Nieuw subsidiereglement voor het Scheldemondfonds
Overeenkomstig artikel 42 §3 en 43 §2, 28° van het Provinciedecreet is de provincieraad exclusief bevoegd om de provinciale subsidiereglementen vast te stellen. Deze subsidiereglementen worden opgesteld conform de Europese regelgeving omtrent mededinging en staatssteun, specifiek zoals opgenomen in artikel 107, 2de en 3de lid van het VWEU en, in dit geval, de de-minimisverordening.
In 2006 besloot de Scheldemondraad om een Scheldemondfonds op te richten voor de stimulering van de grensoverschrijdende samenwerking in Euregio Scheldemond. Elke provincie stort sinds dan 25.000 euro per jaar in het Scheldemondfonds waarmee kleinschalige grensoverschrijdende acties gefinancierd worden. Het beheer van het fonds werd opgenomen door de provincie West-Vlaanderen.
In lijn met de beslissing over de toekomstige samenwerking binnen de Euregio Scheldemond (eveneens besloten in de Scheldemondraad van 12 mei 2021 en voorafgaand in de deputatie van 6 mei 2021), en daarmee gepaard gaande taken en rollen van het Scheldemondsecretariaat, wordt het beheer van het fonds overgedragen aan de Provincie Oost-Vlaanderen. Voor het beheer van dit fonds wordt een nieuw subsidiereglement voor het Scheldemondfonds opgesteld.
In het reglement worden volgende zaken bepaald:
• voorwerp
• ontvankelijkheidscriteria
• evaluatiecriteria
• aanvraag- en beslissingsprocedure
• bedrag van de subsidie en modaliteiten van uitbetaling
• verbintenissen van de aanvrager
Samenwerkingsovereenkomst tussen de provincies Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Zeeland
Overeenkomstig artikel 42 §1 juncto artikel 2 §2, 3° van het Provinciedecreet is de provincieraad bevoegd om samenwerkingsovereenkomsten goed te keuren die gericht zijn op de gebiedsgerichte samenwerking tussen besturen in een regio, en om personen de bevoegdheid tot het ondertekenen ervan toe te kennen.
Naar aanleiding van de beslissing van de Scheldemondraad van 12 mei 2021 om het beheer van het Scheldemondfonds over te dragen, werd er een voorstel opgemaakt van een vernieuwde samenwerkingsovereenkomst tussen de Provincie Oost-Vlaanderen, de Provincie West-Vlaanderen en de Provincie Zeeland inzake het beheer van het Scheldemondfonds. Hierin wordt overeengekomen om het beheer van het Scheldemondfonds toe te vertrouwen aan de Provincie Oost-Vlaanderen.
De provincie Oost-Vlaanderen draagt het beheer van de middelen van het Scheldemondfonds op haar beurt over aan de Certificeringsautoriteit.
Opdat het beheer van het Scheldemondfonds kan overgaan naar de provincie Oost-Vlaanderen is een nieuwe samenwerkingsovereenkomst nodig die ondertekend wordt door de drie provinciebesturen. In deze overeenkomst worden volgende zaken geregeld:
Overdracht beheer van de middelen aan de Certificeringsautoriteit (CA)
De provincie Oost-Vlaanderen draagt op haar beurt de taken, verbonden aan het beheer van de middelen, over aan de Certificeringsautoriteit (CA).
In de Verordening (EU) 1303/2013 heeft de EU de verantwoordelijkheden en de criteria voor de aanwijzing van de Certificeringsautoriteit neergeschreven. Vooral de scheiding van functies (managementautoriteit, CA, auditautoriteit) is heel belangrijk, maar hieraan zou de delegatie van het beheer van de middelen van het Scheldemondfonds aan de Certificeringsautoriteit geen verandering brengen.
Het beheer van de middelen van het Scheldemondfonds dat wordt gedelegeerd houdt in dit geval in:
• De CA stuurt naar elk van de drie provincies jaarlijks een vordering voor de bijdrage van 25.000 EUR en plaatst die op een grootboekrekening.
