Een verlenging van 2 jaar is wenselijk voor verankering van de resultaten, en om de organisatie CEFODI in staat te stellen om zonder structurele financiering van de provincie Oost-Vlaanderen verder zijn rol te spelen als lokale NGO voor duurzame ontwikkeling in de provincie Esmeraldas.
De voorgestelde actielijnen lijken belangrijk in functie van consolidatie van processen en resultaten die we sinds vele jaren samen met CEFODI en partners nastreven. Via deze voorzichtige maar gestage afbouw verhogen we de kansen op een succesvolle exit.
In de huidige omstandigheden (terugtrekking JFW uit de regio) kan monitoring van de voortgang gerealiseerd worden door de provincie via tussentijdse rapportering, trimestrieel overleg en ten minste één werkbezoek. Financiële opvolging en controle wordt verzekerd via een jaarlijkse institutionele audit , en controle en certificering van de uitgaven in het kader van dit programma door een externe organisatie, teneinde te waarborgen dat deze zijn verricht overeenkomstig het goedgekeurde actieplan en conform geldende richtlijnen en normen.
Vanuit het voorzichtigheidsbeginsel werd een budget gereserveerd voor onvoorziene omstandigheden, goedkeuring van deze verlenging heeft derhalve geen impact op de uitvoering van de kaderovereenkomsten met de Filipijnen en Rwanda.
Conform de regelgeving werd het advies van Oost-Vlaamse belanghebbenden ingewonnen, in dit geval de partnerorganisaties van Rwanda en de Filipijnen: zij hadden geen bezwaar tegen de verlenging van de kaderovereenkomst in Ecuador met 2 jaar. Verschillende partners spraken hun steun uit voor het idee van een geleidelijke en voorzichtige terugtrekking uit een regio.
Artikel 43 §1 en Artikel 57 van het provinciedecreet;
De wet van 14 november 1983 betreffende controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen;
Het reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale middelen;
Het Provincieraadsbesluit van 04 september 2019 waarin het Reglement ‘Regiogerichte Noord-Zuidsamenwerking’ werd goedgekeurd;
Het Provincieraadsbesluit van 18 december 2019 waarin de modaliteiten voor een verdere samenwerking in Ecuador 2020-2022 werden goedgekeurd;
Artikel 43 §1 en Artikel 57 van het provinciedecreet;
De wet van 14 november 1983 betreffende controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen;
Het reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale middelen;
Het Provincieraadsbesluit van 04 september 2019 waarin het Reglement ‘Regiogerichte Noord-Zuidsamenwerking’ werd goedgekeurd;
Het Provincieraadsbesluit van 18 december 2019 waarin de modaliteiten voor samenwerking met de partners in de 3 regio's werden goedgekeurd;
Het Deputatiebesluit van 09 april 2020 waarin het driejarig operationeel plan 2020-2022 van CEFODI werd goedgekeurd en de subsidie 2020 toegekend;
Het Deputatiebesluit van 04 februari 2021 waarin de subsidie 2021 werd toegekend voor de uitvoering van het goedgekeurde operationeel plan 2021 van CEFODI;
Het Deputatiebesluit van 25 november 2021 waarin de termijn van besteding van de subsidie 2021 werd verlengd tot 30 juni 2022;
Het Deputatiebesluit van 27 januari 2022 waarin het aangepast actieplan 2022 werd goedgekeurd.
Het meerjarenplan 2020-2025 met de beleidsdoelstelling “Mondiale solidariteit realiseren en bijdragen aan duurzame ontwikkeling in het kader van Agenda 2030 en SDG's”, actie: in de 3 partnerregio's (Ecuador, Rwanda, Filipijnen) stimuleren we lokaal gedragen duurzame ontwikkelingsprocessen, waar een budget van 630 000 EUR werd ingeschreven (raming R001726).
De samenwerking met CEFODI in de regio Esmeraldas in Ecuador wordt verlengd voor een periode van 2 jaar (2023-2024).
