Met het oog op de verhuis naar het nieuw provinciehuis in de Leopoldskazerne bestaat de nood om het Reglement met betrekking tot het gebruik van de fractielokalen van 19 december 2018 aan te passen aan de situatie in het nieuwe provinciehuis, eveneens inzake facilitaire en IT-aspecten en wat betreft de noodplanning.
Het Bureau van de Provincieraad heeft de algemene bespreking van het ontwerp gevoerd in de vergadering van 29 januari 2024.
Volgens art. 42 §3 van het Provinciedecreet stelt de Provincieraad de provinciale reglementen vast.Provinciedecreet van 9 december 2005.
Reglement met betrekking tot het gebruik van de fractielokalen van 19 december 2018.
Bespreking in het Bureau van 29 januari 2024.Het Reglement met betrekking tot het gebruik van de fractiefaciliteiten wordt vastgesteld als volgt:
In het Provinciehuis worden de lokalen 108.10.020 en 108.10.019 ter beschikking gesteld van de fracties voor gemeenschappelijk gebruik.
§ 1 De ter beschikking gestelde lokalen kunnen door de fracties enkel gebruikt worden in het kader van de provinciale werking. Er mogen geen winstgevende activiteiten in ontplooid worden. De lokalen kunnen niet als algemeen partijlokaal dienst doen en kunnen evenmin gebruikt worden voor de organisatie van zitdagen of vaste spreekuren in het kader van dienstbetoon. Vertrouwelijk overleg met een burger, partijlid of medewerker op afspraak is toegestaan in het kader van de provinciale werking van de fracties.
§2 In lokaal 108.10.020 worden volgende faciliteiten voorzien die door en ten laste van de Provincie worden onderhouden, eventueel hersteld of vervangen:
§3 In lokaal 108.10.019 worden volgende faciliteiten voorzien die door en ten laste van de Provincie worden onderhouden, eventueel hersteld of vervangen:
§ 1 Het gebruik van het lokaal 108.10.020 is bestemd voor de fractieleden. Het gebruik van het lokaal en de daarin voorziene faciliteiten is niet onderworpen aan een systeem van reservering. De werkplekken in dit lokaal kunnen niet voorbehouden/gereserveerd worden.
§2 Het gebruik van het lokaal 108.10.019 is bedoeld als concentratiecockpit en voor vertrouwelijk overleg in het kader van de provinciale werking van de fracties. Het gebruik ervan is onderworpen aan een systeem van online reservering. Het lokaal moet gereserveerd worden via de daartoe bestemde toepassing op het extranet/provincieraad (LOGIS). Het gebruik ervan als gewone (dagdagelijkse) werkplek is niet toegestaan. De maximale reserveringstijd per dag is gelimiteerd tot 4 uur per gebruiker.
§3 In het geval dat de vergadertafel of geen enkel werkplek beschikbaar is in lokaal 108.10.020 én het lokaal 108.10.019 niet beschikbaar is als concentratiecockpit en/of overlegplek, kan een van de gespreksruimtes/loketten (lokalen 108.10.005 tot en met 108.10.010) gereserveerd worden via de daartoe bestemde toepassing op het extranet/provincieraad (LOGIS) of aan het lokaal zelf via het touchscreen.
§ 4 Een fractiemedewerker kan worden tewerkgesteld in de bovenvermelde lokalen volgens de principes vermeld in § 1 tot en met 3 van dit artikel. De fractiemedewerker is onderworpen aan dezelfde uurregeling als het provinciepersoneel (07 00 uur –19 00 uur) en krijgt een persoonlijke toegang tot het P-net (gedeelte extranet/provincieraad) via de laptop van de fractie. De fractiemedewerker kan zoals het provinciepersoneel, beroep doen op de ondersteuning van de ICT-servicedesk na contact via de toepassing Its4me voor de toegewezen toepassingen en hardware.
De fractiemedewerker krijgt de personeelskorting in het bedrijfsrestaurant en cafetaria. De fractiemedewerker kan een nummerplaat van een voertuig laten registreren bij de facilitaire dienst om toegang te krijgen tot de parking van het Provinciehuis.
De fractiemedewerker ondertekent een gebruikerscontract waarin de verdere rechten en plichten worden bepaald voor het gebruik van de faciliteiten in het Provinciehuis.
De fractievoorzitters dragen als een voorzichtig en redelijk persoon de volle verantwoordelijkheid voor het gebruik van de toegewezen lokalen en van alle geboden faciliteiten door fractieleden en fractiemedewerkers. De gebruikers leggen een algemene netheid aan de dag, hanteren het clean desk-principe, respecteren de infrastructuur en volgen de regels zoals vastgelegd in de Leidraad nieuw Provinciehuis. De Provincie staat in voor de regelmatige schoonmaak van de lokalen.
