Dit reglement wil met name het juridisch kader vastleggen voor de wedstrijd met betrekking tot de verkiezing van de “Europese bibliotheek van Oost-Vlaanderen 2023-2024”.
Sensibilisering behoort tot de taakstelling van dienst Europa en Europa Direct in het bijzonder.
Provinciedecreet van 9 december 2005.
Het reglement betreffende de “Europese bibliotheek van Oost-Vlaanderen 2023-2024” wordt vastgesteld als volgt:
Artikel 1 – Voorwerp
Binnen de perken van de daartoe in het meerjarenplan van de Provincie Oost-Vlaanderen goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement kan de deputatie beslissen om in 2023 de wedstrijd met betrekking tot de verkiezing van de Europese bibliotheek van Oost-Vlaanderen te organiseren.
Artikel 2 – Titel en geldprijzen
Met deze wedstrijd wil de Provincie Oost-Vlaanderen geldprijzen toekennen aan openbare bibliotheken of vestigingen van openbare bibliotheken in de provincie Oost-Vlaanderen die bijzondere inspanningen leveren om de Europese Unie en haar beleid in de kijker zetten en dit via communicatieacties, samenwerkingsinitiatieven, sensibiliseringscampagnes, deelname aan Europese programma’s en projecten en andere initiatieven. Hiertoe moeten de kandidaten een activiteitenplan indienen.
De Provincie Oost-Vlaanderen reikt in 2023 de volgende titel en geldprijzen uit:
1° de titel “Europese bibliotheek van Oost-Vlaanderen” wordt uitgereikt aan de kandidaat die het beste activiteitenplan indient en de meest creatieve invulling geeft aan acties en initiatieven die de Europese Unie dichter bij de burger brengen. Aan deze titel is een geldprijs verbonden van 5.000 EUR;
2° de 2de gerangschikte kandidaat ontvangt een geldprijs van 2.000 EUR;
3° de 3de gerangschikte kandidaat ontvangt een geldprijs van 1.000 EUR.
Artikel 3 – Mogelijke kandidaten
Enkel openbare bibliotheken of vestigingen van openbare bibliotheken, in de zin van de artikelen 2, 4° en 9 van het Decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid in de provincie Oost-Vlaanderen komen in aanmerking voor deze titel en deze geldprijzen.
Elke kandidaat kan slechts 1 activiteitenplan indienen. Samenwerking tussen vestigingen van openbare bibliotheken is toegestaan.
Artikel 4 – Kandidatuur
De kandidaturen moeten tegen uiterlijk maandag 16 oktober 2023 worden ingediend door middel van een activiteitenplan, gericht aan de deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen, p.a. Dienst Europa - Europa Direct, Gouvernementstraat 1, 9000 Gent of verstuurd via mail naar europadirect@oost-vlaanderen.be. De datum van de poststempel, van het ontvangstbewijs of van de mail gelden als bewijs van de datum van indiening. De vorm van het activiteitenplan is vrij, maar moet minstens volgende stukken bevatten:
1° naam, voornaam, adres, telefoon, GSM, mailadres en functie van de contactpersoon van de kandidaat;
2° de financiële gegevens van de indiener bestaande uit het ondernemingsnummer (btw-nummer) en rekeningnummer;
3° een gedetailleerd overzicht en omschrijving van de acties en initiatieven voor 2024 (maximaal 5 A4-pagina’s) waarvoor de kandidaat de geldprijs wil inzetten. Er mag ook beeldmateriaal ter ondersteuning van het activiteitenplan worden meegestuurd.
Artikel 5 – Jury
De ingediende kandidaturen worden beoordeeld door een jury, waarvan de leden worden aangesteld door de deputatie, op voorstel van Dienst Europa van de directie Ondernemen en Europa.
Deze jury bestaat uit een aantal stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden, samengesteld als volgt:
1° de gedeputeerde van de Provincie Oost-Vlaanderen, bevoegd voor oa. Europese projecten, voorzitter van de jury;
2° coördinator expert Europa, dienst Europa, van de Provincie Oost-Vlaanderen;
3° een vertegenwoordiger van het Europahuis Ryckevelde;
4° een vertegenwoordiger van het Centrum voor EU studies van de Universiteit Gent;
5° een personeelslid van dienst Europa, van de Provincie Oost-Vlaanderen, secretaris van de jury.
Deze jury kan slechts beraadslagen en beslissen indien minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is, of vertegenwoordigd tijdens een digitale vergadering. De secretaris van de jury heeft geen stemrecht.
Artikel 6 – Beslissingsprocedure
De jury komt in de loop van de maand november 2023 (digitaal) samen en beoordeelt de ingediende activiteitenplannen aan de hand van de volgende criteria:
1° de mate waarin de Europese Unie in beeld komt in de voorgestelde acties en initiatieven;
2° de originaliteit van de acties en initiatieven;
3° de mate waarin de acties en initiatieven verschillende doelgroepen bereiken;
4° de schaalgrootte van de kandidaat in verhouding tot de voorgestelde acties en initiatieven.
Na de beoordeling van de ingediende activiteitenplannen gaan de stemgerechtigde leden van de jury over tot een rangschikking van de winnaars zoals omschreven in artikel 2, 2de lid. In geval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.
Artikel 7 – Bekrachtiging door de deputatie
Op basis van het resultaat van de stemming deelt de jury de rangschikking van de winnaars mee aan de deputatie. De deputatie neemt kennis van deze rangschikking en bekrachtigt haar. Over de beslissingen van de jury en de deputatie wordt niet gecommuniceerd.
Artikel 8 – Bekendmaking en uitreiking
In de loop van de maand december 2023 worden de winnaars bekendgemaakt. Tegelijkertijd worden ook de bijhorende geldprijzen uitgereikt.
Artikel 9 – Verantwoording
De winnaars moeten de geldprijzen besteden aan de acties en initiatieven zoals omschreven in artikel 4, 2de lid, 2°. Ter verantwoording hiervan dienen zij ten laatste tegen 30 november 2024 een inhoudelijk en financieel verslag in bij Europa Direct van de Provincie Oost-Vlaanderen.
Artikel 10 – Verbintenissen van de winnaars
De winnaars verbinden zich ertoe:
1° het logo van de Provincie Oost-Vlaanderen en Europa Direct op herkenbare wijze te vermelden en/of aan te brengen op alle communicatie die wordt gevoerd met betrekking tot de acties en initiatieven;
2° de deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen en Europa Direct uit te nodigen voor een plechtige inhuldiging of een voorstelling van de resultaten van de acties en initiatieven.
Artikel 11 – Aanvaarding van het reglement
Door deel te nemen aan deze wedstrijd aanvaarden de kandidaten dit reglement. De beslissingen van de jury en de deputatie zijn definitief en kunnen niet het voorwerp uitmaken van enige discussie of juridisch geschil.
Artikel 12 – Exoneratiebeding
De Provincie Oost-Vlaanderen kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval van wijzigingen aan of annulering van de wedstrijd wegens overmacht.
Artikel 13 – Betwistingen
De deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.
Artikel 14 – Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 31 maart 2023 en is van toepassing op de editie van de wedstrijd voor 2023-2024.