2023_PR_00167 - Logistiek - Facilitair beheer - Toetreding tot aankoopcentrale CREAT - Eenmalige kapitaalsinbreng van drie CREAT-aandelen - Aanduiding lid Algemene Vergadering CREAT - Machtiging van deputatie tot uitvoering beslissing - Goedkeuring

Complexiteit en werklast overheidsopdrachten

De regelgeving overheidsopdrachten legt de aanbestedende overheden procedures op die bijzonder complex en arbeidsintensief zijn.   Elke wetswijziging inzake overheidsopdrachten brengt meer complexiteit en extra werk met zich mee.   De meest recente wetswijziging van 8 februari 2023 verplicht vooreerst het gebruik van het e-procurement-platform voor het uitsturen van het bestek en het ontvangen van de offertes en bovendien moeten na gunning de gunningsresultaten worden gepubliceerd en dit voor alle overheidsopdrachten met een raming vanaf 30.000 EUR, excl btw.  Deze wijziging zal zeker een impact hebben op de al hoge werkdruk die er is bij de facilitaire dienst, cel Aankoop.

De werklast en moeilijkheidsgraad is buiten proportie voor het aangaan van raamovereenkomsten voor goederen en diensten, welke door de facilitaire dienst, cel aankoop in de markt moeten worden geplaatst.  Het buitenproportionele karakter heeft te maken met de diverse behoeften die er zijn binnen de domeinen, scholen, erfgoedcentra en administratie.  De Provincie Oost-Vlaanderen heeft behoefte aan veel diverse producten welke telkens in relatief kleine aantallen worden besteld. De facilitaire dienst, cel aankoop moet evenveel tijd investeren in een raamovereenkomst met een omzet net boven de Europese drempel van 215.000 EUR, excl btw, als een grote aanbestedende overheid of een aankoopcentrale die gelijkaardige raamovereenkomsten in de markt plaatsen met een omzetwaarde van meerdere miljoenen.  Voor de Provincie Oost-Vlaanderen is de interne proceskost voor het aankopen van de dagdagelijkse producten bijzonder hoog.

De facilitaire dienst probeert de werkdruk te temperen door maximaal beroep te doen op diverse aankoopcentrales of bvb op de contracten die Vlaanderen open stelt. Ingevolge art 47§2 van de wet inzake overheidsopdrachten wordt de aanbesteder dan vrijgesteld wordt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren. Daarmee is de kous niet af want ook instappen vraagt nog de nodige begeleiding en ondersteuning van de cel aankoop.

 Tot op heden is dat een praktijk van ‘shoppen’ bij aankoopcentrales. Dit shoppen wordt meer en meer bemoeilijkt, doordat de wetgeving de aankoopcentrales de verplichting oplegt de potentiële afnemers te vermelden in het bestek, alsook het maximumbedrag dat mag worden besteld binnen de betreffende raamovereenkomst.

Het is daarom aangewezen om een samenwerking aan te gaan met de aankoopcentrale van CREAT. De Coöperatieve vennootschap CREAT, stropstraat 1 te 9000 Gent KBO BE 0554.887.312, is een aankoopcentrale die op permanente basis aan haar aandeelhouders, in hoofdzaak steden en gemeenten, de mogelijkheid biedt bestellingen te plaatsen binnen de gesloten raamovereenkomsten.

Aanbod CREAT
CREAT heeft momenteel meer dan 80 standaard raamovereenkomsten in portefeuille. Deze raamovereenkomsten coveren een groot deel van de behoeften van de Provincie Oost-Vlaanderen. De huidige raamovereenkomsten in de portefeuille zijn door CREAT ondergebracht in volgende categorieën : gebouwbeheer, gebouwinrichting, ICT, kantoor- en bedrijfsondersteuning, mobiliteit en wegenis, personeel en preventie, sport, technische dienst en zorg. In elke categorie zijn raamovereenkomsten terug te vinden die de facilitaire dienst, cel aankoop al in de markt heeft geplaatst en na het verstrijken van de 48 maanden opnieuw in de markt moet plaatsen. Er zijn ook meerdere raamovereenkomsten die nuttig kunnen zijn voor de diensten ICT en Patrimonium alsook andere Departementen en Directies.
De raamovereenkomsten die momenteel in de portefeuille zitten , zijn echter niet opengesteld voor de Provincie Oost-Vlaanderen omdat deze niet nominatief werd vermeld in de betreffende bestekken. Samenwerking met CREAT biedt wel een structurele oplossing voor de nabije toekomst.

CREAT kan naast standaard raamovereenkomsten ook een service op maat bieden.

Toetreding tot CREAT
Provincie Oost-Vlaanderen kan als aandeelhouder toetreden tot CREAT. De toetredingsvoorwaarde behelst de éénmalig aankoop van 3 aandelen voor een totaal bedrag van 558 € en het aanvaarden en ondertekenen van het toetredingsdocument bijgevoegd als bijlage. Bij uittreding worden deze aandelen ook terugbetaald !

