Oprichting nieuwe vzw
Woensdag 28 juni 2023 vond de oprichting plaats van de nieuwe vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen. 24 Oost-Vlaamse private bosbeheerders, de Provincie Oost-Vlaanderen en 3 gemeentebesturen richtten samen de nieuwe vzw op (zie de stichtingsakte in bijlage). De vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen zal actief zijn in de ganse provincie, en er zal met 3 regionale afdelingen worden gewerkt: Noord, Midden en Vlaamse Ardennen tot Dender, conform het fusieprotocol en de statuten (zie besluit provincieraad 25 januari 2023).
Aansluitend vond de eerste algemene vergadering plaats en werd het bestuursorgaan aangesteld. Het bestuur bestaat uit 17 personen: 12 private bosbeheerders (4 voor elke regio), 2 vertegenwoordigers van gemeentebesturen en 3 vertegenwoordigers van Provincie Oost-Vlaanderen (zie de stichtingsakte in bijlage).
Na de eerste algemene vergadering vond een eerste vergadering van het bestuursorgaan plaats. De functies binnen het bestuur werden verdeeld en de samenwerkingsovereenkomst tussen de Provincie en de vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen werd goedgekeurd (zie de stichtingsakte in bijlage 1, zie het besluit provincieraad 21 juni 2023 en zie de ondertekende samenwerkingsovereenkomst in bijlage 2).
Vanaf 1 januari 2024 kunnen alle boseigenaars in Oost-Vlaanderen beroep doen op de dienstverlening van de nieuwe vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen. Een logische volgende stap die voortvloeit uit de nauwe samenwerking die er al jaren is en zal zorgen voor heel wat vereenvoudiging op administratief vlak.
Stopzetten samenwerkingsovereenkomsten provincie-huidige vzw’s bosgroepen Oost-Vlaanderen
Als gevolg van de samenwerkingsovereenkomst Provincie Oost-Vlaanderen-vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen komen de samenwerkingsovereenkomst Provincie-vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen Noord (zie bijlage 4) en de samenwerkingsovereenkomst Provincie Oost-Vlaanderen-vzw Bosgroep Midden Oost-Vlaanderen (zie bijlage 5) vanaf 1 januari 2024 te vervallen. Artikel 1 §3 bepaalt immers dat deze samenwerkingsovereenkomst tussen de Provincie Oost-Vlaanderen en de vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen de bestaande overeenkomsten tussen de ondertekenende partijen van het fusieprotocol van 25 januari 2023 vervangt.
De vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen Noord en de vzw Bosgroep Midden Oost-Vlaanderen ondertekenden het fusieprotocol (zie ondertekend fusieprotocol in bijlage 3).
De directie Leefmilieu stelt voor om de bestaande samenwerkingsovereenkomst Provincie Oost-Vlaanderen – vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender (zie bijlage 6) stop te zetten omwille van volgende redenen:
1/ het bestuursorgaan van de vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender, functioneert niet naar behoren. Dit blijkt uit de volgende feiten:
• Op de algemene vergadering van 6 mei 2023 stemden 44 leden voor een fusie (volgens de procedure ut singuli), 20 stemden tegen. Het bestuursorgaan onderneemt evenwel geen stappen om deze beslissing van de algemene vergadering uit te voeren. 3 bestuurders hebben op 7 juni 2023 een bestuursorgaan samengeroepen met de vraag de beslissing van de algemene vergadering uit te voeren maar het bestuursorgaan is niet tot uitvoering overgegaan. Op het bestuursorgaan van 29 juni 2023 is, spijts de beslissing van de algemene vergadering, gestemd rond de fusie. De uitkomst was een stemming tegen de fusie met beslissende stem van de voorzitter. Hiermee gaat het bestuursorgaan in tegen de rechtsgeldig genomen beslissing van de algemene vergadering. In de vzw is de algemene vergadering het hoogste orgaan is en het bestuursorgaan dient de beslissing van de algemene vergadering uit te voeren. Vooraf was nochtans via mail door één van de bestuurders gewezen op het problematische karakter van het niet volgen van de beslissing van de algemene vergadering, ook inzake bestuurdersaansprakelijkheid.
• Er is al enige tijd geen penningmeester en sinds kort ook geen secretaris. Op die manier kan de vzw niet rechtsgeldig vertegenwoordigd worden. De laatste penningmeester heeft ontslag genomen op 6 september 2022. De aanstelling van een vervanger werd geagendeerd op de vergaderingen van het bestuursorgaan van 15 november 2022, 10 januari 2023, 9 maart 2023 en op 4 mei 2023, telkens zonder resultaat.