De modaliteiten voor samenwerking worden als volgt goedgekeurd:
Algemeen kader voor regionale samenwerking in de provincie Esmeraldas in Ecuador 2023 -2024
Deze samenwerking past in het kader van de provinciale strategische opties voor Noord-Zuidsamenwerking per regio, goedgekeurd door de Provinciale Staten van de provincie Oost-Vlaanderen op 4 september 2019.
Na het besluit in 2016 om een proces van vermindering van de structurele samenwerking in de provincie Esmeraldas in Ecuador op gang te brengen, werden twee fasen van geleidelijke afbouw uitgevoerd in de perioden 2017-2019 en 2020-2022.
Met het oog op de consolidatie van de in het verleden bereikte resultaten werd een verlenging van de afbouw van deze overeenkomst door de Provinciale Raad van de provincie Vlaanderen-Oost goedgekeurd voor een periode van 2 jaar (2023 - 2024).
De algemene doelstelling van deze samenwerking is de bevordering van het welzijn van de bevolking van de provincie Esmeraldas, gelegen in de Republiek Ecuador, door middel van samenwerking tussen de verschillende betrokken ontwikkelingsactoren rond het mensenrecht op water, de cacaowaardeketen, het genereren van een winstgevend en eerlijk inkomen voor de betrokken actoren, en de institutionele versterking van de organisatie CEFODI. De werkzaamheden worden uitgevoerd op de verschillende overheidsniveaus overeenkomstig de bevoegdheden van de nationale, provinciale, kantonnale en parochiële autoriteiten en met belangrijke actoren van de civiele samenleving.
Dit algemene samenwerkingskader voorziet in een programma voor de periode 2023-2024, met de nadruk op het verankeren van de verwezenlijkingen van de afgelopen perioden en de autonomie van het CEFODI als organisatie.
CEFODI versterkt zijn positie als ontwikkelings- en dienstenorganisatie, draagt bij tot de versterking van de civiele samenleving en de autonomie van de ondersteunde structuren, en ondersteunt de lokale autoriteiten. De versterking van de Esmeraldese NGO als dienstverlenende organisatie draagt bij tot de institutionele duurzaamheid.
Deze kaderovereenkomst voor samenwerking wordt ondertekend door:
De provincieraad van de provincie Oost-Vlaanderen, vertegenwoordigd door Mevr. Leentje Grillaert, gedeputeerde Ontwikkelingssamenwerking en Dhr. Steven Ghysens, Provinciegriffier.
De Ecuadoraanse NGO CEFODI, vertegenwoordigd door Daisy Rodriguez, uitvoerend Directeur
3.1. Algemene verantwoordelijkheden van elke partner
De provincie Oost-Vlaanderen ziet toe op de goede uitvoering van het programma en geeft advies vanuit haar ervaring en expertise. Waar mogelijk faciliteert zij de koppeling met andere interessante partners in de provincie Oost-Vlaanderen ter ondersteuning van het regionale programma en in functie van consolidatie van de resultaten. De provincie is verantwoordelijk voor de vertaling van belangrijke documenten in het kader van deze samenwerking. De provincie Oost-Vlaanderen verbindt zich ertoe ten minste één missie uit te voeren in de periode van het algemene kader.
CEFODI is in Ecuador verantwoordelijk voor de planning en uitvoering van het programma. Daarom werkt ze samen met verschillende actoren om in de regio synergie en efficiëntere en meer effectieve acties te stimuleren. Het CEFODI is ook verantwoordelijk voor het opstellen van inhoudelijke en financiële verslagen, het goed beheer van de financiële middelen en de verantwoording. CEFODI laat jaarlijks een financiële audit uitvoeren door een onafhankelijke en erkende organisatie, en verzekert door middel van een overeenkomst de controle en certificering van de uitgaven door een externe organisatie, teneinde te waarborgen dat deze zijn verricht overeenkomstig het goedgekeurde actieplan en conform geldende richtlijnen en normen.