 Eens de Provincie Oost-Vlaanderen is toegetreden tot CREAT zal de Provincie Oost-Vlaanderen in alle nog te plaatsen raamovereenkomsten vermeld worden als potentiële afnemer, zonder verplichting effectief in te stappen in de betreffende raamovereenkomst.

 Door toetreding tot CREAT kan de Provincie Oost-Vlaanderen zich bevoorraden voor allerlei producten en diensten zonder zelf een plaatsingsprocedure te moeten organiseren en zonder een overeenkomst te sluiten met ondernemingen.  CREAT is een aankoopcentrale die, conform artikel 2 7°a) van de wet van 17 juni 2016, goederen en diensten verwerft voor andere aanbesteders.   In concreto betekent dit dat de Provincie Oost-Vlaanderen officieel bestelt bij CREAT en dat CREAT na uitvoering factureert aan de Provincie Oost-Vlaanderen. Er is enkel het samenwerkingsverband tussen Provincie Oost-Vlaanderen en CREAT.  Er ontstaat geen juridische band tussen Provincie Oost-Vlaanderen en opdrachtnemer van de raamovereenkomst.

 Vergoeding CREAT
Voor standaard raamovereenkomsten omvatten de eenheidsprijzen die CREAT aanrekent, zowel de schaalvoordelen alsook de kosten ter vergoeding van het beheer door CREAT.  Voor opdrachten op maat wordt per prestatie aangerekend aan de tarieven opgegeven in het toetredingsdossier. We zullen dit dus dossier per dossier moeten bekijken en in functie daarvan budget voorzien : het eerste jaar zal dit echter zeer miniem zijn omdat wij slechts tot een handvol contracten toegang zullen hebben. Dat aantal zal groeien de komende jaren.

 Voorstel 

 De toetreding tot CREAT biedt meerdere voordelen voor de Provincie Oost-Vlaanderen :

•  De Provincie Oost-Vlaanderen wordt vrijgesteld van het organiseren van eigen  overheidsopdrachten voor de producten en diensten welke worden aangeboden door CREAT.

• Samenwerking op het vlak van overheidsopdrachten en/of aanbieden van facilitaire diensten biedt positieve schaaleffecten en kan synergiën genereren;

• Uit het toetredingsdossier van CREAT blijkt dat de autonomie van  de Provincie Oost-Vlaanderen wordt gerespecteerd, er is geen instapverplichting in de raamovereenkomsten;

• De kapitaalsinbreng ten bedrag van 558 EUR en de voorgeschreven betalingsmodaliteiten alsook de verrekening van de werkingskost van CREAT zoals beschreven in het toetredingsdossier zijn gunstig; 

Deze voordelen motiveren de beslissing tot toetreding tot CREAT.

beslissingsbevoegdheid inzake instappen in standaard raamovereenkomsten CREAT

Aangezien de Provincie Oost-Vlaanderen bij elk instappen in een standaard raamovereenkomsten van CREAT vrijgesteld is van het plaatsen van een overheidsopdracht en er bovendien geen contractuele band met de ondernemer gesloten wordt, dient de Provincieraad, en bij dagelijks bestuur de Deputatie, geen beslissing meer te nemen  inzake goedkeuring van de plaatsingsprocedure, de voorwaarden en de raming.  De Deputatie dient geen gunningsbeslissing te nemen.  Deze beslissingen werden genomen door CREAT.

De Provincie zal per raamovereenkomst kunnen beslissen om al dan niet in te stappen maw er is geen automatisme om met CREAT te werken. Er zal dus telkens afgewogen moeten worden of het voordeling is in te stappen gerelateerd aan de werkdruk, goede prijzen en voorwaarden van het voorliggende contract.

Het is aangewezen om inzake de beslissingsbevoegdheid tot instappen een onderscheid te maken tussen :

* Raamovereenkomsten aan te rekenen op het exploitatiebudget
Uit de portefeuille van CREAT blijkt dat de overgrote meerderheid van de raamovereenkomsten als voorwerp aankoop van goederen en diensten omvatten die aangerekend worden op het exploitatiebudget.  Het is opportuun om de bevoegdheid tot instappen in deze raamovereenkomsten toe te kennen aan de Deputatie, ongeacht of deze voor het provinciaal aandeel al dan niet onder ‘dagelijks bestuur’ vallen.

* Raamovereenkomsten aan te rekenen op het investeringsbudget
Voor instap in de raamovereenkomsten die investeringsaankopen betreffen, zal de beslissing tot instappen ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Provincieraad indien het Provinciaal omzetbedrag het bedrag bepaald in het besluit dagelijks bestuur overschrijdt.

Voor het bestellen van opdrachten op maat blijven de decretale bevoegdheden en het besluit inzake dagelijks bestuur van toepassing voor wat betreft het geven van de goedkeuring om beroep te doen op de aankoopcentrale CREAT en het geven van de goedkeuring om in te stappen in de overeenkomst met de gekozen ondernemer.

Provinciedecreet van 9 december 2005,

Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten,

Het besluit van de provincieraad van 23 mei 2018 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.