• De CA betaalt projecten uit op basis van een opdracht van het secretariaat Euregio Scheldemond (namens de Scheldemondraad) waarin naam project, uit te betalen bedrag, organisatie en rekeningnummer duidelijk vermeld worden. Hiervoor wordt ook een grootboekrekening gemaakt.
• De CA houdt een overzicht bij van de ontvangen en uitbetaalde bedragen.
• De CA opent een aparte rekening waarop de jaarlijkse bijdragen van de drie provincies gestort worden en van waarop de projecten uitbetaald worden. Op deze rekening worden negatieve interesten gerekend, maar geen andere kosten.
Hiervoor dient de provincieraad in te stemmen met de uitbreiding van de bevoegdheden van de Certificeringsautoriteit. Bij de overdracht van de taakstelling van het gewone provinciebedrijf (“Betalingsautoriteit”) naar de CA werd ook het akkoord gevraagd van de raad van bestuur van de POM Oost-Vlaanderen, waar de Certificeringsautoriteit is ondergebracht.
Het beheer van de middelen van het Scheldemondfonds wordt gedelegeerd aan de Certificeringsautoriteit, maar het goedkeuren van de projecten blijft een bevoegdheid van de Scheldemondraad en het bijhouden van de goedgekeurde projecten met bijhorend budget blijft bij het secretariaat Euregio Scheldemond.
Beschikking van het Benelux Comité van Ministers van 20 februari 2014 tot opstelling van een Benelux-Verdrag inzake grensoverschrijdende en interterritoriale samenwerking.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Provinciedecreet van 9 december 2005.
Provincieraadsbesluit van 8 mei 2002 betreffende Principebeslissing tot oprichting van een gewoon provinciebedrijf met het oog op het opnemen van de rol van “Betalingsautoriteit”.
Provincieraadsbesluit van 12 oktober 2005 betreffende het reglement met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies.
Provincieraadsbesluit van 12 december 2007 betreffende de goedkeuring van de Samenwerkingsovereenkomst tussen de provincies Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Zeeland voor de oprichting en het beheer van het Scheldemondfonds.
Provincieraadsbesluit 17 juni 2015 betreffende taakstelling certificeringsautoriteit voor Interregprogramma: overdracht aan POM.
Besluit van de deputatie van 6 mei 2023 betreffende de standpuntbepaling ten aanzien van de besluitpunten van de Scheldemondraad.
Afsprakenregeling tussen de provincies Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Zeeland van 13 december 1993, betreffende de oprichting van de Scheldemondraad.
Afsprakenregeling tussen de provincies Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Zeeland van 26 mei 2008 betreffende de Scheldemondraad.
Besluit raad van bestuur POM van 19 december 2014 over het akkoord overdraging taakstelling.
De samenwerkingsovereenkomst in bijlage wordt goedgekeurd.
De deputatie wordt gemachtigd de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen.
Het reglement betreffende het Scheldemondfonds wordt vastgesteld als volgt:
Artikel 1 – Doel
Het Scheldemondfonds heeft als doel de grensoverschrijdende samenwerking te bevorderen door het financieel ondersteunen van projecten waarbij de grens centraal staat en dit rond thema’s zoals arbeidsmarkt, onderwijs, toerisme, cultuur/erfgoed, intergemeentelijke samenwerking, ondernemerschap en ook ruimtelijke thema’s, zoals mobiliteit en waterbeheer.