Voor het gebruik van de lokalen vermeld in artikel 3 en de daarin aanwezige faciliteiten door fractieleden en/of fractiemedewerkers worden geen kosten aangerekend.
De fracties kunnen gratis gebruik maken van de vergaderzalen tot en met 40 personen in het provinciehuis (na reservering). Voor de huur van foyer, auditorium, raadzaal en polyvalente zaal vallen de fracties onder tariefcategorie 2 of 3 zoals bepaald in art. 12§1 van het Reglement van 22 juni 2022 met betrekking tot het extern gebruik van de verschillende zalen in het Provinciehuis. De overige bepalingen van dit reglement zijn eveneens van toepassing bij de huur van foyer, auditorium, raadzaal en polyvalente zaal.
Voor facultatieve facilitaire dienstverlening (gebruik dienstwagens, gebruik van depotruimte en inzet facilitaire medewerkers provinciebestuur) zal aan de fracties dezelfde vergoeding (kostprijs) aangerekend worden als aan externe partijen gehuisvest in het Provinciehuis.
De fractieleden of de fractiemedewerkers kunnen aan het onthaalpersoneel geen rechtstreekse opdrachten geven.
De huisbewaarder is in geval van nood bereikbaar op het permanentienummer. Dat nummer wordt zowel in lokaal. 108.10.019 en 108.10.020 geafficheerd.
De fractieleden en fractiemedewerkers krijgen toegang tot het Provinciehuis met een toegangsbadge waarmee zij het Provinciehuis kunnen betreden via het onthaal. De toegangsbadge verleent de fractieleden en fractiemedewerkers geen toegang tot het backoffice gedeelte van het Provinciehuis.
Lokaal 108.10.020 wordt geopend met de toegangsbadge. De toegang tot de overige (gereserveerde) lokalen/vergaderruimtes wordt geregeld door het reserveringssysteem.
De gebruikers van de lokalen verlaten het Provinciehuis uiterlijk om 19 uur, tenzij een lokaal/vergaderruimte werd gereserveerd: een reservering voor een groepsactiviteit is mogelijk tot na 19 uur op weekdagen of in het weekend.
Het Provinciehuis is niet toegankelijk tijdens het weekend en op dagen en uren waarop het Provinciehuis voor het provinciepersoneel gesloten is.
Per vergadering wordt een verantwoordelijke aangeduid die ertoe gehouden is, in opdracht van de fractievoorzitter, de lichten te doven, deur en ramen te sluiten, de verwarming af te zetten, alle aanwezige apparatuur uit te schakelen en na te gaan of alle aanwezigen het Provinciehuis verlaten hebben. De uiteindelijke verantwoordelijkheid blijft evenwel berusten bij de respectievelijke fractievoorzitters.
Het Provinciehuis is rookvrij. Roken kan enkel in de daartoe voorziene zones.
Het Provinciehuis beschikt over een intern noodplan. In geval van rook of brand tijdens de openingsuren, moet dadelijk de onthaalbalie op het nummer 7000 worden verwittigd, buiten de openingsuren moet de huisbewaarder worden verwittigd op het permanentienummer vermeld in de lokalen 108.10.020 en 108.10.019. Indien men geen verbinding krijgt, moet men zelf het glas van de waarschuwingsknop te breken. In geval van brand – of bomalarm, dient men zich zo snel mogelijk te begeven naar de verzamelplaats op het Paradeplein.
De huisbewaarder van het Provinciehuis kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verdwenen of verloren voorwerpen noch voor schade van lichamelijke of materiële aard.
De facilitaire dienst kan gecontacteerd worden bij logistieke problemen of bij vragen met betrekking tot de noodplanning. De contactgegevens zijn geafficheerd in de lokalen 108.10.019 en 108.10.020.
Problemen m.b.t. het gebruik, verlies of verdwijning van voorwerpen worden onmiddellijk gesignaleerd aan de dienst Juridische aangelegenheden & Bestuurszaken - team Griffie (griffie@oost-vlaanderen.be), die dit verder zal signaleren aan de bevoegde dienst/directie/departement of aan de huisbewaarder van het Provinciehuis.
De terbeschikkingstelling van deze lokalen gebeurt in vertrouwen.
Het Bureau van de provincieraad beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.
Het Reglement van 20 december 2018 met betrekking tot het gebruik van de fractielokalen wordt opgeheven met ingang van 4 maart 2024.
Dit reglement treedt in werking op 11 maart 2024.