De Provincie Oost-Vlaanderen wil samenwerking en innovatie stimuleren binnen deze speerpuntclusters door bedrijven en kennisinstellingen te verbinden, te ondersteunen en te inspireren. Via een nieuw provinciaal subsidiereglement wordt daarbij ondersteuning geboden aan samenwerkingsinitiatieven tussen:
De focus ligt daarbij op het ontwikkelen van innovatieve producten, diensten of productieprocessen die dicht bij een implementatie in de markt staan.
Provinciedecreet van 9 december 2005.
Artikel 107, 2de en 3de lid van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies.
Meerjarenplan 2020 - 2025 waarbij de Provincie Oost-Vlaanderen de innovatieve kennisregio verder wil vorm geven door in te zetten op slimme specialisatie.
Het reglement met betrekking tot de toekenning van subsidies voor innovatieprojecten binnen de provinciale speerpuntclusters wordt vastgesteld als volgt:
Artikel 1 – Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° experimentele ontwikkeling: het verwerven, combineren, vormgeven en gebruiken van bestaande wetenschappelijke, technologische, zakelijke en andere relevante kennis en vaardigheden, gericht op het ontwikkelen van nieuwe of verbeterde producten, procedés of diensten. Dit kan ook activiteiten omvatten die gericht zijn op de conceptuele formulering, de planning en documentering van alternatieve producten, procedés of diensten;
2° fundamenteel onderzoek: onderzoek dat bestaat uit “experimentele of theoretische werkzaamheden die voornamelijk worden verricht om nieuwe kennis te verwerven over de fundamentele aspecten van verschijnselen en waarneembare feiten, zonder dat hiermee een rechtstreekse commerciële toepassing of een rechtstreeks commercieel gebruik wordt beoogd”;
3° industrieel onderzoek: planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procedés of diensten, of om bestaande producten, procedés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Het omvat de creatie van onderdelen voor complexe systemen en kan ook de bouw omvatten van prototypes in een laboratoriumomgeving en/of in een omgeving met gesimuleerde interfaces voor bestaande systemen, alsmede pilotlijnen, wanneer dat nodig is voor het industriële onderzoek en met name voor de validering van generieke technologie;
4° daadwerkelijke samenwerking: samenwerking tussen ten minste twee onafhankelijke partijen om kennis of technologie uit te wisselen of om een gemeenschappelijke doelstelling op basis van een taakverdeling te bereiken, waarbij de partijen samen de omvang van het samenwerkingsproject bepalen, bijdragen aan de tenuitvoerlegging ervan, en het risico en de resultaten ervan delen. Contractonderzoek en het verrichten van onderzoeksdiensten worden niet als vormen van samenwerking beschouwd;
5° innovatieproject: een tijdelijk gesubsidieerd initiatief, waarvan de maximale duur wordt bepaald in verhouding tot de projectdoelstellingen, activiteiten, budget en de beoogde resultaten. Het project omvat een samenhangend geheel van activiteiten die hoofdzakelijk bestaan uit experimentele ontwikkeling binnen de provinciale speerpuntclusters en onderlinge combinaties van technologieën binnen deze clusters;
6° kleine en middelgrote onderneming (kmo): een onderneming met minder dan 250 werknemers en met, in het boekjaar dat voorafgaat aan het jaar van de aanvraag, een jaaromzet van minder dan 50.000.000 EUR of een balanstotaal van minder dan 43.000.000 EUR;
7° onderneming: elke organisatie die, ongeacht haar rechtsvorm of wijze van financiering, een economische activiteit uitoefent, waarbij onder economische activiteit wordt verstaan ‘iedere activiteit die bestaat uit het aanbieden van goederen en diensten op een markt’;
8° onderneming in moeilijkheden: is een onderneming zoals bepaald in artikel 2, lid 18 uit verordening (EU) Nr. 651/2014 van de Commissie van 17 juni 2014 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag met de interne markt verenigbaar worden verklaard. Daarbij wordt vertrokken van de financiële gezondheid van het bedrijf op lange termijn;
