri nv - Abscis Architecten bv
- Combinatie Bouw- en Houtonderneming Verstraete-URA Architecten-Sweco
- Combinatie TM Pellikaan/Pellikaan en ABDM
- Niet geïntegreerde TM in oprichting Stadsbader – Juxta.
Het bijkomend budget van 750 183 EUR inclusief btw voor de opdracht ‘Design en Build nieuw inkomgebouw met sporthal, brasserie en kantoren in het Provinciaal domein De Ster in Sint-Niklaas’ wordt goedgekeurd waardoor het plafondbudget inclusief btw en ereloon 7 290 000 EUR bedraagt.
In artikel II.5 “Prijsherzieningen” van de contractuele bepalingen van het bestek wordt de I-index vervangen door de index I 2021.
In de contractuele bepalingen van het bestek wordt artikel II.6 “Uitvoeringstermijn” aangepast als volgt :
Termijn in dagen: ±400 werkdagen in totaal.
De uitvoering van de opdracht geschiedt in 1 fase maar met volgende deeltermijnen :
Deeltermijn 1 van 30 werkdagen: voor detailleren ontwerp, indienen eerste voorcalculatie EPB bij bouwheer ter goedkeuring en de opmaak en indienen van de documenten voor de omgevingsvergunning bij de bouwheer.
Deeltermijn 2 van 20 kalendermaanden (dit zijn ongeveer 367 werkdagen) : uitvoeringstermijn bouwwerken, dit is inclusief de termijn nodig voor het opmaken van de uitvoeringsstudies en uitvoeringsplannen, het voorleggen ter goedkeuring aan de bouwheer, de werfinrichting, bouwrijp maken terrein,…. Deze termijn eindigt bij de voorlopige oplevering. Deze termijn is dus ook inclusief de termijn die mogelijks nodig is om het project aan te passen conform de eisen, gesteld in de toegekende omgevingsvergunning.
De termijnen voor de EPB- en ventilatieverslaggeving zijn de wettelijke termijnen (LET OP: de startverklaring 8 dagen voor de aanvang van de werken !!)
De uitvoeringstermijn wordt geschorst na het indienen van de aanvraag van de omgevingsvergunning tot de datum van ontvangst van de vergunning + 5 werkdagen. De uitvoeringstermijn bouwwerken = deeltermijn 2 start dus uiterlijk 5 werkdagen na ontvangst van de omgevingsvergunning.
Bij het niet verkrijgen van de omgevingsvergunning binnen een redelijke termijn van 1 jaar na de aanvraag ontbindt de gunning van rechtswege maar heeft de inschrijver geen recht op het verkrijgen van enige schadevergoeding. Deze termijn van 1 jaar kan, op verzoek van één van beide partijen, worden verlengd in onderling akkoord en mits afstand van schadevergoeding.
De uitgave zal ten laste worden gelegd van budgetsleutel 221007/06/0711/05.
Tussenkomsten: geen
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de Provincie Oost-Vlaanderen wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Dit organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de provinciale diensten.
Het organisatiebeheersingssysteem is vastgesteld door de Provinciegriffier, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de Provincieraad zijn onderworpen aan de goedkeuring van de Provincieraad.
In dit verslag wordt gerapporteerd volgens het op 6 juni 2019 door de Provinciegriffier vastgestelde en op 19 juni 2019 door de provincieraad goedgekeurde organisatiebeheersingssysteem.
Dit jaar is het organisatiebeheersingssysteem opnieuw geactualiseerd. De gecoördineerde versie wordt, ter kennisneming, als bijlage aan dit jaarverslag toegevoegd.
Artikel 95 – 97 van het Provinciedecreet.
Het jaarverslag over organisatiebeheersing wordt voorgelegd ter kennisgeving, zie bijlage jaarverslag 2021.
Het Organisatiebeheersingssysteem van de Provincie Oost-Vlaanderen is geactualiseerd en wordt voorgelegd ter kennisneming, zie bijlage geactualiseerde organisatiebeheersingssysteem.
Tussenkomsten: raadsleden Hilde Bruggeman, Kristof Windels, Kenneth Taylor
Gedeputeerde Kurt Moens reageert namens de deputatie.
Om het beheer van de zalen en de verhuur aan zowel interne al externe klanten vlot te laten verlopen worden de gedragsregels opgenomen in een huishoudelijk reglement.
In dit reglement wordt rekening gehouden met een werkbaar systeem om eigen diensten voorrang te geven op externen zonder een gerechtvaardigde commercialisering van de zalen in het gedrang te brengen.
Bij de tarieven werd op basis van een marktvergelijking gekozen voor een marktconform basistarief.
Kortingspercentages zijn voorzien voor de primaire klanten van het provinciebestuur.
Er werd tevens gekeken naar mogelijke eenvormigheid met andere provinciale reglementen. Dit uit zich bijvoorbeeld in een personeelskost en indexatie dewelke gelijk is als deze in de provinciale recreatiedomeinen.
Omdat externen vaak vanaf 10 maanden voor het evenement een aanvraag doen, wordt dit reglement nu al voorgelegd.
Het Provinciedecreet, artikel 43, § 1 en § 2, 2°, 9° en 15°, artikel 57, § 1, tweede en derde lid en artikel 58.
De provincieraad stelt het volgende reglement vast:
Reglement met betrekking tot het extern gebruik van de verschillende zalen in het Provinciehuis
Artikel 1 – Voorwerp
De Provincie Oost-Vlaanderen kan de volgende zalen in het Provinciehuis, Charles de Kerckhovelaan 189, 9000 Gent, overeenkomstig de bepalingen van dit reglement ter beschikking stellen van derden, hierna genoemd "de organisator(en)", voor de organisatie van activiteiten, met uitsluiting van verkoopsactiviteiten:
Artikel 2 – Uitgesloten activiteiten
Deze ruimtes worden niet ter beschikking gesteld voor de organisatie van:
1° activiteiten die een gevaar voor het publiek zouden kunnen opleveren;
2° activiteiten die naar aard en/of inhoud in strijd zijn met de wet, de goede zeden of de openbare orde;
3° activiteiten die de filosofische en/of religieuze opvattingen van anderen niet respecteren;
4° activiteiten die de mogelijkheden van het Provinciehuis duidelijk overtreffen;
5° activiteiten die de behoorlijke werking of de goede faam van de Provincie in het gedrang brengen;
6° activiteiten van politieke partijen en/of kandidaten die hiervoor propaganda willen maken tijdens de sperperiode, met uitzondering van geregelde en telkens weerkerende politieke activiteiten die steeds op dezelfde wijze en niet uitsluitend voor verkiezingsdoeleinden worden georganiseerd;
7° erediensten.
Artikel 3 – Aanvraag
De aanvraag gebeurt via het door de Provincie ter beschikking gestelde reservatieformulier dat te vinden is op de website www.oost-vlaanderen.be. De aanvraag moet worden ingediend ten minste 2 werkdagen vóór de datum van de geplande activiteit; voor het auditorium is dit ten minste 10 werkdagen.
De aanvraag vermeldt de aard van de activiteit, de gebruiksmodaliteiten en de verschuldigde retributie.
Door het indienen van een aanvraag verklaart de organisator zich akkoord met de bepalingen van dit reglement. Hij verbindt er zich toe de bepalingen van dit reglement te doen naleven door zijn personeel, zijn aangestelden en derden waarop hij een beroep doet.
Het Logistiek departement, Facilitaire dienst behandelt de aanvragen in volgorde van binnenkomen.
Een reservatie is pas definitief na de schriftelijke bevestiging hiervan aan de organisator.
Artikel 4 – Aankondigingen en publiciteit
Uit alle aankondigingen van de activiteit moet duidelijk blijken dat de organisator en niet de Provincie de activiteit organiseert, tenzij de samenwerking met de Provincie blijkt uit een schriftelijk document.
In alle publiciteitsacties moeten naam, adres en telefoonnummer van de organisator worden vermeld.
Reclamemateriaal, publicitaire versieringen of aankondigingen mogen alleen worden aangebracht met de uitdrukkelijke toestemming van het Logistiek departement, Facilitaire dienst, en dit enkel op de hiervoor door de provincie aangeduide plaatsen. De voorstellen voor de inplanting van panelen en ander materiaal moeten minimaal 2 werkdagen voor de activiteit met het Logistiek departement, Facilitaire dienst, worden besproken.
Artikel 5 – Taalgebruik
Alle contacten met de provinciale administratie verlopen overeenkomstig de wet op het gebruik van talen in bestuurszaken.
Artikel 6 – Uurregeling
De ruimtes kunnen per dagdeel worden gebruikt tussen 8.00 uur en 23.00 uur. Een dagdeel is een voormiddag (8u-12u), namiddag (13u-17u) of avond (18u-23u).
De voorbereidingstijd is in deze uren inbegrepen.
Afwijkingen op deze uren zijn mogelijk in uitzonderlijke omstandigheden, mits voorafgaand akkoord van het departement Logistiek, facilitaire dienst.
De ruimtes worden niet ter beschikking gesteld op zon- en feestdagen.
