De vennoten van EthiasCo houden op 8 juni 2023 om 10.00 uur de jaarlijkse algemene vergadering via een digitaal platform waarmee de aandeelhouders in realtime toegang hebben tot de informatie die hen aanbelangt, gecombineerd met een stemming op afstand.
Met het digitale platform van EthiasCo kan op elk moment de financiële participatie gecontroleerd worden, kunnen de contactgegevens gewijzigd worden en kan de naam van de vertegenwoordiger op de algemene vergadering meegedeeld worden. Dit zal ook de uitwisseling van gegevens in het kader van dividenduitkeringen vergemakkelijken.
De invoering van elektronisch stemmen voor de algemene vergaderingen biedt ook meer flexibiliteit qua tijd en verplaatsingen. Het digitaal stemmen kan ofwel vooraf, ofwel via videoconferentie op de dag zelf.
De belangrijkste verandering die voortvloeit uit deze nieuwe werkwijze is een administratief beheerder moet worden aangewezen. De taak van deze beheerder is tweeledig:
- instaan voor het beheer van de profielen van de vertegenwoordigers op de algemene vergaderingen via het nieuwe digitale platform van EthiasCo,
- de gegevens met betrekking tot de financiële participatie in EthiasCo raadplegen en wijzigen, met inbegrip van de gegevens die nodig zijn voor de betaling van het dividend.
De agenda ziet er als volgt uit:
1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2022
2. Goedkeuring van de jaarrekeningen afgesloten op 31 december 2022 en bestemming van het resultaat
3. Kwijting te verlenen aan de bestuurders voor hun mandaat
4. Kwijting te verlenen aan de commissaris voor zijn opdracht
5. Statutaire benoemingen - Raad van bestuur
6. Statutaire benoemingen - Raadgevend Comité
7. Mandaat van commissaris
De informatie met betrekking tot de jaarrekeningen afgesloten op 31 december 2022 zal beschikbaar zijn op het digitale platform van de algemene vergadering vanaf 25 mei 2023 en, de dag na de algemene vergadering, op de website www.ethiasco.be. Het mandaat van de provinciale vertegenwoordiger bepalen of het aangeven van een stemadvies is dan ook niet (meer) mogelijk. Bijgevolg wordt op heden enkel de uitnodiging en agenda ter kennis gegeven aan de provincieraad en duidt de provincieraad de provinciale vertegenwoordigers aan.
Administratief beheerder
De dienst Juridische aangelegenheden & Bestuurszaken staat in voor het opvolgen, beheren en voorleggen van deze dossiers. Voorgesteld wordt om het diensthoofd van de dienst Juridische aangelegenheden & Bestuurszaken als administratief beheerder aan te duiden.
Vertegenwoordiging
Bij provincieraadsbesluit van 27 maart 2019 werd de vertegenwoordiging van de provincie Oost-Vlaanderen in de algemene vergaderingen van EthiasCo geregeld. Provincieraadslid Walter Roggeman werd aangeduid als effectief vertegenwoordiger, provincieraadslid Karlijn Deene als plaatsvervanger.
Provinciedecreet van 9 december 2005.
Provincieraadsbesluit van 27 maart 2019 betreffende de aanduidingen en voordrachten van de provinciale vertegenwoordigers in de algemene vergadering/raad van bestuur/directiecomité/raadgevend comité/College van Toezicht.
De statuten van EthiasCo.
De uitnodiging van EthiasCo ontvangen op 14 april 2023 voor de algemene vergadering van 8 juni 2023.
Het diensthoofd van de dienst Juridische aangelegenheden & Bestuurszaken wordt aangeduid als administratief beheerder van het digitaal platform van EthiasCo.
De Provincie zal op de algemene vergadering EthiasCo van 8 juni 2023 vertegenwoordigd worden door:
− raadslid Walter Roggeman als effectieve vertegenwoordiger
− raadslid Karlijn Deene als plaatsvervangende vertegenwoordiger.
Het mandaat van de vertegenwoordiger van de Provincie op de algemene vergadering van EthiasCo van 8 juni 2023 wordt als volgt bepaald:
− op basis van de aangereikte documentatie, beschikbaar op het digitale platform van EthiasCo vanaf 25 mei 2023, te stemmen op de afzonderlijke punten van de agenda in het belang van de Provincie.
Een afschrift van dit besluit zal worden bezorgd aan:
− EhtiasCo,
− de provinciale vertegenwoordiger.