Artikel 2 – Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° Euregio Scheldemond: het structurele grensoverschrijdend samenwerkingsverband tussen de provincie Oost-Vlaanderen, de provincie West-Vlaanderen en de provincie Zeeland met als doel het steunen van grensoverschrijdende projecten in deze regio;
2° Scheldemondfonds: het subsidieprogramma dat grensoverschrijdende samenwerking binnen de Euregio Scheldemond stimuleert en waarvoor jaarlijks 75 000 euro wordt voorzien door de voormelde provinciale besturen;
3° Scheldemondraad: het bestuurlijk besluitvormingsorgaan van de Euregio Scheldemond;
4° project: een activiteit of geheel van activiteiten, afgebakend in tijd en qua opzet of doelstelling;
5° projectpartner: een rechtspersoon die betrokken is bij de uitvoering van het project en deelneemt aan de subsidieaanvraag;
6° projectverantwoordelijke: de rechtspersoon die de subsidieaanvraag indient en optreedt als aanspreekpunt namens de projectpartners;
7° kostenraming: een realistische raming van de kosten van het project die in aanmerking komen voor subsidiering;
8° realisatiebewijs: een bewijs waaruit blijkt dat de voorziene acties, zoals beschreven in de subsidieaanvraag, werden gerealiseerd.
Artikel 3 – Voorwerp
Binnen de perken van de beschikbare middelen in het Scheldemondfonds kan de Scheldemondraad subsidies toekennen voor projecten waarvoor een aanvraag werd ingediend bij het Scheldemondfonds.
Artikel 4 – Ontvankelijkheidscriteria
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet aan de volgende criteria voldaan zijn:
a) De aanvrager van de subsidie en de projectpartners moeten rechtspersoonlijkheid hebben.
b) Er zijn minimum 2 projectpartners, waarbij minstens één projectpartner is gevestigd in Vlaanderen en minstens één projectpartner is gevestigd in Nederland. Grensoverschrijdende structuren met rechtspersoonlijkheid (vb. EGTS, BGTS…) kunnen een subsidieaanvraag indienen als enige projectpartner.
c) Het project dient aan te sluiten bij het beleid van de nationale, regionale en gemeentelijke overheden bevoegd voor het gebied waarop het project zich richt.
d) Het project is volledig en bestaat uit:
Een gedetailleerde inhoudelijke projectomschrijving met aandacht voor de realisatiebewijzen
Een gedetailleerde kostenraming
e) Het project mag niet tegelijkertijd worden gefinancierd door een met Europese middelen ondersteund programma (bijvoorbeeld Interreg).
Artikel 5 – Aanvraagprocedure
De aanvraag van de subsidie moet via het daartoe bestemde aanvraagformulier worden ingediend door de projectverantwoordelijke bij het secretariaat Euregio Scheldemond: info@euregioscheldemond.be.
Het dossier van de aanvraag moet minstens volgende stukken bevatten:
1° een volledig ingevuld, gedateerd en (digitaal) ondertekend aanvraagformulier;
2° een gedetailleerde inhoudelijke projectomschrijving met aandacht voor de realisatiebewijzen;
3° een gedetailleerde kostenraming, in de vorm van een Excel-bestand;
Het secretariaat kan aanvullende informatie opvragen en kan verzoeken om wijzigingen aan het dossier aan te brengen
Artikel 6 – Wijzigingen van de aanvraag van de subsidie
De begunstigde van de subsidie moet elke wijziging van gegevens (vb. IBAN-nummer, adres…) onverwijld mededelen aan het secretariaat van de Euregio Scheldemond.
Elke wijziging in de uitvoering van het project, anders dan initieel vermeld in de subsidieaanvraag, dient schriftelijk te worden aangevraagd bij het secretariaat van de Euregio Scheldemond en kunnen pas doorgevoerd worden na akkoord van het secretariaat van de Euregio Scheldemond.