Het auditorium en foyer zijn niet beschikbaar voor externen op dinsdag en woensdag.
De vergaderzalen op de 2e en 3e verdieping zijn enkel ’s avonds en op zaterdag beschikbaar voor externe organisatoren.
Artikel 7 – Staat van onderhoud, plaatsbeschrijving en staat van bevinding
De organisator erkent de ruimtes en de gevraagde technische apparatuur in goede staat van onderhoud te hebben ontvangen. De Provincie is niet aansprakelijk voor eventuele onvoorziene storingen of pannes. Deze kunnen geen aanleiding geven tot enige vorm van vergoeding, van welke aard ook en ten voordele van om het even wie.
Het Logistiek departement, Facilitaire dienst kan aan het gebruik van een zaal of het gebruik van een zaal voor een bepaalde activiteit de voorwaarde van een voorafgaande tegensprekelijke plaatsbeschrijving verbinden.
Op verzoek van de organisator kan voor de aanvang van de activiteit een tegensprekelijke plaatsbeschrijving worden opgesteld, met inbegrip van de controle van de gevraagde technische apparatuur. De gebreken worden genoteerd in een document dat wordt ondertekend door een personeelslid of aangestelde van de Provincie enerzijds en een afgevaardigde van de organisator anderzijds. Bij gebrek aan plaatsbeschrijving wordt de organisator geacht de ruimtes en de gevraagde technische apparatuur in goede staat van onderhoud te hebben ontvangen.
De organisator verbindt er zich toe voor de gebruikte ruimtes te zorgen als een goede huisvader. Als na het einde van de activiteit schade aan de zaal, meubelen of materialen wordt vastgesteld door een personeelslid of een aangestelde van de Provincie, zal een tegensprekelijk staat van bevinding worden opgesteld tussen een personeelslid of een aangestelde van de Provincie enerzijds, en de organisator of zijn contactpersoon anderzijds. Deze tegensprekelijke staat van bevinding kan worden opgesteld tot en met de 3de werkdag na het einde de activiteit.
Artikel 8 – Verplichtingen en gebruiksvoorwaarden
De algemene verplichtingen en gebruiksvoorwaarden gelden voor alle zalen en hun bijhorigheden (gangen, toiletten, buitenruimtes, …), onverminderd eventuele aanvullende of striktere bepalingen in de technische fiche van de zaal.
De organisator zorgt ervoor dat deze bepalingen ook nageleefd worden door zijn/haar eventuele aangestelden en de deelnemers aan zijn/haar activiteit in de zaal en de bijhorigheden.
De zaal mag enkel en alleen gebruikt worden voor de activiteit zoals beschreven in de aanvraag en waarvoor het gebruik werd toegestaan.
De organisator kan het gebruik van de zaal en de bijhorigheden niet afstaan aan derden, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van het Logistiek departement, Facilitaire dienst. In voorkomend geval blijft de organisator ook zelf verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen en gebruiksvoorwaarden.
De organisator mag evenmin andere lokalen in gebruik nemen.
Verantwoordelijkheden van de organisator:
a. Zorgen voor alle nodige vergunningen en toelatingen (bvb. SABAM, …) en naleving van alle andere wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van de activiteit.
b. Waken over de strikte naleving van de veiligheidsnormen opgelegd door de toepasselijke regelgeving, de brandweer en/of de politie van de Stad Gent. Onder voorbehoud van andere of aanvullende vereisten, betekent dit onder meer het volgende:
1) het maximum aantal toegelaten personen wordt in geen geval overschreden;
2) alle uitgangen moeten effectief gebruikt kunnen worden tijdens de activiteit: er wordt geen materiaal voor de uitgangen geplaatst en de uitgangen zijn niet op slot;
3) brandblusapparaten en evacuatieplannen worden niet verplaatst en moeten altijd duidelijk zichtbaar blijven;
4) gasflessen worden niet in het gebouw binnengebracht;
5) er wordt geen rookinstallatie gebruikt;
6) er wordt geen vuur gemaakt;
7) alle mogelijke voorzorgsmaatregelen worden genomen om brand(gevaar) te vermijden.
c. Waken over de strikte naleving van het rookverbod in de zaal en het gebouw.
d. Bewaren van badge(s). De organisator mag deze niet doorgeven aan derden of bijmaken. Bij verlies kan de het Logistiek departement, Facilitaire dienst, de kosten voor het aanmaken van nieuwe badges verhalen op de organisator.
e. Vermijden van overlast (bvb. geur- of geluidshinder) in het gebouw en op de bijhorende plaatsen daarbuiten.
f. Vermijden van nutteloze alarmmeldingen. Bij een nutteloze alarmmelding zijn de daarmee gepaard gaande kosten (werkuren personeel, controle door bewakingsfirma en eventuele andere kosten) ten laste van de organisator.
g. In geval van incidenten of calamiteiten tijdens of naar aanleiding van het gebruik van een zaal: onmiddellijk gepaste maatregelen nemen en zo nodig de hulpdiensten inschakelen.
De organisator draagt als een goede huisvader zorg voor de zaal, de bijhorigheden (gangen, toiletten, …) en het daarin aanwezige materiaal:
a. Het aan de zaal verbonden materiaal blijft in de zaal of het gebouw en wordt niet naar buiten verplaatst. Materiaal dat binnen werd verplaatst, wordt na afloop van de activiteit meteen op de oorspronkelijke plaats teruggezet (desgevallend volgens het inrichtingsplan van de zaal).
b. De organisator staat zelf in voor decoratie en eventuele technische of logistieke voorzieningen die nodig zijn voor zijn/haar activiteit. Er wordt niets bevestigd aan de wanden, plafonds, deuren, zuilen of vloer, zelfs indien dit nadien wordt verwijderd.
c. De zaal, de bijhorigheden (gangen, toiletten, andere gebruikte binnen- en buitenruimtes, …) en het daarin aanwezige materiaal worden na de activiteit achtergelaten in de staat waarin deze werden verkregen. De organisator ruimt zelf op en zorgt ervoor dat afval en supplementair binnengebracht materiaal meteen na de activiteit en alleszins vóór het einde van het toegestane gebruik verwijderd wordt. In geval de organisator in gebreke blijft, wordt één extra poetsbeurt van de schoonmaakfirma die door het provinciebestuur is aangeduid doorgerekend aan de organisator.
d. Dieren zijn niet toegelaten in de zaal, met uitzondering van geattesteerde assistentiehonden.
Met uitzondering van de polyvalente zaal, de foyer en de horecaruimtes zijn in de zalen enkel koffie, thee en water toegelaten. Andere vormen van catering moeten vooraf aangevraagd worden.
Voor elke activiteit die in het auditorium plaatsvindt en waarbij gebruik wordt gemaakt van de daar aanwezige audiovisuele apparatuur zal een personeelslid of een aangestelde van de Provincie belast zijn met de bediening vanuit de regiekamer van dit auditorium.
Artikel 9 – Levering van materiaal
De organisator moet aan het Logistiek departement, Facilitaire dienst meedelen welk materiaal hij wenst mee te brengen. Laden en lossen van dit materiaal gebeurt via de laad- en loszone op -1 (maximum hoogte: 3,15m). Parkeren op de laad- en loszone is alleen toegestaan voor wagens hoger dan 2,30m en na aanvraag bij het Logistiek departement, Facilitaire dienst. Wagens kleiner dan 2,30m parkeren verplicht op -2 of -3 volgens de geldende parkeertarieven.
Het materiaal dat nodig is voor de activiteit mag ten vroegste één werkdag voor het gebruik van de ruimtes worden geleverd.
Een aangestelde van de organisator moet aanwezig zijn om het materiaal in ontvangst te nemen en de ontvangstbewijzen of andere documenten te ondertekenen. De Provincie tekent in geen geval voor ontvangst.
De organisator moet vooraf informeren naar de plaats waar het materiaal kan worden geleverd en geplaatst. Afspraken hieromtrent worden gemaakt met de contactpersoon van de Provincie.
Voor toestellen die stroom nodig hebben moeten op voorhand afspraken worden gemaakt met de contactpersoon van de Provincie.
Uiterlijk één werkdag na het einde van de activiteit moet dit materiaal worden afgehaald. Bij het in gebreke blijven van de organisator mag de Provincie dit materiaal uit de ruimtes verwijderen op kosten en voor risico van de organisator.
Artikel 10 – Catering
In de vergaderzalen is standaard koffie, thee en water voorzien. Voeding kan hier niet worden aangeboden. Uitgebreide koffiepauzes, recepties en maaltijden kunnen enkel in de daarvoor voorziene ruimtes genuttigd worden. Deze worden exclusief verzorgd door de huiscateraar en dienen minstens 2 werkdagen voorafgaand aan de activiteit aangevraagd te worden.
Artikel 11 – Parkeren
Er is een ondergrondse, betalende, parking onder het Provinciehuis. De overdekte fietsstallingen is gratis beschikbaar.
Artikel 12 – Tarieven, kosten, betalingen, annulatievergoedingen
§1 – Tarieven
De retributie voor het gebruik van de zalen is per dagdeel en allesomvattend, met uitzondering van de catering en met uitzondering van de kosten, zoals omschreven in art. 12, §.2.