9° organisatie voor onderzoek en kennisverspreiding: een entiteit (zoals universiteiten of onderzoeksinstellingen, agentschappen voor technologieoverdracht, innovatie-intermediairs, entiteiten voor fysieke of virtuele onderzoeksgerichte samenwerking) die, ongeacht haar rechtsvorm (publiek- of privaatrechtelijke organisatie) of financieringswijze, zich in hoofdzaak bezighoudt met het onafhankelijk verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling, en met het breed verspreiden van de resultaten van die activiteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht;
10° prototype: een vroeg voorbeeld, model of uitgave van een product dat is gebouwd om een concept of proces te testen;
11° provinciale speerpuntclusters: de door de Provincie Oost-Vlaanderen gedefinieerde economische clusters:
12° toegepast onderzoek: praktijkgericht onderzoek dat er op gericht is om een concreet probleem op te lossen;
13° TRL-niveau: een schaalverdeling bestaande uit 9 niveaus die aangeeft in welk stadium van ontwikkeling een innovatie zit:
14° zakelijkheidsbeginsel: de voorwaarden van de transactie tussen de contractpartijen wijken niet af van die welke zouden zijn overeengekomen tussen onafhankelijke ondernemingen, en behelzen geen enkele vorm van heimelijke verstandhouding. Iedere transactie die voortvloeit uit een open, transparante en niet-discriminerende procedure wordt geacht te voldoen aan het zakelijkheidsbeginsel.
Artikel 2 – Voorwerp
Binnen de perken van de daartoe in het meerjarenplan van de Provincie Oost-Vlaanderen goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepaling van dit reglement kan de deputatie subsidies toekennen aan Oost-Vlaamse kleine of middelgrote ondernemingen en organisaties voor onderzoek en kennisverspreiding die een samenwerking aangaan gericht op onderzoek en ontwikkeling van innovatieve producten, diensten of productieprocessen binnen de provinciale speerpuntclusters.
De deputatie beslist jaarlijks rond welke speerpuntcluster(s) er subsidies kunnen aangevraagd worden. Deze beslissing is terug te vinden op de website van de Provincie Oost-Vlaanderen of op te vragen via economie@oost-vlaanderen.be.
Artikel 3 – Aanvraagcriteria
Om in aanmerking te komen voor subsidie moet aan de volgende criteria voldaan zijn:
1° de projectpartners binnen het innovatieproject hebben rechtspersoonlijkheid;
2° het innovatieproject omvat een samenwerking tussen ten minste:
Er is sprake van daadwerkelijke samenwerking wanneer:
De voorwaarden van het samenwerkingsproject moeten vóór de aanvang van het project zijn overeengekomen, met name voor wat betreft:
Elke afspraak, ongeacht de benaming of vorm, die de onafhankelijkheid van de organisatie voor onderzoek en kennisverspreiding in het project beperkt ten voordele van de industriële partner, is daarbij uitgesloten.
Maatwerkbedrijven, zoals voorzien in het Reglement met betrekking tot de toekenning van projectsubsidies voor de bevordering van innovatie en professionalisering door samenwerking tussen reguliere ondernemingen en maatwerkbedrijven worden uitgesloten binnen dit reglement.
3° de deelnemers aan het samenwerkingsverband gaan een concreet engagement aan en ondertekenen daartoe een samenwerkingsovereenkomst waarin zij hun deelname aan het project bevestigen, de projectverantwoordelijke aanduiden en de voorwaarden van het samenwerkingsproject bepalen;
4° de partners zijn geen onderneming in moeilijkheden;
5° de aanvrager treedt op als projectverantwoordelijke van het innovatieproject;
6° de zetel en/of activiteiten van de partners bevinden op het grondgebied van de provincie Oost-Vlaanderen;
7° het project moet een provinciaal of bovenlokaal bereik en/of belang hebben;
8° het project betreft experimentele ontwikkeling gericht op TRL-niveau 6 tem 8;
9° de projectpartners binnen het innovatieproject moeten voldoen aan alle verplichtingen die voortvloeien uit eerdere toekenning(en) van projectsubsidies en voldoen aan de EU-regelgeving inzake het ontvangen van staatssteun.
