2023_PR_00164 - Logistiek – Patrimonium Provincie en paraprovinciale instellingen - Raamovereenkomst adviseren technische dossiers elektriciteit - Bestek en raming; opdracht te gunnen bij wijze van openbare procedure - Goedkeuring

Doelstelling en historiek

In zitting van 11 mei 2017 ging de Deputatie akkoord met een gespreid plan van aanpak om de risicopunten elektrische installaties verder in kaart te brengen, en de preventiemaatregelen uit de technische dossiers conform het KB van 4/12/12 te implementeren. Een gedetailleerd uitvoeringsplan is daarvoor opgesteld en wordt voortdurend opgevolgd, in overleg met de IDWMD.

Zo’n technisch dossier houdt een volledige beschrijving van de installatie in, inclusief schema’s en plannen, opstellen van de uitwendige invloeden, berekeningsnota kortsluitvermogen opstellen, aardingsnet controleren, inventarisatie van de secties, lengtes en type voedingskabels, én een op te stellen risicoanalyse met bijpassende preventiemaatregelen.

De dienst Patrimonium wordt daarnaast veelvuldig geconfronteerd met taken of dossiers van beperkte omvang, complexe samenstelling of van dringende aard. Bovendien beschikt de dienst patrimonium vaak niet over de nodige software pakketten en licenties om dergelijk complexe berekeningen en/of risicoanalyses op te maken.

Telkens werken worden uitgevoerd aan technische installaties moeten de technische dossiers met de plannen en de risicoanalyse worden aangepast. Bovendien zijn de eerste dossiers die werden opgesteld conform het KB van 2012 ondertussen meer dan 5 jaar oud en dienen dringend vernieuwd te worden.

Om accuraat, snel en met een minimale inzet van mensen en middelen te kunnen inspelen op de functionele behoeften of op vaak dringende veiligheidskwesties binnen het provinciaal patrimonium stelt de dienst Patrimonium voor om een aanbesteding te organiseren voor een "raamcontract voor het uitvoeren in regie en op afroep via afzonderlijke opdrachten van advisering en opstellen van technische dossiers elektriciteit in en rond de gebouwen en het patrimonium van het provinciebestuur en para-provinciale instellingen". De dienst Patrimonium stelt voor dit contract te gunnen voor de periode van 1 jaar met de mogelijkheid dit 3 maal te verlengen met de periode van 1 jaar.

Zo vermijden we dat voor iedere afzonderlijke aanpassing van een technisch dossier een afzonderlijke procedure moet worden gevolgd om een studiebureau aan te stellen conform de wetgeving overheidsopdrachten en het provinciedecreet. Een procedure met telkens een door de deputatie goed te keuren prijsvraag of bestek waarvan de gunning na aanbesteding of onderhandeling uiteraard nogmaals door de deputatie is goed te keuren. Dit vereist heel wat administratief werk en manuren wat zeer tijdrovend en vertragend is.

Procedure
De dienst Patrimonium stelt voor deze diensten te gunnen na een openbare procedure.

Raming
Op basis van een eigen inschatting worden de werken geraamd op 50 000,00 EUR exclusief btw of  60.500,00-EUR inclusief 21% btw, per jaar en 3 maal herhaalbaar.

Veiligheid
Op deze diensten die ook onderzoekswerken in situ inhouden, is de procedure 'werken met derden' volgens het WMD-handboek van toepassing. De informatie-uitwisseling met aannemer is toegevoegd.

IDWMD heeft een visum aangebracht op het bestek

Financiering
Op het budget is nog geen krediet gereserveerd, omdat elke deelopdracht apart te gunnen is met het bijgaande specifieke budget.

Het Provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 43, § 2, 11°;

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken leveringen en diensten en concessies, en wijzigingen.

Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en wijzigingen.