In de tarieven is een forfait opgenomen voor onderhoud en verzekering van de ruimtes. Deze tarieven zijn exclusief BTW.
De retributie is afhankelijk van de dag en van de categorie organisator.
Er zijn drie tariefcategorieën:
Categorie 1:basistarief
Het basistarief per dagdeel bedraagt:
Categorie 2 en 3: kortingstarieven
Er geldt een korting voor activiteiten van:
Categorie 2: activiteiten zonder inkomgeld
In geval activiteiten georganiseerd worden zonder inkomgeld, bedraagt het tarief per dagdeel:
Categorie 3: activiteiten met inkomgeld
In geval activiteiten georganiseerd worden met inkomgeld, bedraagt het tarief per dagdeel:
§2 – Kosten
Alle kosten eigen aan de activiteit, onder meer de betaling van auteursrechten en naburige rechten zoals de billijke vergoeding, belastingen en retributies zijn voor rekening van de organisator.
De kosten voor het personeelslid of de aangestelde van de Provincie die vanuit de regiekamer van het auditorium de audiovisuele apparatuur bedient zijn inbegrepen in de zaalhuur en dit enkel voor de gehuurde periode.
Als een extra personeelslid noodzakelijk is voor ondersteuning van de activiteit dan zal deze per begonnen uur doorgerekend worden. Op weekdagen bedraagt dit 41 EUR per uur, na 19u wordt dit bedrag verhoogd tot 52 EUR per uur. Op zaterdag bedraagt dit 82 EUR per uur.
De kosten voor de bewaking buiten de diensturen (wanneer de statische bewaking door het provinciebestuur wordt overgenomen door een externe bewakingsfirma ) wordt voor elk begonnen uur aan de organisator doorgerekend
§3 – Betalingen
De in de factuur vermelde retributie moet uiterlijk 50 dagen na de verzenddatum van de factuur betaald zijn op het aangegeven rekeningnummer van de provincie Oost-Vlaanderen.
Als u als organisator de btw (inzake verhuur op korte termijn van onroerende voorheffing) in mindering kan brengen, dient u ons hiervan vooraf op de hoogte te brengen. Dit wordt gestaafd door aan de melding een attest (print screen uit kruispuntdatabank) toe te voegen. De btw zal dan effectief aangerekend worden, berekend op het totale bedrag van de reservering (inclusief extra kosten).
§4 – Annulatievergoedingen
Het afgelasten van de activiteit moet door de organisator schriftelijk worden meegedeeld aan het Logistiek departement, Facilitaire dienst.
Indien de activiteit wordt afgelast:
1° meer dan 30 kalenderdagen vóór de activiteit is de organisator 25% van de vastgestelde retributie verschuldigd;
2° tussen de 7 en de 30 kalenderdagen vóór de activiteit is de organisator 50% van de vastgestelde retributie verschuldigd;
3° minder dan 7 kalenderdagen voor de activiteit is de organisator 100% van de vastgestelde retributie verschuldigd.
De termijn voor deze annulatievergoeding begint pas te lopen vanaf de officiële bevestiging en is dus nog niet van toepassing tijdens de periode waarin de aanvraag wordt behandeld.
§5 – Indexering en actualisering
De tarieven en kosten in dit reglement worden geïndexeerd overeenkomstig deze paragraaf. Een eerste indexatie wordt berekend in juni 2024. Daarna worden ze jaarlijks geïndexeerd. De geïndexeerde tarieven en kosten zijn telkens van toepassing voor prestaties vanaf 1 januari volgend op datum van de berekening.
De tarieven en kosten in dit reglement worden aangepast met volgende formule:
nieuw tarief = tarief x nieuw indexcijfer
aanvangsindex
waarbij de aanvangsindex de gezondheidsindex is van de maand januari 2023.
Het met bovenstaande formule bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogere veelvoud van 5.
§6 – Gevallen van overmacht
In geval van overmacht kan de deputatie definitieve reservaties annuleren zonder dat dit aanleiding kan geven tot enige vorm van vergoeding, van welke aard ook en ten voordele van om het even wie. De organisator wordt zo vlug mogelijk van deze beslissing in kennis gesteld. Ook de organisatoren van de lopende aanvragen worden desgevallend zo vlug mogelijk verwittigd.
§7 – Uitzonderingen
Vaste huurders van werkplekken in het provinciehuis kunnen gratis gebruik maken van de vergaderzalen tot en met 40 personen.
Voor de huur van foyer, auditorium, raadzaal en polyvalente zaal vallen deze huurders onder categorie 2 of 3.
Artikel 13 – Vestiaire
Het gebruik van de vestiaire is verplicht bij het auditorium. Jassen, wandelstokken, paraplu's en alle voorwerpen die kunnen hinderen, worden in de vestiaire gedeponeerd. De Provincie is niet aansprakelijk voor diefstal, beschadiging of verlies hiervan.
Indien een bewaakte vestiaire wordt gewenst, moet de organisator hiervoor zelf de nodige schikkingen treffen.
Artikel 14 – Ontvangst prominenten
Uiterlijk drie werkdagen vóór de aanvang van de activiteit bezorgt de organisator de lijst van mogelijk aanwezige prominenten aan de Provincie, teneinde de Provincie toe te laten eventueel de nodige schikkingen te treffen.
Artikel 15 – Aansprakelijkheid en verzekeringen
De Provincie wijst elke aansprakelijkheid af voor diefstal, beschadiging of verlies van het materiaal of de installaties meegebracht door de organisator van de activiteit.
De organisator is niet gehouden om een brandverzekeringspolis te onderschrijven aangezien de Provincie een verzekeringspolis heeft afgesloten met afstand van verhaal tegenover de organisator volgens de gebruikelijke Belgische polisvoorwaarden.
Voor de schade aan het eigen materiaal van de organisator, dient deze zelf in te staan voor het afsluiten van een brand- en/of alle risico's-verzekering met afstand van verhaal tegenover de Provincie. Deze polis zal ten laatste op de dag van de aanvang van de activiteit aan het Logistiek departement, Facilitaire dienst, worden overgemaakt. De Provincie zal niet verantwoordelijk kunnen gesteld worden voor diefstal, verlies of beschadiging van voorwerpen, goederen of decoronderdelen door de organisator in de ter beschikking gestelde ruimten ondergebracht. De Provincie zal geenszins als bewaarder van deze zaken kunnen worden beschouwd.
De Provincie heeft een aanvullende verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid afgesloten ten gunste van de organisator.
Artikel 16 – Betwistingen
De deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.
Artikel 17 – Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 augustus 2022Tussenkomsten: raadsleden Christian Bauwens, Hans Mestdagh
Gedeputeerde Kurt Moens reageert namens de deputatie.
Het antwoord op de vraag van raadslid Hans Mestdagh over Actie 601 wordt nog schriftelijk nabezorgd.
Het komt de raad toe de jaarrekening en bijlagen vast te stellen alsook kennis te nemen van de thesaurierekeningen en van het verslag van het Rekenhof.
De Provinciewet, in het bijzonder de artikels 66, §2 en 112bis;
De Wet van 29-10-1846 op de inrichting van het Rekenhof, in het bijzonder de artikels 7 en 8;
Het Provinciedecreet, in het bijzonder de artikels 43, §2, 3°; 89, eerste lid, 2°; 141, §2; 152, 154 en 163.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen;
Het Ministerieel Besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen;
Het besluit van de deputatie van 19 december 2013 tot vaststelling van de waarderingsregels en latere wijzigingen.
De provincieraad stelt de jaarrekening van het provinciebestuur dd° 31-12-2021, zoals bijgevoegd als bijlage, vast.
De provincieraad stelt de lijst van de buitengebruikstellingen van roerende en onroerende activa, zoals bijgevoegd als bijlage, vast.
De provincieraad neemt kennis van de thesaurierekeningen.
De provincieraad neemt kennis van het verslag van het Rekenhof.
De provincie brengt de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van de jaarrekening en bezorgt de digitale rapportering erover aan de Vlaamse Regering.
Tussenkomsten: geen
1. De strategische nota
De motivering van de wijzigingen bevat, in volgorde van de strategische nota, voor alle beleidsdoelstellingen en actieplannen het detail van de aanpassingen aan het meerjarenplan.
De voorgestelde aanpassingen betreffen o.m.:
De strategische nota bevat de prioritaire beleidsdoelstellingen en prioritaire actieplannen met een raming van de ontvangsten en uitgaven voor elk jaar van het meerjarenplan. Er zijn geen inhoudelijke aanpassingen.
De lijst van alle beleidsdoelstellingen, actieplannen en bijhorende acties met de daaraan gekoppelde budgetten is beschikbaar op extranet: https://extranet.oost-vlaanderen.be/beleids-en-beheerscyclus/meerjarenplan-2020-2025/,DanaInfo=intranet+.