• De secretaris heeft zich niet herverkiesbaar gesteld op de algemene vergadering van 6 mei 2023 en vervanging werd sindsdien nog niet geagendeerd (niet op de vergadering van het bestuursorgaan van 7 juni 2023 en niet op de vergadering van het bestuursorgaan van 29 juni 2023).
Vraag die zich hierbij stelt, is hoe verslagen actueel rechtsgeldig kunnen worden ondertekend aangezien de statuten stellen:
-wat betreft het bestuursorgaan: ‘Van de besluiten worden notulen gemaakt, ondertekend door de voorzitter en de secretaris en die ingeschreven worden in een speciaal register.’
-wat betreft de AV ‘Van de besluiten worden notulen opgemaakt door de secretaris.’
• De hersamenstelling van het bestuursorgaan op de laatste algemene vergadering van 6 mei 2023 werd niet gepubliceerd in het staatsblad .
2/ In de samenwerkingsovereenkomst van 13 september 2021 tussen de vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender en het provinciebestuur werd in art. 6 § 4 gesteld dat: 'de drie Oost-Vlaamse bosgroepen engageren zich om een effectieve fusie te realiseren tot één Oost-Vlaamse bosgroep..."
Op 6 mei 2023 stemde de algemene vergadering voor een fusie volgens de procedure ut singuli (44 stemmen voor, 20 stemmen tegen). Hieruit blijkt dat het draagvlak voor een fusie er is bij de leden van de vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender. Het bestuursorgaan voert deze beslissing echter niet uit, waardoor gesteld kan worden dat het bestuursorgaan de verplichtingen uit de samenwerkingsovereenkomst met de provincie niet nakomt. Het naleven van deze verplichtingen, is een vereiste en voorwaarde om te kunnen overgaan tot het uitbetalen van de subsidies. Via het aangetekend schrijven van 22 december 2022 wees de provincie de bestuurders op deze verplichting.
3/ Uit de gegevens van de jaarrekening 2022 (zie bijlage 7, p. 4, uitgavenpost ‘618000 –Presentiegelden’) is op te merken dat er opnieuw presentiegelden zijn toegekend en dit voor een bedrag van 5.100 EUR.
In de samenwerkingsovereenkomst tussen de Provincie en de vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender staat duidelijk dat het uitbetalen van presentiegelden niet is toegestaan.
De Provincie heeft de vzw hier reeds herhaaldelijk op gewezen:
-tijdens een gesprek met de voorzitter, de gedeputeerde en de directeur Leefmilieu op 21 januari 2020;
-in haar besluit van 16 december 2021 wees de deputatie er de bosgroep op dat het uitbetalen van presentiegelden niet kon;
-in haar aangetekend schrijven van 22 december 2022 wees de Provincie de bestuurders van de vzw via een aangetekend schrijven erop dat deze praktijk strijdig is met de bepalingen uit de samenwerkingsovereenkomst.
De andere 2 bosgroepen en 3 regionale landschappen leven deze bepaling na, het bestuursorgaan van de vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender niet en volhardt.
2023 is het derde jaar op rij dat de vzw toch presentiegelden uitbetaalt aan de bestuurders voor het bijwonen van de bestuursvergaderingen ondanks de bepaling in de samenwerkingsovereenkomst met de Provincie dat dit niet kan en het uitdrukkelijk wijzen van de Provincie op deze bepaling. In 2021 en in 2022 werden voor respectievelijk € 3.450 en € 5.100 aan presentiegelden uitbetaald en dit terwijl beide boekjaren werden afgesloten met een negatief saldo (resp.-€34.063 en -€ 21.639).
Kortom, de Provincie stelt zich ernstige vragen bij de werking van het bestuursorgaan van de vzw Vlaamse Ardennen tot Dender, zowel op bestuurlijk als op financieel vlak. De huidige samenwerking kan niet worden verdergezet. Voorgesteld wordt de huidige samenwerkingsovereenkomst tussen de provincie en de vzw Vlaamse Ardennen tot Dender met onmiddellijke ingang stop te zetten.
Erkenning nieuwe vzw
1. Rechtsgrond van bosgroepen
De bosgroepen vinden hun grondslag in het Bosdecreet van 13 juni 1990, meer bepaald in de artikelen 4 en 41bis. Hier wordt een bosgroep voor het eerst omschreven als “een duurzaam samenwerkingsverband tussen bosbeheerders binnen een bepaald gebied, teneinde de realisatie van de door dit decreet opgelegde doelstellingen door een rationeler beheer mogelijk te maken”.
In artikel 41bis, §1 wordt de rechtsgrondslag voor de erkenning van de bosgroepen voor het eerst geschapen en worden er daartoe twaalf doelstellingen voor de bosgroepen omschreven.
