2024_PR_00031 - Recreatiedomeinen - Logistiek - Opdrachtomschrijving concessieovereenkomst voor de uitbating van een horecagelegenheid, zomerbar en catering voor het verblijfscentrum in provinciaal domein Puyenbroeck - Machtiging van deputatie - Goedkeuring

Voor de uitbating van de brasserie, de zomerbar en de catering voor de verblijfsaccommodatie wordt een nieuwe concessie aanbesteed. Dienst Patrimonium, Directie Domeinen en de domeinverantwoordelijke(n) werkten in deze context bijgevoegde opdrachtomschrijving uit. De voorziene startdatum is 1 april 2025 indien de evolutie van het bouwproject dit toelaat. Er zijn tussentijdse evaluaties en verbrekingsmogelijkheden voorzien indien de uitbating niet voldoet aan de verwachtingen.

Procedure

De voorbije jaren bleek er steeds minder interesse voor de horeca-uitbatingen die de provincie op de markt zette. De algemene problemen binnen de horecawereld spelen daarin een grote rol. Uit een consultatie van een expertengroep kwam  het advies om de geijkte procedure aan te passen, door af te stappen van de klassieke concessieovereenkomst waarbij de opdrachtgever het merendeel van de regels oplegt. Er is geadviseerd om in dialoog te gaan met potentiële kandidaten op basis van een opdrachtomschrijving waarin enerzijds de verwachtingen van de provincie worden omschreven, maar waarbij anderzijds ook voldoende ruimte wordt gelaten voor de creativiteit en het businessplan van de uitbater. Op die manier kan een evenwicht gevonden worden tussen een zo klantvriendelijk mogelijke service naar het publiek toe en de rendabiliteit van de uitbating. De resultaten van de onderhandelingen worden uiteindelijk vastgelegd in een concessieovereenkomst.

De opdrachtomschrijving wordt op de markt gezet met een procedure in toepassing van de principes van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. 

Na een kwalitatieve selectie (ervaring in de sector, diploma’s, certificaten, bewijs goed zedelijk gedrag, attest van plaatsbezoek) worden de inschrijvingen beoordeeld op basis van volgende gunningscriteria:

 FINANCIEEL PLAN (50 punten)

Kwaliteit van het financieel plan:

- voorgestelde concessievergoeding (20 punten)
- haalbaarheid van de ingeschatte omzet afgewogen met de ingeschatte kosten (alle factoren opnemen: personeel, inkoop spijzen en dranken, onderhoudskosten, vergunningen en keuringen, …) – kwaliteit financiële risico-inschatting (30 punten).

TECHNISCH PLAN (50 punten)

In dit opdrachtdocument is aangegeven aan welke kenmerken de inrichting van de horecagelegenheid minimaal moet voldoen. De inschrijver neemt in zijn businessplan het volgende op:
- welke investeringen (bedragen vermelden) zullen er gedaan worden voor de inrichting, afwerking, sfeer en functionaliteit van het horecapunt (keuken, meubilair, toestellen, materialen…) gekoppeld aan een timing. (voeg waar mogelijk foto’s en inrichtingsplannen toe)
- de inrichting van het terras (met aandacht voor het rookbeleid van de provincie)
- plan voor verwerking afval.

OPERATIONEEL PLAN (50 punten)

De inschrijver geeft het volgende op:
- de visie op de uitbating van de horecagelegenheid (o.a. aanbod spijzen en dranken met prijslijst) en interactie met het provinciaal domein: wat is het uitbatingsconcept en hoe speelt dit in op de noden van het domein?- systeem bediening binnen en buiten
- de inzet van personeel: type personeel (vast, jobstudenten, flex, …) , hoeveel (flexibiliteit bij drukke periodes, wanneer, taken, …)
- voorgestelde duur van de overeenkomst en openingsuren
 - de wijze waarop de maaltijden worden bereid: vers, voorverpakt, diepvries… - de wijze waarop binnen de horecagelegenheid wordt omgegaan met duurzaamheid: hygiëne, netheid, voedselveiligheid, aanbod spijzen en dranken, voorkomen afval en duurzaam verwerken, initiatieven om zuinig om te springen met elektriciteit, gas en water…

ERVARING IN DE SECTOR (50 punten)

De inschrijver geeft aan welk relevante ervaring hij heeft in de horeca, als uitbater en/of als bedrijfsleider. Deze gegevens moeten gestaafd worden met een omschrijving van vorige uitbatingen en de daaraan verbonden omzetcijfers voor.

Voorwerp van de concessie

De horecagelegenheid bevindt zich op het gelijkvloers van het sportcomplex met terrassen aan de kant van de golf en de inkom van het zwembad. De brasserie is toegankelijk voor diverse doeleinden: het nuttigen van een drankje of snack na het sporten, een koffie/ijsje/pannenkoek na een activiteit op het domein, het nuttigen van een (zaken)lunch. Naast de brasserie is er de uitbating van de zomerbar aan het zwembad en de catering van maaltijden voor het verblijfcentrum in het sportcomplex. 