2. De financiële nota
De financiële nota van het meerjarenplan heeft een dubbel doel. Vooreerst wil men de financiële gevolgen van het beleid in kaart brengen. Vervolgens komt de financiële gezondheid van het bestuur aan bod. De cijfermatige vertaling van de doelstellingen laat toe om op snelle wijze inzicht te verwerven in de financiële gezondheid van het bestuur.
a. Het financieel doelstellingenplan (schema M1)
Het financieel doelstellingenplan bevat een overzicht van alle uitgaven en ontvangsten van het provinciebestuur, enerzijds per beleidsdoelstelling waar prioritaire actieplannen in kaderen en anderzijds het totaal van de niet prioritaire beleidsdoelstellingen.
De indeling is uitgesplitst over exploitatie, investeringen en financiering.
b. De staat van het financieel evenwicht (schema M2)
Uit de staat van het financieel evenwicht blijkt dat het provinciebestuur de twee evenwichtscriteria duidelijk haalt:
• Het beschikbaar budgettair resultaat is voor elk jaar van het meerjarenplan groter dan 10 mln EUR (evenwichtscriterium >0). De totale ontvangsten (inclusief overschotten vorige jaren) volstaan om de totale uitgaven te dekken, waardoor het evenwicht op korte termijn bereikt wordt.
• De autofinancieringsmarge is in het laatste jaar van het meerjarenplan positief (+2,8 mln EUR). Deze ratio mag in de loop van het meerjarenplan negatief zijn maar moet verplicht positief zijn in het laatste jaar. Een positieve autofinancieringsmarge duidt erop dat het saldo uit de exploitatie zal volstaan om de aflossingen van leningen te financieren. Met de middelen gegenereerd uit de normale werking, zonder de overschotten van het verleden, kan het provinciebestuur dus de netto-leningslasten voldoen.
• Nieuw in BBC2020 zijn de gecorrigeerde autofinancieringsmarge en de geconsolideerde gecorrigeerde autofinancieringsmarge, als bijkomende indicatoren voor het financieel evenwicht. In de berekening van de gecorrigeerde autofinancieringsmarge worden de periodieke aflossingen van leningen vervangen door 8% van de totale financiële schuld. Ook de gecorrigeerde autofinancieringsmarge is positief in het laatste jaar van het meerjarenplan. De geconsolideerde gecorrigeerde autofinancieringsmarge is gelijk aan de gecorrigeerde autofinancieringsmarge. Met de inkanteling van APB De Gavers en de uitkanteling van APB Zorgcentrum Lemberge zijn er immers geen APB’s meer.
c. Het overzicht van de kredieten (schema M3)
Op basis van dit schema worden de gewijzigde kredieten voor het lopende boekjaar 2022 vastgesteld. De kredieten zijn limitatief op niveau van:
3. Aandachtspunten
a. De financiële schulden (schema T4)
In het initieel meerjarenplan was een maximale stijging van de uitstaande schuld tot 147 mln EUR eind 2025 voorzien (in de theoretische veronderstelling dat alle gebudgetteerde uitgaven voor de volle 100% gerealiseerd worden). Bij de voorgaande aanpassingen meerjarenplan werd het positief rekeningresultaat gebruikt om de op te nemen leningen sterk te verminderen, in deze aanpassing wordt het bedrag aan op te nemen leningen opnieuw verminderd met 10 mln EUR.
De in de vorige aanpassing meerjarenplan voorziene vervroegde terugbetaling van de leningen met eindvervaldag in de periode 2022-2025 is niet doorgegaan. Deze is gezien de huidige evolutie van de rentevoeten ook niet meer opportuun. De nodige budgetten (aflossingen en rente) worden opnieuw gespreid ingeschreven.
b. Aanpassing subsidielijst
In deze aanpassing van het meerjarenplan zijn ook enkele verschuivingen van, naar of tussen subsidies (budgetgroep 649) opgenomen. Deze worden toegelicht in de motivering van de aanpassingen meerjarenplan (blz. 7-29).
De volledige subsidielijst is als extra bijlage toegevoegd (zie blz. 145-158), hierin zijn de gevraagde aanpassingen verwerkt en zijn ook tekstuele wijzigingen (n.a.v. herwerkte reglementen bijvoorbeeld) gemarkeerd. De geactualiseerde subsidielijst zal na goedkeuring door de Provincieraad digitaal beschikbaar gesteld worden (http://www.oost-vlaanderen.be/meerjarenplan).
c. Detail investeringsbudget 2020-2025 per beleidsdoelstelling
In deze bijlage van het meerjarenplan worden de belangrijkste investeringen opgelijst per beleidsdoelstelling, gewijzigde bedragen zijn geel gemarkeerd. De bijlage vermeldt per beleidsdoelstelling het totaal investeringskrediet initieel en na deze aanpassing meerjarenplan (blz. 183-202).
Conform de decretale bepalingen wordt de aanpassing aan het meerjarenplan 2020-2025 voor vaststelling aan de provincieraad voorgelegd.
Het provinciedecreet van 9 december 2005, gewijzigd bij het decreet van 6 juli 2018, artikelen 141, 142, 151 en 164.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 (gewijzigd met besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2018) over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.
Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 (gewijzigd met ministerieel besluit van 12 september 2018) tot vaststelling van de modellen en nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids-en beheerscyclus van de lokale besturen.
Het provincieraadsbesluit van 16 juni 2021 waarin het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem (besluit provinciegriffier van 28 mei 2021) wordt goedgekeurd.
Het provincieraadsbesluit van 4 december 2019 waarin het meerjarenplan 2020-2025 wordt goedgekeurd.
De aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025, bestaande uit de strategische nota en de financiële nota met toelichtingen en bijlagen wordt vastgesteld.
Tussenkomst: raadslid Hilde Bruggeman
Bij de toekenning van de leningen werd er in het verleden een bedrag afgehouden dat als waarborg diende voor leningen die niet terugbetaald werden, niettegenstaande alle mogelijke inningsinspanningen. Deze middelen zijn ondergebracht in het Waarborgfonds bij Ethias.
Ethias heeft ons laten weten dat, in geval van overdracht van de portefeuille huisvestingsleningen aan een derde partij, het Waarborgfonds niet mee kan overgedragen worden aan die derde partij. In dit geval wordt het Waarborgfonds geliquideerd en wordt het saldo uitbetaald aan de provincie. Hiertoe is een beslissing van de Provincieraad vereist.
In het Waarborgfonds bevindt zich momenteel 311 444,96 EUR.
Het Provinciedecreet;
Het besluit van de provincieraad van 25 april 2018 tot het verlenen van provinciale aanvullende leningen op afbetaling voor het verbouwen van woningen;
Het besluit van de provincieraad van 20 november 2019 houdende de opheffing m.i.v. 1 december 2019 van het reglement van 25 april 2018 tot het verlenen van provinciale aanvullende leningen op afbetaling voor het verbouwen van woningen;
Het bestuursakkoord 2019-2024 van 27 maart 2019;
Het besluit van de provincieraad van 18 november 2020 betreffende de toekomst van de huisvestingsleningen;
Het besluit van de deputatie van 12 augustus 2021;
Het besluit van de provincieraad van 15 december 2021 betreffende de overdracht bestaande portefeuille huisvestingsleningen aan het Vlaams Woningfonds ten laatste op 1 juli 2022;
Het besluit van de provincieraad van 26 januari 2022 Overeenkomst met het Vlaams Woningfonds en machtiging aan de deputatie om addendum bij de overeenkomst te ondertekenen;
Het besluit van de deputatie van 19 mei 2022 betreffende het addendum bij de overeenkomst van 26 januari 2022;
De overeenkomst tussen Provincie Oost-Vlaanderen en de Onderlinge Maatschappij der Openbare Besturen afgekort O.M.O.B. met ingangsdatum 1 januari 1984.
De provincieraad keurt de liquidatie van het Waarborgfonds bij Ethias goed en vraagt het beschikbaar saldo over te schrijven op rekening van de provincie BE23 0910 0054 9491.
Tussenkomsten: geen
De wijzigingen aan de gemeenschappelijke tekst van het schoolreglement voor de Kiempunten moeten worden vastgesteld door de Provincieraad.
Decreet van 25 februari 1997 basisonderwijs.
Decreet van 1 juli 2020 betreffende het onderwijs XXX.
Besluit van de Provincieraad van 16 juni 2021 betreffende wijzigingen aan de gemeenschappelijke tekst van het schoolreglement van de Kiempunten schooljaar 2021-2022.
Advies van de schoolraden:
| Kiempunt campus Buggenhout | geen schoolraad ingericht dit schooljaar |
| Kiempunt campus Assenede | 13 juni 2022 |
| Kiempunt campus Eeklo | 21 juni 2022 |
De Provincieraad stelt de gemeenschappelijke tekst van het schoolreglement van de Kiempunten vast zoals in bijlage.
Deze gemeenschappelijke tekst treedt in werking op 1 september 2022.
Het Provincieraadsbesluit van 16 juni 2021 betreffende de wijzigingen aan de gemeenschappelijke tekst van het schoolreglement van de Kiempunten schooljaar 2021-2022 wordt opgeheven.
Tussenkomsten: geen
De wijzigingen aan het centrumreglement moeten worden vastgesteld door de Provincieraad.
