2023_PR_00168 - Logistiek - Facilitair beheer - Intekenen op raamovereenkomst van het agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid voor het huren van waterkoelers - Goedkeuring

Het huidige huurcontract waterkoelers met firma Aqua Vital loopt af op 31 december 2023. Er wordt voorgesteld om in te stappen bij de raamovereenkomst van het agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid voor het huren van waterkoelers volgens bestek 2022/HFB/OP/91416.
Deze procedure werd bij wijze van de openbare procedure gepubliceerd.
In het bestek was voorzien dat oa lokale besturen kunnen aansluiten bij de raamovereenkomst. 

Het Facilitair Bedrijf gunde de opdracht aan firma Aqualex, geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 0822.110.137.
Prijzen en bestelinfo zijn in bijlage bij dit besluit gevoegd. 

De Facilitaire dienst cel Aankoop stelt voor om aan te sluiten bij de raamovereenkomst waterkoelers gesloten door de Vlaamse Overheid (Facilitair Bedrijf). Vanaf de datum van de instap in het contract kunnen we er 60 maanden beroep op doen.
Hierdoor is ons bestuur vrijgesteld om zelf een gunningsprocedure te organiseren en kunnen we gebruik maken van de gunstige voorwaarden die werden bedongen qua prijszetting en voorwaarden.
We zullen op deze raamovereenkomst een beroep doen voor alle sites behalve de Leopoldskazerne, waar er reeds waterkoelers voorzien zijn.

Provincie Oost-Vlaanderen stapt in het contract op 1 januari 2024. De overeenkomst loopt tot 31 december 2028. In samenspraak met Aqua Vital zal de loskoppeling van de oude toestellen door Aqualex georganiseerd worden. Aqualex zal vervolgens de nieuwe toestellen installeren. 

De toestellen in het Provinciehuis & Pac Zuid worden niet vervangen door de verhuis naar de Leopoldskazerne. Door de onzekerheid ivm de verhuisdatum worden deze voorlopig ook nog niet weggehaald. 

Volgens de voorlopige raming worden 54 bestaande waterkoelers van de oude firma vervangen door modellen van de nieuwe firma.
Bijkomend worden momenteel 13 nieuwe modellen gevraagd door enkele sites. In totaal zullen we volgens de raming 67 waterkoelers afnemen van het nieuw contract.
We kunnen kiezen tussen een tafelmodel of een model op voet. Via gasflessen is er de mogelijkheid tot het aanbieden van spuitwater. Technische fiches van de toestellen zijn bijgevoegd als bijlage.

Het eerste jaar zal de kost hoger liggen door de te betalen waarborg van de patronen voor spuitwater. Dit is een éénmalige kost die gerecupereerd wordt bij het einde van het contract.
Op de totale duurtijd van het contract (5 jaar) wordt de huur van de waterkoelers op € 144 882,60 geraamd. Dit bedrag kan hoger liggen wanneer er nog meer waterkoelers afgenomen zouden worden. Daar komt nog eens de kost van het hervullen van de patronen bij (€ 39 per patroon).

Hieronder een overzicht van de raming voor het 1e jaar met het aantal waterkoelers met de eenheidsprijzen van de toestellen en de gasflessen (patronen).

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.

Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en wijzigingen.

Provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen.

Besluit van de provincieraad 23 mei 2018 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken,

leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.