Artikel 7 – Beoordelingscriteria
Het al dan niet toekennen van de subsidies wordt beoordeeld op basis van de volgende criteria:
a) de grensoverschrijdende meerwaarde: het project speelt in op een grensoverschrijdende uitdaging of opportuniteit;
b) grensoverschrijdende uitvoering: alle projectpartners zijn betrokken bij de uitvoering van het project en de activiteiten vinden plaats in zowel Vlaanderen als Nederland;
c) de meerwaarde van het project voor de burgers aan de grens: het project is zichtbaar en/of gericht op of komt ten goede aan burgers aan de grens;
d) de kwaliteit van de voorgestelde acties om te communiceren over het project: het betrekken van de doelgroep, met het oog op de verspreiding van projectresultaten;
e) de coherentie tussen de aangevraagde subsidie en de voorgestelde acties en resultaten;
f) de relevantie van de realisatiebewijzen: de voorgestelde bewijzen tonen op ondubbelzinnige wijze, en voor elke actie, aan dat deze goed werden uitgevoerd;
g) de relevantie van het partnerschap: het partnerschap heeft de nodige competenties en bevoegdheden inzake de thematiek van het project.
Artikel 8 –Beslissingsprocedure
Het secretariaat Euregio Scheldemond adviseert de Scheldemondraad op basis van de ontvankelijkheids- en beoordelingscriteria.
De Scheldemondraad geeft een bindend advies aan de deputatie van de provincie Oost-Vlaanderen. De Scheldemondraad beslist bij unanimiteit van de stemhebbende leden, i.c. de gedeputeerden voor Euregio-aangelegenheden, dan wel aangewezen vervangers, omtrent het bindend advies aan de deputatie van de provincie Oost-Vlaanderen. De voorzitter van de Scheldemondraad kan beslissen tot een schriftelijke ronde aan de stemhebbende leden, teneinde tot een bindend advies te komen.
De deputatie van de provincie Oost-Vlaanderen beslist over de toekenning van de subsidie op basis van dit bindend advies van de Scheldemondraad.
Het is de provincie Oost-Vlaanderen die de projectverantwoordelijke op de hoogte brengt van de besluitvorming over het project.
Artikel 9 – Bedrag van de subsidie en modaliteiten van uitbetaling
Het Scheldemondfonds financiert 100% van de geraamde kosten.
De uitbetaling van de toegekende subsidie is pas mogelijk als het project effectief werd gerealiseerd en de nodige bewijzen hiervoor beschikbaar zijn. Er worden geen voorschotten uitbetaald. De aanvragers dienen alle kosten voor te financieren.
De uitbetaling van de subsidie wordt rechtstreeks gelinkt aan het voorleggen van bewijzen waaruit blijkt dat de voorziene acties, zoals beschreven in de subsidieaanvraag, werden gerealiseerd. Om die reden dient er – voor elke uit te voeren actie – een fysiek/tastbaar bewijs bepaald te worden in de projectaanvraag, dat als bewijsstuk zal dienen van het goede verloop en de voltooiing van de acties.
Daarnaast wordt de uitbetaling van de subsidie gekoppeld aan de verantwoording van de gemaakte kosten via het voorleggen van urenstaten, facturen en betaalbewijzen.
Binnen de 12 weken na afloop van het project bezorgt de projectleider een kort eindrapport over het project aan het secretariaat van de Euregio, samen met de realisatiebewijzen die werden vastgelegd in de projectaanvraag. Het secretariaat is verantwoordelijk voor de goedkeuring van het eindrapport en kan indien nodig vragen het rapport verder te duiden vooraleer het eindrapport goed te keuren.
Het eindrapport geeft aan of de geplande activiteiten daadwerkelijk zijn uitgevoerd en of de beoogde doelstellingen werden gerealiseerd. Wanneer de geplande activiteiten niet werden gerealiseerd zoals voorzien dient hiervoor een motivering in het eindrapport te worden opgenomen.
Binnen de 12 weken na afloop van het project bezorgt de projectleider ook een financiële verantwoording van de gemaakte kosten via urenstaten, facturen en betalingsbewijzen. Deze verantwoording wordt gecontroleerd door de provincie Oost-Vlaanderen, beheerder van het Scheldemondfonds. De hoogte van de subsidie die zal uitbetaald worden is direct gelinkt aan de correct verantwoorde kosten. Het is dus belangrijk hier voldoende aandacht aan te besteden.