Artikel 42,§ 3 van het Provinciedecreet.
Decreet van 15 juni 2007 betreffende het volwassenenonderwijs.
Provincieraadsbesluit van 16 juni 2021 betreffende de wijzigingen aan het gemeenschappelijk centrumreglement van de centra voor volwassenenonderwijs Groeipunten schooljaar 2021-2022.
De Provincieraad stelt het gemeenschappelijk centrumreglement van de provinciale centra voor volwassenenonderwijs Groeipunten vast zoals in bijlage.
Dit centrumreglement treedt in werking op 1 september 2022.
Het Provincieraadsbesluit van 16 juni 2021 betreffende de wijzigingen aan het gemeenschappelijk centrumreglement van de centra voor volwassenenonderwijs Groeipunten schooljaar 2021-2022 wordt opgeheven.
Tussenkomsten: geen
De wijzigingen in het schoolreglement voor de Richtpunten (gewoon voltijds secundair onderwijs) moeten worden vastgesteld door de Provincieraad.
Artikel 42, § 3 van het Provinciedecreet.
Besluit van de Vlaamse regering van 17 december 2010 houdende de codificatie betreffende het secundair onderwijs.
Omzendbrief SO 64 van 25 juni 1999 betreffende de structuur en de organisatie van het voltijds secundair onderwijs.
Provincieraadsbesluit van 16 juni 2021 betreffende de wijzigingen aan de gemeenschappelijke tekst van het schoolreglement van de Richtpunten schooljaar 2021-2022.
Advies van de schoolraden:
| Richtpunt campus Oudenaarde | 8 juni 2022 |
| Richtpunt campus Hamme | 15 juni 2022 |
| Richtpunt campus Eeklo | 16 juni 2022 |
| Richtpunt campus Ninove | 27 juni 2022 |
| Richtpunt campus Gent Godshuizenlaan | 14 juni 2022 |
| Richtpunt campus Gent Abdisstraat | 14 juni 2022 |
| Richtpunt campus Gent Henleykaai | 14 juni 2022 |
| Richtpunt campus Zottegem | 23 juni 2022 |
De Provincieraad stelt de gemeenschappelijke tekst van het schoolreglement van de Richtpunten (gewoon voltijds onderwijs) vast zoals in bijlage.
Deze gemeenschappelijke tekst treedt in werking op 1 september 2022.
Het Provincieraadsbesluit van 16 juni 2021 betreffende de wijzigingen aan de gemeenschappelijke tekst van het schoolreglement van de Richtpunten schooljaar 2021-2022 wordt opgeheven.
Tussenkomsten: geen
De wijzigingen in het schoolreglement voor Richtpunt campus Buggenhout moeten worden vastgesteld door de Provincieraad.
Artikel 42, §3 van het Provinciedecreet.
Besluit van de Vlaamse Regering van 17 december 2010 houdende de codificatie betreffende het secundair onderwijs.
Omzendbrief SO/2011/03/BUSO van 15 augustus 2011 betreffende structuur en organisatie van het buitengewoon secundair onderwijs.
Provincieraadsbesluit van 16 juni 2021 betreffende de wijzigingen aan het schoolreglement voor Richtpunt campus Buggenhout schooljaar 2021-2022.
Advies van de schoolraad:
| Richtpunt campus Buggenhout
| 14 juni 2022 |
De Provincieraad stelt het schoolreglement van Richtpunt campus Buggenhout vast zoals in bijlage.
Dit schoolreglement treedt in werking op 1 september 2022.
Het Provincieraadsbesluit van 16 juni 2021 betreffende de wijzigingen aan het schoolreglement voor Richtpunt campus Buggenhout schooljaar 2021-2022 wordt opgeheven.
Tussenkomsten: geen
De wijzigingen aan het centrumreglement voor Richtpunt campus Eeklo – Deeltijds onderwijs moeten vastgesteld worden door de Provincieraad.
Artikel 42, §3 van het Provinciedecreet.
Decreet van 18 juli 2008 betreffende het stelsel van leren en werken in de Vlaamse Gemeenschap.
Omzendbrief SO/2008/08 van 8 augustus 2008 betreffende Stelsel van leren en werken.
Omzendbrief SO/2019/01 van 13 maart 2019 betreffende duaal leren en aanloopfase.
Omzendbrief CLB/2020/01 van 24 juni 2020 betreffende NAFT (Naadloze flexibele trajecten onderwijs-welzijn).
Provincieraadsbesluit van 16 juni 2021 betreffende de wijzigingen aan het centrumreglement van Richtpunt campus Eeklo – Deeltijds onderwijs schooljaar 2021-2022.
Advies van de centrumraad van 16 juni 2022.
Advies van de schoolraad van 16 juni 2022.
De Provincieraad stelt het centrumreglement voor Richtpunt campus Eeklo – Deeltijds onderwijs vast zoals in bijlage.
Dit centrumreglement treedt in werking op 1 september 2022.
Het Provincieraadsbesluit van 16 juni 2021 betreffende de wijzigingen aan het centrumreglement van Richtpunt campus Eeklo – Deeltijds onderwijs schooljaar 2021-2022 wordt opgeheven.
Tussenkomsten: raadsleden Peter Hertog, Elisabet Dooms, Hilde Bruggeman
Gedeputeerde Kurt Moens reageert namens de deputatie.
Het onderzoek van de stukken heeft het volgende uitgewezen:
De begrotingswijziging 2022/1 is opgemaakt conform de modellen van het koninklijk besluit van 1 maart 2004.
Bijkomend heeft de PIMD een uitgebreide inhoudelijke en cijfermatige toelichting toegevoegd.
1. Gewone dienst
De ontvangsten en uitgaven van de gewone dienst worden bijgestuurd door:
Hierdoor sluit de gewone dienst af met een overschot van 79.841,35 EUR en blijft de provinciale toelage behouden op een bedrag van 1.102.500,85 EUR.
2. Buitengewone dienst
Ook de ontvangsten en uitgaven van de buitengewone dienst worden bijgestuurd door:
Hierdoor sluit de buitengewone dienst af met een overschot van 0,42 EUR en blijft de provinciale toelage behouden op een bedrag van 35.395,26 EUR.
3. Gewone en buitengewone dienst samen
Aangezien de verhoging van de uitgaven integraal gefinancierd wordt met het overschot van de begrotingsrekening 2021 blijft de provinciale toelage voor 2022 behouden op een totaal van 1.137.896,11 EUR als tussenkomst in de uitgaven van de gewone en buitengewone dienst samen.
4. Conclusie
De begrotingswijziging 2022/1 past binnen de contouren van de door de provincieraad in zitting van 16 juni 2021 gunstig geadviseerde begroting 2022.
Wet van 21 juni 2002 betreffende de Centrale Raad der niet-confessionele levensbeschouwelijke gemeenschappen van België, de afgevaardigden en de instellingen belast met het beheer van de materiële en financiële belangen van de erkende niet-confessionele levensbeschouwelijke gemeenschappen.
Koninklijk besluit van 17 februari 2004 houdende het algemeen reglement van de boekhouding van de instellingen belast met het beheer van de materiële en financiële belangen van de erkende niet-confessionele levensbeschouwelijke gemeenschappen en erkende centra voor morele dienstverlening.
Koninklijk besluit van 1 maart 2004 tot vaststelling van de modellen van de begroting en de rekeningen van de instellingen belast met het beheer van de materiële en financiële belangen van de erkende niet-confessionele levensbeschouwelijke gemeenschappen en erkende centra voor morele dienstverlening.
Begroting 2022 van de Provinciale Instelling voor Morele Dienstverlening Oost-Vlaanderen, gunstig geadviseerd door de provincieraad in zitting van 16 juni 2021 en goedgekeurd door de minister van Justitie op 16 juli 2021.
Begrotingswijziging 2022/1 van de Provinciale Instelling voor Morele Dienstverlening Oost-Vlaanderen, vastgesteld door de raad van bestuur in zitting van 28 april 2022 en ingediend bij de provincie op 6 mei 2022.De provincieraad adviseert de begrotingswijziging 2022/1 van de Provinciale Instelling voor Morele Dienstverlening Oost-Vlaanderen gunstig.
Een afschrift van dit besluit wordt aan de Centrale Vrijzinnige Raad en de PIMD toegestuurd.
Tussenkomsten: geen
Het onderzoek van de stukken heeft het volgende uitgewezen:
De begroting 2023 is opgemaakt conform de modellen van het koninklijk besluit van 1 maart 2004.
Bijkomend heeft de PIMD een uitgebreide inhoudelijke en cijfermatige toelichting toegevoegd.
1. Gewone dienst
De uitgaven van de gewone dienst worden geraamd op een totaal bedrag van 1.127.502,08 EUR.
Na verrekening van 79.841,35 EUR overschot uit voorgaande dienstjaren en 7.000 EUR ontvangsten uit terugvordering van kosten wordt voor de gewone dienst een provinciale toelage van 1.040.660,73 EUR voorzien, waardoor de gewone dienst in evenwicht afsluit.