3.2. Uitvoering van het algemeen samenwerkingskader
Tegen 1 november 2022 wordt een tweejarig operationeel plan ingediend bij de provincie Oost-Vlaanderen. In dat plan worden verifieerbare doelstellingen geformuleerd, de resultaten die op verschillende niveaus over een periode van 2 jaar (2023-2024) moeten worden bereikt, de activiteiten, de uitvoerings- en monitoringstrategie en de rolverdeling tussen de verschillende actoren. Het actieplan bevat duidelijke indicatoren die in elk jaar moeten worden bereikt en voorziet in een duidelijk budget per jaar. Subsidiëring van het actieplan is onderworpen aan de goedkeuring van de Deputatie, in het kader van deze kaderovereenkomst.
Op basis van het referentiedocument zullen uitvoeringsovereenkomsten worden opgesteld en gesloten met verschillende hoofdactoren (CEFODI, gemeenten, verenigingen van cacaoproducenten, ontwikkelingsorganisaties, ... ), waarin de respectieve verantwoordelijkheden, de financiële bijdrage van de verschillende betrokken actoren, de uit te voeren activiteiten en de uitvoeringsvoorwaarden worden vastgesteld.
De opvolging van de voortgang gebeurt door middel van tussentijds overleg, ten minste één opvolgingsbezoek, tussentijdse en jaarlijkse financiële en inhoudelijke verslagen. Het systeem voor planning, monitoring en evaluatie wordt uitvoerig beschreven in het voorgestelde tweejarig operationeel plan, en wordt opgenomen in de uitvoeringsovereenkomsten.
Uiterlijk op 15 november 2023 wordt een tussentijds financieel en inhoudelijk verslag van het operationeel plan 2023 in het Spaans ingediend. Indien dit gezien de omstandigheden wenselijk is, kan CEFODI op dat moment een bijgewerkt operationeel plan en budget voor 2024 voorstellen. Na een positieve evaluatie kan de Deputatie beslissen om het actieplan 2024 uit te voeren.
De financiële en inhoudelijke verslagen worden jaarlijks vóór 1 mei van het jaar volgend op het jaar van uitvoering in het Spaans bij de provincie Oost-Vlaanderen ingediend.
3.3. Financiering
De provincie Oost-Vlaanderen voorziet voor de periode 2023-2024, onder voorbehoud van de goedkeuring van het tweejarenplan door de Provincieraad, een totale begroting van 140.000 euro.
Budget (EUR) | 2023 | 2024 | Totaal |
Operationele kosten voor uitvoering van het programma van CEFODI | 72 500 | 52 500 | 125 000 |
Kosten jaarlijkse audit Financiële controle (externe dienstverlening) | 2 500 5.000 | 2 500 5 000 | 5 000 10 000 |
TOTAL | 80 000 | 60 000 | 140 000 |
De financiering gebeurt via overschrijvingen van de algemene begroting naar rekening van CEFODI (Adres: 2682 Guayas Straat tussen Colón en Eloy Alfaro, Esmeraldas, Ecuador; Ministerieel akkoord nr. 01345; Uniek belastingplichtig registratienummer RUC 0890048056001; Bankgegevens: Pichincha Bank, Zichtrekening # 2100059313, SWIFT-code voor internationale overschrijvingen: PICHECEQXXX); Tel. (593) 62454017).
Na indiening van het actieplan en de herziening en goedkeuring ervan, zal een eerste schijf van 50% van de totale begroting voor 2023 worden uitbetaald.
Het saldo van het jaar wordt door de provincie betaald na ontvangst en goedkeuring van:
- de verantwoording van het gebruik van de in 2022 toegekende subsidies door middel van een financieel verslag (met een jaarlijks overzicht van alle inkomsten en uitgaven voor het gehele programma) en een lijst van alle bewijsstukken voor de uitgaven
- het auditverslag, indien beschikbaar
- een inhoudelijk verslag, met inbegrip van een motivering van bereikte en niet bereikte indicatoren.