Artikel 4 - Aanvraagprocedure
§1. Tenzij de deputatie anders beslist, doet de Provincie Oost-Vlaanderen een jaarlijkse oproep om aanvraagdossiers in te dienen waarbij de uiterste indieningsdatum wordt gecommuniceerd. De aanvraag van de subsidie moet voor deze uiterste indieningsdatum via het daartoe bestemde aanvraagformulier digitaal worden ingediend via economie@oost-vlaanderen.be.
De ontvangstdatum van de e-mail geldt als bewijs van de datum van indiening. Laattijdige aanvragen worden als onontvankelijk afgewezen.
§2. Het aanvraagdossier moet minstens volgende stukken bevatten:
1° het volledig ingevuld aanvraagformulier, gedateerd en ondertekend door de projectverantwoordelijke;
2° identificatie van de deelnemende partners aan het innovatieproject: naam, zetel of adres, structuur, activiteiten, ondernemingsnummer, IBAN rekeningnummer en BIC code;
3° naam, telefoon, GSM en e-mailadres van de contactpersoon bij de projectverantwoordelijke;
4° naam, telefoon, GSM en e-mailadres van de contactpersonen bij de andere deelnemers aan het innovatieproject;
5° een ingevulde rekenmodule waaruit blijkt dat de betrokken projectpartners geen onderneming in moeilijkheden zijn;
6° een ingevulde kmo-test waaruit blijkt dat de betrokken projectpartners een kleine of middelgrote onderneming zijn;
7° een kopie van de tussen de deelnemers aan het innovatieproject afgesloten samenwerkingsovereenkomst zoals bedoeld in artikel 3, 3° van dit reglement;
8° een omschrijving van de inhoudelijke rol van de deelnemende partners aan innovatieproject;
9° een gedetailleerde omschrijving van het project: vermoedelijke start- en einddatum, locatie project, projectdoelstellingen, activiteiten, stappenplan, beoogde resultaten, continuering na het project en voorziene communicatieacties;
10° een gedetailleerde omschrijving en raming van de kosten waarvoor subsidie wordt aangevraagd;
11° een duidelijke vermelding van het subsidiebedrag dat aan de Provincie Oost-Vlaanderen wordt gevraagd.
§3. Ten laatste twee weken na de indiening van de aanvraag wordt de aanvrager van de subsidie schriftelijk meegedeeld of zijn dossier al dan niet volledig is. Eventueel moet de aanvrager van de subsidie op schriftelijk verzoek alle bijkomende stukken voorleggen, noodzakelijk voor de beoordeling van zijn aanvraag. De deputatie wijst de aanvraag af als onontvankelijk indien de aanvrager van de subsidie binnen de veertien dagen geen passend gevolg geeft aan dit verzoek.
§4. Het project mag geen aanvang nemen alvorens de deputatie een beslissing heeft genomen over de aanvraag.
Het project heeft een maximale looptijd van 2 jaar, lopend vanaf de goedkeuring van het project door de deputatie.
Artikel 5 – Subsidiecriteria
De adviescommissie, zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement, beoordeelt de aanvragen op diverse onderdelen en elementen als volgt:
1° op 50 punten: de kwaliteit van het innovatieproject
2° op 30 punten: impact
3° op 10 punten: het partnerschap
4° op 10 punten: communicatie en zichtbaarheid van het project.
Artikel 6 – Beslissingsprocedure
De aanvragen van de subsidie worden afgehandeld in volgorde van indiening en tot uitputting van het krediet.
Een projectsubsidie, verleend op basis van dit reglement, mag niet worden gecumuleerd met een andere subsidie van de Provincie Oost-Vlaanderen of andere overheid.