Uit de toelichtende nota en de tabel 'uitsplitsing kredieten' blijkt dat er onder meer kredieten worden voorzien voor de financiering van:
2. Buitengewone dienst
De uitgaven van de buitengewone dienst worden geraamd op een totaal bedrag van 40.000 EUR.
Na verrekening van 0,42 EUR overschot uit voorgaande dienstjaren wordt voor de buitengewone dienst een provinciale toelage van 39.999,58 EUR voorzien, waardoor de buitengewone dienst in evenwicht afsluit.
Uit de toelichtende nota en de tabel 'uitsplitsing kredieten' blijkt dat er kredieten worden voorzien voor investeringen in meubilair, installaties en inrichting van de huizenvandeMens.
3. Gewone en buitengewone dienst samen
De uitgaven van de gewone en buitengewone dienst samen worden aldus voor 2023 geraamd op 1.167.502,08 EUR. Dit is 17.253,70 EUR meer dan het totaal aan uitgaven voorzien in de begroting 2022 en is te verklaren doordat een jaarlijkse indexatie van 1,5% in rekening wordt gebracht.
Na verrekening van 79.841,77 EUR overschot uit voorgaande dienstjaren en 7.000 EUR ontvangsten uit terugvordering van kosten komt de provinciale toelage uit op een totaal van 1.080.660,31 EUR en sluit de begroting 2023 in evenwicht af.
4. Conclusie
De begroting 2023 voldoet aan de bepalingen van artikel 7, 1° van het koninklijk besluit van 17 februari 2004: de begroting is in evenwicht, zowel in de gewone als in de buitengewone dienst.
Wet van 21 juni 2002 betreffende de Centrale Raad der niet-confessionele levensbeschouwelijke gemeenschappen van België, de afgevaardigden en de instellingen belast met het beheer van de materiële en financiële belangen van de erkende niet-confessionele levensbeschouwelijke gemeenschappen.
Koninklijk besluit van 17 februari 2004 houdende het algemeen reglement van de boekhouding van de instellingen belast met het beheer van de materiële en financiële belangen van de erkende niet-confessionele levensbeschouwelijke gemeenschappen en erkende centra voor morele dienstverlening.
Koninklijk besluit van 1 maart 2004 tot vaststelling van de modellen van de begroting en de rekeningen van de instellingen belast met het beheer van de materiële en financiële belangen van de erkende niet-confessionele levensbeschouwelijke gemeenschappen en erkende centra voor morele dienstverlening.
Begroting 2023 van de Provinciale Instelling voor Morele Dienstverlening Oost-Vlaanderen, vastgesteld door de raad van bestuur in zitting van 28 april 2022 en ingediend bij de provincie op 6 mei 2022.
De provincieraad adviseert de begroting 2023 van de Provinciale Instelling voor Morele Dienstverlening Oost-Vlaanderen gunstig.
Een afschrift van dit besluit wordt aan de Centrale Vrijzinnige Raad en de PIMD toegestuurd.
Tussenkomsten: geen
Het onderzoek van de stukken heeft het volgende uitgewezen:
De financiële nota van het budget 2022 is opgemaakt conform de modellen van het ministerieel besluit van 27 november 2006. Daarnaast heeft de kathedrale kerkraad een uitgebreide toelichtende nota toegevoegd.
1. Exploitatie
De provinciale exploitatietoelage zal 205.000 EUR bedragen en past binnen het goedgekeurd MJP. In het MJP 2020-2025 is voor het jaar 2022 eenzelfde bedrag als provinciale toelage voorzien.
Zowel de exploitatieontvangsten als exploitatie-uitgaven liggen in lijn met het goedgekeurd MJP. De exploitatieontvangsten belopen 2.668.552 EUR en de exploitatie-uitgaven, inclusief de periodieke aflossingen van leningen en de overboeking naar investeringen, komen uit op 2.940.392 EUR.
Ten opzichte van het MJP worden een aantal exploitatie-uitgaven verhoogd, dit op basis van een meer realistische inschatting, maar deze verhoging wordt gecompenseerd door een verrekening van de overschotten uit voorgaande jaren en door een verschuiving tussen de uitgavenkredieten.
In de toelichtende nota worden de exploitatiekredieten, en de eventuele wijzigingen ten opzichte van het MJP, verder besproken.
2. Investeringen
De provinciale investeringstoelage zal 281.250 EUR bedragen en past binnen het goedgekeurd MJP. In het MJP 2020-2025 is voor het jaar 2022 eenzelfde bedrag als provinciale toelage voorzien.
De investeringsontvangsten, inclusief een opname van de lening en de overboeking uit exploitatie, belopen 4.707.453 EUR en de investeringsuitgaven, inclusief een vervroegde terugbetaling van de lening, komen uit op 3.782.972 EUR.
In de toelichtende nota worden de investeringsprojecten, en de eventuele wijzigingen ten opzichte van het MJP, verder besproken.
Het investeringsluik sluit met een aanzienlijk overschot af, maar dit is tijdelijk en wordt verklaard doordat ontvangsten (toelagen) en uitgaven (facturen aannemer/architect) niet altijd in hetzelfde jaar vallen. Over de jaren heen zullen de projecten in evenwicht afsluiten.
3. Conclusie
Samenvattend kan worden geconcludeerd dat het budget 2022 inhoudelijk verantwoord en noodzakelijk is en boekhoudkundig correct werd uitgevoerd.
Verder blijkt dat het budget 2022 past in het goedgekeurd MJP 2020-2025, waardoor kan worden volstaan met een aktename door de provincieraad.
Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten.
Decreet van 22 oktober 2021 tot regeling van de erkenning van lokale geloofsgemeenschappen, de verplichtingen van de besturen van de eredienst en het toezicht daarop en tot wijziging van het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten.
Besluit van de Vlaamse Regering van 13 oktober 2006 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten.
Ministerieel Besluit van 27 november 2006 tot vaststelling van de modellen van de boekhouding van de besturen van de eredienst en ter uitvoering van artikel 46 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 13 oktober 2006 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de eredienst en van de centrale besturen van de eredienst.
Meerjarenplan 2020-2025 van de Kathedrale kerkfabriek Sint-Baafs, met zetel te Hoofdkerkstraat 1, 9000 Gent, goedgekeurd door de provincieraad in zitting van 16 december 2020.
Budget 2022 van de Kathedrale kerkfabriek Sint-Baafs te Gent, vergezeld van een gunstig advies van het erkend representatief orgaan, vastgesteld door de kathedrale kerkraad van deze gemeenschap op 24 mei 2022 en ingediend bij de provincie op 30 mei 2022.
De provincieraad neemt akte van het budget 2022 van de Kathedrale kerkfabriek Sint-Baafs, met zetel te Hoofdkerkstraat 1, 9000 Gent.
Een afschrift van dit besluit zal naar de kerkraad van de Kathedrale kerkfabriek Sint-Baafs en naar het erkend representatief orgaan worden verzonden.
Tussenkomsten: geen
Uitnodiging
De algemene vergadering van de Gemeentelijke Holding nv in vereffening vindt plaats op woensdag 29 juni 2022 om 14.00 uur in het Bluepoint Brussels Business Centre, A. Reyerslaan 80, 1030 Brussel.
Agenda
1. Bespreking van de werkzaamheden van de vereffenaars over het boekjaar 2021
2. Bespreking van de jaarrekening over het boekjaar 2021
3. Bespreking van het jaarverslag van de vereffenaars over het boekjaar 2021 inclusief beschrijving van de vooruitgang van de vereffening en redenen waarom de vereffening nog niet kon worden afgesloten
4. Bespreking van het verslag van de commissaris over de jaarrekening over het boekjaar 2021
5. Voorstel van de vereffenaars tot benoeming van een commissaris
6. Stemming over de benoeming van de commissaris
7. Vraagstelling
Bijlagen:
01: uitnodiging algemene vergadering van 29 juni 2022
02: agenda algemene vergadering van 29 juni 2022
03: jaarrekening over het boekjaar 2021
04: jaarverslag van de vereffenaars over het boekjaar 2021 inclusief beschrijving van de vooruitgang van de vereffening en redenen waarom de vereffening nog niet kon worden afgesloten
05: controleverslag van de commissaris an de Gemeentelijke Holding nv in vereffening over het boekjaar 2021
06: volmacht
Vooraf
De Gemeentelijke Holding nv werd in vereffening gesteld ingevolge de beslissing van de algemene vergadering van 7 december 2011 om de vennootschap te ontbinden. De vennootschap is anno 2019 nog steeds in vereffening.
De algemene vergadering van 29 juni 2022 kan worden gekaderd in de wettelijke verplichting van de vereffenaars om elk jaar de jaarrekening aan de algemene vergadering voor te leggen met vermelding van de redenen waarom de vereffening nog niet kon worden afgesloten.