De betaling van een eerste schijf (50%) van de subsidie voor 2024 vindt plaats in januari 2024, onder voorbehoud van de goedkeuring van het tussentijds verslag over 2023 en het (bijgewerkte) operationele plan voor 2024.
3.4. Duurzaamheid van de verkregen resultaten en solidariteit tussen de twee regio's
Als aanvulling op dit samenwerkingskader zal worden getracht om samenwerking te faciliteren met andere actoren in (Oost-)Vlaanderen die op duurzame wijze willen bijdragen aan de acties van CEFODI in de regio. We zijn op zoek naar (Oost-)Vlaamse actoren die de realisatie van dit programma, de samen met lokale partners geformuleerde doelstellingen (uitwisseling van kennis, verbetering van competenties, ...) structureel willen ondersteunen. De partnerschappen dragen bij tot duurzame ontwikkeling in beide regio's, ook na de financiële steun van de provincie.
Deze overeenkomst geldt voor de periode van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2024.
5.1. Interne communicatie:
De communicatie tussen CEFODI en de provincie Oost-Vlaanderen verloopt rechtstreeks en in het Spaans. De administratie van de provincie Oost-Vlaanderen zorgt voor de vertaling naar het Nederlands van belangrijke documenten en indien gewenst.
5.2. Externe communicatie, public relations en publicaties:
De partners verbinden zich er uitdrukkelijk toe in alle officiële publicaties en contracten die er rechtstreeks of onrechtstreeks verband mee houden, naar het partnerschap te verwijzen en de namen van de 2 partners te vermelden. Waar mogelijk worden ook de namen van bijkomende partners vermeld.
Wanneer de partijen hun activiteiten en realisaties zichtbaar maken (met opschriften, affiches,...) en wanneer de financiële of andere middelen van de Provincie Oost-Vlaanderen werden aangewend, verbinden de partijen zich ertoe de bijdrage van de Provincie Oost-Vlaanderen zichtbaar te maken door middel van een bord met de vermelding "Oost-Vlaanderen, mondiaal solidair", op een voor het publiek goed zichtbare plaats binnen hun organisatie.
De bijdrage en de samenwerking met de Provincie Oost-Vlaanderen moet duidelijk worden vermeld in externe verslagen of artikels over de gesteunde projecten en op de website van de verschillende partijen.
Het doel van deze communicatie-initiatieven is de expliciete bereidheid van de provincie Oost-Vlaanderen om bij te dragen aan ontwikkelingssamenwerking en dit zichtbaar te maken.
Beide partijen behouden zich het recht voor om parallelle betrekkingen aan te knopen met andere actoren in de twee regio’s op te bouwen, mits dit op transparante wijze gebeurt.
CEFODI verbindt zich ertoe steeds een kopie te sturen van de programma's, overeenkomsten, afspraken enz. die betrekking hebben op de werkzaamheden in de provincie Esmeraldas of die verband houden met de acties uitgevoerd in het kader van deze overeenkomst.
Om conflicten te voorkomen verbinden de verschillende partijen zich ertoe eventuele meningsverschillen tijdig en openlijk aan alle partijen mee te delen, zodat ze kunnen worden opgelost.
De partijen verbinden zich ertoe in het kader van deze samenwerking de volgende beginselen in acht te nemen:
De partijen verbinden zich ertoe in het kader van deze samenwerking de volgende beginselen in acht te nemen:
- Duurzame ontwikkeling
- Transparantie en efficiëntie
- Duurzaamheid van de resultaten
- Gedragenheid bij de lokale civiele maatschappij
- Gender en culturele gelijkheid
Duidelijke niet-naleving van deze beginselen kan leiden tot het verbreken van de betrekkingen.
Bij de uitwisselingen tussen de betrokken instellingen moet de wil om in alle openheid en vertrouwen een samenwerking op te bouwen de boventoon voeren.