De aanvragen van de subsidie worden op voorhand beoordeeld en geselecteerd door een adviescommissie die is samengesteld uit vertegenwoordigers van de dienst Economie, indien nodig bijgestaan door onafhankelijke experts. De leden van de adviescommissie worden aangeduid door de deputatie. De voorzitter van de adviescommissie is de gedeputeerde bevoegd voor economie. Deze adviescommissie komt op voorhand samen en maakt ten laatste 2 maand na de indieningsdatum een selectie van de aanvragen. Zij hanteert hierbij de subsidiecriteria zoals omschreven in artikel 5 en formuleert eventueel een voorstel met betrekking tot het bedrag van de subsidie van de deputatie.
De projectverantwoordelijke kan uitgenodigd worden om het innovatieproject voor te stellen aan de adviescommissie. De geselecteerde aanvragen worden voorgelegd aan de deputatie, die beslist.
De partners binnen het project worden uiterlijk 7 werkdagen na de beslissing van de deputatie op de hoogte gebracht. Dienst Economie volgt de voor subsidie goedgekeurde projecten op in afstemming met de POM Oost-Vlaanderen.
Inhoudelijke en financiële wijzigingen moeten steeds aangevraagd en gemotiveerd worden aan de dienst Economie. Indien de partners de vooropgestelde timing van het project niet kunnen aanhouden, kan het project, in afwijking met artikel 4, §4, met maximaal 1 jaar verlengd worden mits toestemming door de deputatie. Hiertoe dient de aanvrager uiterlijk 3 maand voor het verstrijken van de looptijd van het innovatieproject, een gemotiveerde aanvraag tot verlenging in bij de dienst Economie van de Provincie Oost-Vlaanderen.
Artikel 7 – Bedrag van de subsidie en modaliteiten van uitbetaling
§1. De deputatie kan aan het innovatieproject een eenmalige subsidie van maximaal 50% van de werkelijk gemaakte kosten toekennen tot een maximumbedrag van 100 000 EUR. Het bedrag dat niet gedekt wordt door de subsidie wordt gedragen door eigen middelen van de projectpartners.
De subsidie wordt in schijven uitbetaald. Er wordt een voorschot van 50% uitbetaald. Het saldo van 50% wordt uitbetaald na het voorleggen van de vereiste verantwoordingsstukken.
§2. Volgende uitgaven komen in aanmerking voor subsidiëring: personeelskosten, werkingskosten, externe prestaties en investeringen.
Daarbij dient aan volgende cumulatieve voorwaarden voldaan te worden:
1° de kosten zijn rechtstreeks toe te wijzen aan het project;
2° de kosten worden gemaakt na de beslissing van de deputatie zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement en vallen binnen het project;
3° de kosten zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het project:
De loonkosten worden begroot op basis van een standaard uurtarief (SUT) vermenigvuldigd met de aan de project bestede tijd. Het standaard uurtarief wordt bepaald door het bruto maandloon van de maand januari (of de maand waarop de werknemer gestart is) te vermenigvuldigen met een coëfficiënt van 1,2%;
Het bruto maandsalaris staat in verhouding tot de vereiste kwalificaties en wordt beperkt tot een maximum van 100 EUR per uur;
4° de kosten zijn duidelijk opgenomen en geïdentificeerd in de raming van de kosten van het project zoals omschreven in artikel 4, 10° van dit reglement;
5° geen van de ondernemingen en organisaties voor onderzoek en kennisverspreiding neemt meer dan 70% van de in aanmerking komende kosten voor haar rekening;
6° onderlinge facturatie tussen projectpartners is niet toegestaan.
§3. Volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring:
§4. De toekenning van deze subsidie gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en staatssteun. Daarbij wordt gesteund op:
Artikel 8 – Intellectueel eigendom
§1. Standaard gelden volgende afspraken met betrekking tot intellectueel eigendom van de projectresultaten:
1° elke partij blijft eigenaar van de projectresultaten die voortkomen uit het werk dat is uitgevoerd door die partij (of haar verbonden entiteiten of onderaannemers);
2° twee of meer begunstigden bezitten gezamenlijk resultaten indien:
Een bij de projectaanvraag gevoegde regeling voor intellectueel eigendom kan bovenstaande aanvullen.