Het doel van de vereffening is om de activa te realiseren. De financiële markten zijn zeer volatiel, wat de realisatie van de activa sterk beïnvloedt. De activa werden gerealiseerd. De voomaamste risico's en onzekerheden bestaan uit het innen van de resterende vorderingen, in het bijzonder de vordering op de federale overheid, en de afwikkeling van de lopende procedures. De vereffenaars merken op dat het COVID-l9 virus en de maatregelen opgelegd door de overheid een grote economische impact hebben gehad in 2021. Gelet op het vergevorderde stadium van de vereffening achten de vereffenaars de impact van de COVID-l9 crisis eerder beperkt. Daarnaast is er de escalatie van het conflict in Oerkraïne in 2022, maar ook hier achten de vereffenaars de impact van deze crisis eerder beperkt.
Het blijft evenwel de intentie van de vereffenaars om de vereffening in een relatief kort tijdsbestek af te ronden, maar de lange duurtijd van de gerechtelijk procedures waarin de vennootschap partij is, kunnen een belangrijke negatieve invroed hebben op de duurtijd tot het sluiten van de vereffening.
Overeenkomstig de wettelijke regels worden alle punten, behoudens de benoeming van de commissaris (agendapunt 6), louter ter kennisname meegedeeld aan de algemene vergadering. Zij worden dus niet ter stemming voorgelegd.
Bespreking agendapunten
De jaarrekening over het boekjaar 2021
Uit de stukken blijkt dat het boekjaar 2021 afsluit met een negatief resultaat van -6.514.921,23 EUR. Het overgedragen verlies van het vorige boekjaar bedraagt -1.831.118.619,33 EUR.
Als men deze bedragen optelt, bekomt men een over te dragen verlies van -1.837.633.540,56 EUR.
Het verslag van de vereffenaars
Uit het verslag van het college van vereffenaars blijkt dat het negatief resultaat te wijten is aan de financiële kosten. Deze financiële kosten bestaan in belangrijke mate uit interesten op het rentedragend passief.
De vereffenaars dragen het aldus bekomen verlies over naar het volgende boekjaar.
Verslag van de commissaris
Naar het oordeel van de commissaris-revisor geeft de jaarrekening een getrouw beeld van het vermogen, de financiële toestand van de vennootschap per 31 december 2021 en de resultaten van de vennootschap.
Stemming over de benoeming van de commissaris
Het voorstel van de vereffenaars i.v.m. de aanstelling van de commissaris betreft de herbenoeming van de huidige commissaris, PricewaterhouseCoopers Reviseurs d'Entreprises - PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren BV, aan dezelfde voorwaarden als voorheen.
Vertegenwoordiging
Bij provincieraadsbesluit van 27 maart 2019 werd de provinciale vertegenwoordiging voor de algemene vergaderingen van de Gemeentelijke Holding nv in vereffening geregeld. Provincieraadslid Hans Mestdagh werd aangeduid als effectief lid, provincieraadslid Elisabet Dooms als plaatsvervanger.
Provinciedecreet van 9 december 2005.
Het provincieraadsbesluit van 27 maart 2019 inzake de aanduiding van de effectieve en plaatsvervangende vertegenwoordiger in de Gemeentelijke Holding nv in vereffening.
De statuten van de Gemeentelijke Holding nv in vereffening.
De beslissing van de buitengewone algemene vergadering van de Gemeentelijke Holding nv van 7 december 2011 om de vennootschap te ontbinden, haar in vereffening te stellen, de vereffenaars aan te duiden en hun bevoegdheden te bepalen.
De uitnodiging voor de algemene vergadering van de Gemeentelijke Holding nv in vereffening op 29 juni 2022.
De Provincie zal op de algemene vergadering van de Gemeentelijke Holding nv in vereffening van 29 juni 2022 vertegenwoordigd worden door:
− provincieraadslid Elisabet Dooms als effectieve vertegenwoordiger
− provincieraadslid Hans Mestdagh als plaatsvervangende vertegenwoordiger.
Het mandaat van de vertegenwoordiger van de Provincie op de algemene vergadering van de Gemeentelijke Holding nv in vereffening van 29 juni 2022 wordt als volgt bepaald:
− kennisnemen van de agendapunten 1 tot en met 5;
- goedkeuring verlenen aan het agendapunt 6, nl. de stemming over de benoeming van de commissaris: VOOR.
Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan:
− de Gemeentelijke Holding nv in vereffening, samen met de ondertekende volmacht;
− de provinciale vertegenwoordiger.
Gedeputeerde An Vervliet geeft mee dat er een materiële fout staat in artikel 3 van het besluit: de datum van de Algemene Vergadering moet 30 juni 2022 zijn.
Stemming inclusief correctie van een materiële fout in artikel 3: datum van de Algemene Vergadering is 30 juni 2022.
Het provinciebestuur is aandeelhouder in de drie sociale huisvestingsmaatschappijen die zullen fusioneren, heeft vertegenwoordigers in de drie algemene vergaderingen en één in het bestuursorgaan van Habitare+. De vertegenwoordigers van het provinciebestuur zullen bijgevolg op 30 juni 2022, naar aanleiding van de Buitengewone Algemene Vergaderingen van de drie maatschappijen, moeten stemmen over het gezamenlijk fusievoorstel conform het besluit van de Provincieraad.
Volgende argumenten worden aangereikt om de fusie te motiveren:
De Raad erkent deze argumenten. Bovendien zijn er geen alternatieve fusiemogelijkheden voorgelegd.
Vóór de fusie ging het om 43 aandelen in Kleine Landeigendom Het Volk, ofwel 3.63% % van het totaal, 1997 aandelen in Habitare+ , ofwel 11.67% van het totaal en 400 aandelen in Volkshaard, ofwel 2.75% van het totaal. Na de fusie zal de provincie 710 aandelen bezitten van de in totaal 17630 aandelen, ofwel 4.03% van het geheel.
Er werd een ruilverhouding toegepast op basis van de gecorrigeerde intrinsieke eigen vermogenswaarde vastgesteld door de bedrijfsrevisoren.
Dit komt op een omruiling : voor Het Volk oorspronkelijk 43 aandelen gedeeld door 1,63 geeft 26,38 nieuwe aandelen / Habitare+ oorsponkelijk 1.997 aandelen gedeeld door 7,03 geeft 284,06 nieuwe aandelen en de 400 aandelen van Volkshaard blijven bestaan. Samengeteld komt men aan 710,44 (26,38 + 284,06 + 400,00) nieuwe aandelen of afgerond 700 aandelen.
Als aandeelhouder loopt de provincie geen bijkomend risico in dit verband, aan de aandeelhouders wordt immers geen financiële inbreng gevraagd. Het eventuele risico beperkt zich tot de waarde van de aandelen vóór de fusie.
Derhalve gaat de Raad akkoord met een fusie tussen beide hoger vernoemde vennootschappen.
Gezien het mandaat van de Provincie in het bestuursorgaan van SHM Habitare+ zal behouden blijven tot het einde van de legislatuur, dient er geen nieuwe voordracht te gebeuren.
Feitelijke gronden
Tegen 1 januari 2023 (uitstel mogelijk t.e.m. 30 juni 2023) moeten sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM's) en sociale verhuurkantoren (SVK's) één woonactor vormen met maar één speler per gemeente: de woonmaatschappij.
De statuten van de sociale huisvestingsmaatschappijen Volkshaard, Kleine Landeigendom Het Volk en Habitare+ voorzien een vertegenwoordiging van het provinciebestuur Oost-Vlaanderen in de algemene vergaderingen van de vennootschappen; deze van Habitare+ voorzien tevens een vertegenwoordiging in het bestuursorgaan van de vennootschap.
Met een brief van 16 december 2021 wordt de Provincie ervan op de hoogte gebracht dat de raden van bestuur van Volkshaard, Kleine Landeigendom Het Volk en Habitare+ willen overgaan tot een fusie en dat de gesprekken daartoe lopende zijn (zie brief in bijlage).
Met 3 brieven van 7 juni 2022 nodigen Volkshaard, Kleine Landeigendom Het Volk en Habitare+ de Provincie uit voor de Buitengewone Algemene Vergaderingen waarop over deze fusie zal beslist worden (zie oproepingsbrieven met agenda en volmachtformulieren in bijlage). Het schrijven van Volkshaard bevat tevens het voorstel van gecoördineerde statuten, alsook het bijzonder verslag van het bestuursorgaan van de vennootschap overeenkomstig 5:101 van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (zie bijlage).
Het mandaat van de Provincie in het bestuursorgaan van SHM Habitare+ zal behouden blijven, vermits de raden van bestuur worden samengevoegd (krachtens de overgangsbepalingen) en dit tot aan de volgende gemeente- en provincieraadsverkiezingen.
Juridische gronden
Kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003;
De artikelen 42, §1 en 43, §2, 5° van het provinciedecreet van 9 december 2005;
Het decreet houdende de invoering van begeleidende maatregelen ter bevordering van de performante werking van de sociale woonorganisaties van 28 april 2017;
Het provincieraadsbesluit van 14 februari 2019 houdende Wonen - Vertegenwoordiging in VMSW, regionale sociale huisvestingsmaatschappijen en in sociale kredietvennootschappen;
Het Federale Wetboek van Vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019, boek XI, hoofdstuk II, artikelen 693 tot en met 704 betreffende fusie door overneming;
Omzendbrief 24 april 2020 OMG/W 2020/3 betreffende de impact van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen op de sociale huisvestingsmaatschappijen;
De Vlaamse Codex Wonen van 1 januari 2021;
Decreet van 9 juli 2021 houdende wijziging van diverse decreten met betrekking tot wonen;
Besluit van de Vlaamse Regering van 17 december 2021 tot wijziging van verschillende besluiten over wonen (tevens opgenomen in de Vlaamse Codex Wonen (Titel 3: Woonmaatschappijen)).