2. Erkenningscriteria voor bosgroepen
De erkenningscriteria voor bosgroepen zijn nadien vastgelegd in het zogenaamde “erkenningsbesluit” van 27 juni 2003, of voluit het besluit van de Vlaamse regering betreffende de erkenning en de subsidiëring van bosgroepen. Net zoals dat voor de Regionale landschappen het geval is, werkt dit besluit met een voorlopige erkenning voor drie jaar waarna een definitieve erkenning kon worden aangevraagd. Alle bosgroepen in Oost-Vlaanderen werden in dit kader voorlopig en nadien ook definitief erkend.
De erkenningscriteria zijn onder andere:
3. De rol van de Provincies
In het kader van doorbraak 64 van het ‘Witboek interne staatshervorming’ van 8 april 2011 werden de bevoegdheden inzake erkenning, subsidiëring en opvolging van de regionale landschappen en bosgroepen overgedragen van de Vlaamse Overheid naar de Provincies. Op 9 mei 2014 werd deze overdracht decretaal verankerd. De Provincie Oost-Vlaanderen besliste, bij deze overdracht, om de bestaande erkenningscriteria voor deze vzw’s verder zetten aangezien ze voldoende garanties bieden om de doelstellingen te behalen en om de werking te evalueren. Er werden dus geen nieuwe, andere provinciale erkenningscriteria opgesteld.
4. Situering in dit kader van de nieuwe vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen
De activiteiten van de fuserende vzw's worden verdergezet door de vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen, waarbij zo veel mogelijk wordt gestreefd naar continuïteit. De nieuwe vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen kan dan ook als opvolger erkend worden binnen de bestaande evaluatie- en erkenningskaders.
Ook uit de statuten van de nieuwe vzw (de statuten maken deel uit van de stichtingsakte, zie bijlage 1) blijkt dat de vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen voldoet aan deze criteria.
Over dit besluit werd advies ingewonnen bij de interne juridische dienst en bij een externe jurist.
Artikel 57, §1 van het Provinciedecreet.
Bosdecreet van 13 juni 1990, met latere wijzigingen en de uitvoeringsbesluiten op het Bosdecreet.
Decreet tot wijziging van de regelgeving inzake natuur en bos van 9 mei 2014 (Belgisch staatsblad van 7 juli 2014) waarbij artikel 52, §3 bepaalt dat de provincies bevoegd zijn voor de erkenning, subsidiëring en opvolging van de Bosgroepen.
De samenwerkingsovereenkomsten tussen de Provincie Oost-Vlaanderen en de vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen Noord en de Bosgroep Midden Oost-Vlaanderen en de vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender zoals goedgekeurd door de Provincieraad in zitting van 02 september 2020.
Het besluit provincieraad van 25 januari 2023 mbt goedkeuring van het fusieprotocol en de ontwerp statuten van de nieuwe vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen
Het besluit provincieraad van 24 mei 2023 mbt goedkeuring van de ontwerp oprichtingsakte van de nieuwe vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen, aanduiding van de provincie als stichtend lid van de nieuwe vzw en aanduiding van de provinciale vertegenwoordigers als stichtend lid, in de Algemene Vergadering en in het Bestuursorgaan
Het besluit provincieraad van 21 juni 2023 mbt goedkeuring van de ontwerp samenwerkingsovereenkomst Provincie Oost-Vlaanderen-vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen
De provincieraad neemt kennis van de oprichting van de nieuwe vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen. De vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen zal actief zijn in de ganse provincie, en er zal met 3 regionale afdelingen worden gewerkt: Noord, Midden en Vlaamse Ardennen tot Dender.
De provincieraad neemt kennis van de ondertekende samenwerkingsovereenkomst Provincie-Oost-Vlaanderen- vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen.
De provincieraad beslist dat volgende samenwerkingsovereenkomsten zoals goedgekeurd door de provincieraad van 2 september 2020 komen te vervallen:
-de samenwerkingsovereenkomst tussen de Provincie Oost-Vlaanderen en de Bosgroep Oost-Vlaanderen Noord, als gevolg artikel 1 §3 van de samenwerkingsovereenkomst Provincie Oost-Vlaanderen-vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen, vanaf 1 januari 2024
-de samenwerkingsovereenkomst Provincie Oost-Vlaanderen en de Bosgroep Midden Oost-Vlaanderen, als gevolg artikel 1 §3 van de samenwerkingskomst POV-vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen, vanaf 1 januari 2024
-de samenwerkingsovereenkomst tussen de Provincie Oost-Vlaanderen en de vzw Bosgroep Vlaamse Ardennen tot Dender, met onmiddellijke ingang, om de redenen voormeld.
De provincieraad erkent de vzw Bosgroep Oost-Vlaanderen als bosgroep.