De uitbetaling van de subsidie gebeurt dus op basis van het eindrapport, de financiële verantwoording en de aangeleverde realisatiebewijzen die aantonen dat het project effectief werd gerealiseerd zoals gepland. Enkel gerealiseerde acties komen in aanmerking voor financiering.
Wanneer het project niet of slechts gedeeltelijk kon worden uitgevoerd of wanneer niet werd voldaan aan de verplichtingen, zoals bepaald in artikel 10, beslist de Scheldemondraad finaal over het niet of slechts gedeeltelijk uitbetalen van de subsidie.
De projectverantwoordelijke wordt per mail door het secretariaat Euregio Scheldemond op de hoogte gesteld van de goedkeuring van het eindrapport.
Maximaal 7 weken na de goedkeuring van het eindrapport wordt de subsidie door de Certificeringsautoriteit, die namens de Provincie Oost-Vlaanderen de middelen van het Scheldemondfonds beheert, aan de projectverantwoordelijke doorgestort.
De projectverantwoordelijke staat in voor de eventuele doorstorting van de ontvangen subsidie aan de projectpartners.
De toekenning van deze subsidie gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en inzake staatssteun.
Artikel 10 – Verbintenissen van de aanvrager van de subsidie
De aanvragers van de subsidie verbinden zich ertoe om:
1° een eindrapport met de resultaten van het project en de afgesproken realisatiebewijzen in te dienen bij het secretariaat Euregio Scheldemond, evenals een financiële verantwoording (inclusief bewijsstukken zoals urenstaten, facturen en betaalbewijzen);
2° binnen de eigen, interne communicatiekanalen (personeelsblad, intranet …) en binnen hun reguliere externe communicatiekanalen (nieuwsbrief, website van de partnerorganisatie …) melding te maken van het project, haar voortgang en resultaten met vermelding van de steun verkregen van de Euregio Scheldemond;
3° in communicatie over het project, het logo van Euregio Scheldemond en van de drie Scheldemondprovincies te vermelden samen met de tekst: “grensoverschrijdend project met de steun van Euregio Scheldemond, samenwerkingsverband van de provincies Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Zeeland”. Bij externe communicatie dient dit voorafgaand aan het secretariaat Euregio Scheldemond te worden voorgelegd voor nazicht van het correct gebruik van de communicatievoorschriften;
4° minimum één communicatieactie te organiseren tijdens de looptijd van het project;
5° op eerste verzoek van het secretariaat Euregio Scheldemond tekstmateriaal over het project aan te leveren voor communicatiedoeleinden;
6° het secretariaat Euregio Scheldemond te informeren over data van evenementen die kaderen in de uitvoering van het project en toestemming te verlenen dat deze informatie wordt vermeld op de website en op de Facebook- of LinkedInpagina van Euregio Scheldemond;
7° minimaal drie kleurenfoto’s kosteloos en vrij van eventuele intellectuele eigendomsrechten, ter beschikking te stellen van het secretariaat Euregio Scheldemond voor communicatiedoeleinden.
Artikel 11 – Controle en sancties
Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden opgenomen in de aanvraag van de subsidie of in de in te dienen stukken of indien blijkt dat dit reglement niet correct werd nageleefd, kan zowel de deputatie van de provincie Oost-Vlaanderen, als de Scheldemondraad de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen.
Artikel 12 – Betwistingen
De deputatie van de provincie Oost-Vlaanderen beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.
Artikel 13 – Slotbepalingen
Dit reglement treedt in werking op 1 juni 2023.
Akkoord met de uitbreiding van de taakstelling van de Certificeringsautoriteit zoals voorzien in het provincieraadsbesluit van 17 juni 2015 voor wat betreft de uitvoering van het beheer van de middelen van het Scheldemondfonds.