De raad neemt kennis van de fusiedocumentatie (zie bijlage) en van de Buitengewone Algemene Vergaderingen die zullen doorgaan op 30 juni 2022 om 18u voor Kleine Landeigendom Het Volk, om 18u30 voor Habitare+ en om 19u voor Volkshaard, en dit in Holiday Inn Gent Expo te Maaltekouter3, 9051 Gent (Sint-Denijs-Westrem).
De raad neemt kennis van en keurt de agendapunten en voorstellen goed die aan de Buitengewone Algemene Vergaderingen zullen worden voorgelegd, zoals deze blijken uit de bijgevoegde documenten.
De raad verleent een bijzondere volmacht aan de mandatarissen die de provincie vertegenwoordigen binnen de algemene vergaderingen van de drie maatschappijen, om op de Bijzondere Algemene Vergaderingen van 30 september 2022 op te treden namens de provincie en te stemmen voor de goedkeuring van de verschillende agendapunten en voorstellen zoals deze blijken uit de bijgevoegde documenten.
Een uittreksel uit dit besluit zal worden overgemaakt aan de betrokken partijen.
Raadsleden Hilde Bruggeman en Peter Hertog lichten hun voorstel tot beslissing toe.
Tussenkomsten: raadsleden Olaf Evrard, Bruno Matthys, Henk Heyerick
Gedeputeerden Riet Gillis en Kurt Moens reageren namens de deputatie.
Motivatie:
Er heerst een grote krapte op de arbeidsmarkt. Ook voor overheden zorgt dat er voor dat de zoektocht naar geschikt personeel steeds moelijker wordt. Zeker wanneer deze overheden beslissen om de statutaire tewerkstelling af te bouwen en te vervangen door contractuele.
Vandaar het grote belang van een tweede pensioenpijler voor contractuelen. Die vermindert (gedeeltelijk) de financiële nadelen die aan de contractuele tewerkstelling bij de overheid verbonden zijn, en vergroot de kans dat de overheid als werkgever aantrekkelijk blijft.
De provincie Oost-Vlaanderen voerde reeds in de vorige legislatu(u)r(en) een tweede pensioenpijler voor contractuele personeelsleden in, en voorzag ook in een groeitraject van deze pijler. In 2010 werd gestart met een pensioenpijler van 1% van de loonmassa, en dit groeide gestaag tot 2,5% in 2016 en 3% in 2018.
Tijdens deze legislatuur is dit groeitraject stil gevallen. Nochtans besliste de huidige meerderheid om nog meer in te zetten op contractuele tewerkstelling ipv van de normale statutaire tewerkstelling, wat de noodzaak om aantrekkelijke contractuele voorwaarden aan te bieden alleen maar doet toenemen.
We mogen ook niet vergeten dat vele lokale besturen ondertussen ook een tweede pensioenpijler hebben uitgewerkt die een stuk hoger ligt dan wat de provincie Oost-Vlaanderen voorziet.
Daarom stellen we voor om opnieuw aan te sluiten bij dit oorspronkelijke groeitraject (een half procent elke 2 jaar). Wat betekent 4% op de loonmassa voor 2022 en 4,5% in 2024.
Concreet voorstel:
De provincieraad van de provincie Oost-Vlaanderen
Raadslid Christian Bauwens licht zijn vraag toe.
Tussenkomsten: raadsleden Elisabet Dooms, Hans Mestdagh
Gedeputeerde Leentje Grillaert beantwoordt de vraag namens de deputatie.
Vraag gericht aan (gouverneur / deputatie / beide): Deputatie
Duiding provinciaal belang van de vraag: Onroerend goed van de provincie
Concrete vraag:
Bij besluit van de Deputatie van 31/03/2022 is deze akkoord met het volgende: "Een door WoninGent te betalen bezettingsvergoeding van 34 264,21 EUR voor de periode 25 januari 2018 tot 1 maart 2022." voor de bezetting ter bede. − Na ontvangst van deze vergoeding zullen de 11 leegstaande panden van het Caemersklooster terug worden overgedragen aan het Provinciebestuur.
Wat wil de Deputatie aanvangen met deze panden?
Is het de bedoeling deze panden afzonderlijk te verkopen of te verhuren?
Hebben de verkoopgesprekken met de Stad Gent niets opgeleverd?
Raadslid Kenneth Taylor licht zijn vraag toe.
Gedeputeerde Kurt Moens beantwoordt de vraag namens de deputatie.
Vraag gericht aan (gouverneur / deputatie / beide):
De deputatie
Duiding provinciaal belang van de vraag:
Provinciaal onderwijs
Concrete vraag:
Waarin onderscheidt Oost-Vlaanderen zich van West-Vlaanderen en Vlaams-Brabant, die de opleiding hebben moeten schorsen en rekruten gebeurlijk doorverwijzen?
Is er overleg gepland met de Federale regering omtrent de toekomst?
Is er mogelijkheid dat de provincie, via Paulo of anderszins, mee de rekrutering op zich neemt gelet op het personeelstekort bij de Federale politie?
Heeft de deputatie de gouverneur gevraagd in deze problematiek een brugfunctie te vervullen? In welke zin of waarom niet?
Raadslid Martine Verhoeve licht haar vraag toe.
Tussenkomst: raadslid Peter Hertog
Gedeputeerden Leentje Grillaert en An Vervliet beantwoorden de vraag namens de deputatie.
Vraag gericht aan (gouverneur / deputatie / beide):
De deputatie
Duiding provinciaal belang van de vraag:
Vergunningenbeleid, een aan deputatie specifiek decretaal toegewezen bevoegdheid, waarover vragen kunnen gesteld worden in het kader van het algemeen provinciaal beleid hieromtrent.
Concrete vraag:
De mondelinge vragen van raadsleden Olaf Evrard (IR 4 - 2022_MV_00064) en Bart Vermaercke (IR 6 - 2022_MV_00065) worden samen behandeld.
Raadsleden Olaf Evrard en Bart Vermaercke lichten elk hun vraag toe.
Gedeputeerde An Vervliet beantwoordt beide vragen namens de deputatie.
Vraag gericht aan (gouverneur / deputatie / beide):
Deputatie
Duiding provinciaal belang van de vraag:
Het PRUP Brielmeersen werd op 2 september 2020 definitief vastgesteld door de Oost-Vlaamse provincieraad. In dit PRUP stonden als belangrijkste doelstellingen vermeld:
Op 2 november 2020 werd beroep aangetekend tegen het PRUP met als doel de nietigverklaring van het besluit van de provincieraad. Het stadionproject van KMSK Deinze was de aanleiding van het beroep. De uitbreiding van het stadion zou een te grote mobiliteitsimpact hebben.
Op 16 juni 2022 heeft de Raad van State het PRUP Brielmeersen vernietigd. De Raad van State heeft vastgesteld dat de provincie als plannende overheid de oplossing voor het mobiliteitsprobleem (i.e. verkeersinfarct bij wedstrijden van SK Deinze waarbij tot 8.000 supporters zijn toegelaten) heeft doorgeschoven naar de stad Deinze.
Vlaams Belang heeft zowel in de gemeente- als provincieraad dit PRUP goedgekeurd. Ook al waarschuwden wij toen al uitdrukkelijk voor de mogelijke mobiliteitsproblemen die de uitbreiding van het stadion met zich zou meebrengen.
Hoe dan ook is dit arrest van de Raad van State een serieuze opdoffer voor het stadsbestuur, de provincie en KMSK Deinze. Deze uitspraak legt ook een zware hypotheek op dit dossier waarin heel wat belangen elkaar doorkruisen.
Concrete vraag:
Welke verdere stappen zal de deputatie in dit dossier ondernemen?
Deze vraag (IR 6 - 2022_MV_00065) werd samen behandeld met het voorgaande agendapunt (IR 4 - 2022_MV_00064)
Vraag gericht aan deputatie:
Duiding provinciaal belang van de vraag:
De raad van state heeft op 16 juni het PRUP Brielmeersen vernietigd.
De plannen voor de uitbreiding van het voetbalstadion met de omliggende woontorens kunnen dus niet doorgaan.
Concrete vraag:
Wat zijn de gevolgen voor het provinciaal domein de Brielmeersen zelf?
Meer in het bijzonder de volledig hertekening van het domein met het bouwen van een nieuwe cafetaria, het verplaatsen van de parking en de herinrichting van het domein.
Zijn de reeds gesloten akkoorden met de Stad Deinze nog rechtsgeldig (de grondenruil bvb)?
Deze ingrepen hebben immers geen enkele impact op het mobiliteitsgegeven waarnaar de Raad van State verwijst.