§2. De Provincie Oost-Vlaanderen heeft het recht om niet-gevoelige informatie met betrekking tot de actie te gebruiken en materiaal/documentatie te ontvangen van de begunstigden (met name samenvattingen, behaalde resultaten, evenals elk ander materiaal, zoals foto's of audiovisueel materiaal, op papier of elektronische vorm) voor beleid, informatie, communicatie, verspreiding en publiciteitsdoeleinden in functie van het slimme specialisatiebeleid, en dit zowel tijdens als na afloop van het project.
Artikel 9 – Verbintenissen van de aanvrager van de subsidie
De aanvrager van de subsidie verbindt zich ertoe:
1° de toegekende subsidie aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend;
2° de administratie te voeren volgens het daartoe bestemde documenten voor de inhoudelijke en financiële rapportering;
3° de projectresultaten op ruime schaal te verspreiden via conferenties, evenementen, publicaties, vrij toegankelijke en gratis online databanken of software;
4° de samenwerking met en/of het logo van de Provincie Oost-Vlaanderen en Innovation Playground op herkenbare wijze te vermelden en/of aan te brengen op alle communicatie die wordt gevoerd met betrekking tot het gesubsidieerde innovatieproject;
5° de communicatie over het project en de projectresultaten alsook het ontwikkelde communicatiemateriaal steeds op voorhand af te stemmen met de Provincie Oost-Vlaanderen;
6° de Provincie Oost-Vlaanderen steeds uit te nodigen voor elk evenement die door het gesubsidieerde innovatieproject georganiseerd wordt;
7° de Provincie Oost-Vlaanderen aan bod te laten komen via een voorwoord of een evenwaardig alternatief voor elk evenement en persinitiatief die door het gesubsidieerde innovatieproject georganiseerd wordt;
8° informatie en beeldmateriaal ter beschikking te stellen aan de dienst Economie met het oog op de communicatie over het provinciale speerpuntbeleid via Innovation Playground;
9° de aanvangs- en einddatum van (project) mee te delen;
10° de vorderingen, moeilijkheden en realisaties van het project halfjaarlijks te rapporteren aan het dienst Economie. De rapportering wordt vervolgens besproken tijdens een stuurgroep dat samengesteld is uit vertegenwoordigers van het dienst Economie en de organisaties die betrokken zijn in het innovatieproject. Waar nodig wordt de stuurgroep aangevuld met andere provinciale diensten;
11° uiterlijk binnen de drie maanden na de voltooiing van het project de volgende gegevens aan het provinciebestuur te bezorgen:
Artikel 10 – Controle en sancties
De Provincie Oost-Vlaanderen heeft het recht om de aanwending van de subsidies te (laten) controleren op basis van het Reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies. Dit reglement bevat, afhankelijk van het bedrag van de subsidie, de controlemechanismen en een opsomming van de stukken die in functie van de financiële controle minimaal moeten worden ingediend ter verantwoording van de subsidie.
Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden opgenomen in de aanvraag van de subsidie of in de in te dienen stukken of indien blijkt dat dit reglement niet correct werd nageleefd, kan de deputatie, onverminderd het vorige lid, de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen.
In het bijzonder dient daarbij de zogeheten ‘Deggendorf-clausule’ in acht genomen te worden. Hierin wordt betaling uitgesloten van steun aan een onderneming, waarbij eerdere steun onrechtmatig en onverenigbaar is verklaard met de interne markt.
Misbruik kan aanleiding geven tot uitsluiting van toekomstige subsidies van de Provincie Oost-Vlaanderen.
Artikel 11 – Betwistingen
De deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.
Artikel 12 – Slotbepalingen
Dit reglement treedt in werking op 30 oktober 2022.