Duur van de overeenkomst

Gezien de vele nodige investeringen door het deels casco aanbieden van de concessie wordt best gekozen wordt voor een langere concessieperiode van minimaal 9 en maximaal 18 jaar in functie van een kwaliteitsvolle en duurzame uitbating. De concessionaris doet in zijn businessplan een concreet voorstel van duur gekoppeld aan de door hem voorgestelde investeringen.

Openingsdagen- en uren

Over de openingsdagen en -uren kan onderhandeld worden zodat er een optimale verhouding is tussen service naar het publiek toe en rendabiliteit van de uitbating.

Vanuit het opdrachtgevend bestuur wordt op basis van ervaring volgende aanzet gegeven:

• Zomer (1 maart tot 31 oktober): de brasserie is 7 dagen op 7 geopend
• Buiten zomerseizoen (1 november tot en met eind februari): de brasserie is 6 dagen op 7 geopend.
• Doorheen het jaar mag er op bovenvermelde momenten gewerkt worden met een minimum dienstverlening (drank en kleine kaart) bij ongunstige weersomstandigheden.
• De bar biedt de mogelijkheid om voor en na het sporten iets te drinken. Op weekdagen ten laatste vanaf 10 uur tot het einde van de openingstijd van het sportaanbod. In het weekend en op wedstrijd- en evenementendagen ten laatste vanaf 9 uur tot het einde van het sportaanbod (rekening houden met eventuele prijsuitreikingen).
• Voor het diverse aanbod maaltijden/dagschotel/eten van de kaart/businesslunch/broodjes/tearoom werkt de inschrijver een voorstel uit voor weekdagen, weekenddagen en dagen met een event.
• De zomerbar is geopend van 12u tot 19u. In juli en augustus is deze 7/7 geopend. In mei – juni en september is de zomerbar open in het weekend en op woensdagnamiddag als het buitenbad open is.
• Catering voor verblijf wordt voorzien bij reservatie. Reservaties van het verblijf worden tijdig (min. 14 dagen vooraf) doorgegeven aan de concessionaris.
• Bij uitzondering kan er afgeweken worden van de openingsuren mits toestemming van de provincie.
• Bij het hosten van groepen/events kan de horecagelegenheid niet afgesloten worden voor externen tenzij bij uitzonderlijke omstandigheden en mits uitdrukkelijke toestemming vooraf door de provincie.

Aanbod

Aanbod brasserie:

Bediening aan tafel geniet de voorkeur. Er kan onderhandeld worden over selfservice met een klantvriendelijke regeling.

• Aanbod dient gevarieerd en vers te zijn.
• Er is steeds een minimumaanbod aanwezig, bv. dagschotel, snacks, vegetarische maaltijden, dranken, pannenkoeken, wafels, ijsjes). Het aanbod mag wel variëren afhankelijk van de dagdelen (voormiddag - middag – namiddag – avond).
• Aandacht voor korte keten, fair trade, biologisch, seizoensgebonden, lokale Oost-Vlaamse producten, evenwicht vegetarisch/niet vegetarisch is een pluspunt.
• In functie van de kwaliteit van de uitbating wordt het plaatsen van automaten (gok-, spel-, sigarettenautomaten) niet toegestaan. Drank- en snoepautomaten zijn wel toegestaan. Indien deze niet voorzien worden, wordt wel voorzien in de mogelijkheid tot meenemen van drankjes en snoep aan automaatprijzen.
• De concessiehouder mag aan het gebruik van de horecagelegenheid een minimale afnameverplichting van één consumptie koppelen.
• Duurzaam materiaalgebruik (herbruikbare recipiënten, placemats, servetten met FSC- of PFEC-label, …) bij het aanbieden van dranken/versnaperingen: hierbij wordt minimaal de cateringwetgeving nageleefd.

Aanbod zomerbar:

• De zomerbar werkt op basis van afhaal. Bestellen en bedienen aan tafel is geen vereiste.
• Een minimumaanbod van dranken en ijsjes wordt voorzien.
• Duurzaam materiaalgebruik (recipiënten, placemats, servetten,…) bij het aanbieden van dranken/versnaperingen. Hierbij wordt minimaal de cateringwetgeving nageleefd.
• Op de ligweide/golfaccommodatie bij het zwembad is geen glas toegelaten. Hiermee dient rekening gehouden te worden bij de uitbating van de zomerbar.
• In functie van de kwaliteit van de uitbating wordt het plaatsen van automaten (gok-, spel-, sigarettenautomaten) niet toegestaan. Drank- en snoepautomaten zijn wel toegestaan.
• De concessionaris voorziet voldoende vuilbakken om het afval gesorteerd in te zamelen en zwerfvuil te vermijden.

Aanbod verblijfscentrum:

Volgend aanbod moet voorzien worden:

1. Ontbijt in buffetvorm (brood – granen – yoghurt – beleg – fruit)
2. Middagmaal (soep – warme maaltijd - dessert)
3. Avondmaal
4. Bij de maaltijden wordt plat water voorzien.
• Aanbod dient gevarieerd en dagvers te zijn. Een vast weekmenu wordt vastgelegd in samenwerking met het sportcentrum. Dit kan per seizoen opgemaakt worden. Vragen van groepen voor afwijkingen op het menu moeten bespreekbaar zijn, eventueel mits een meerprijs.
• Er wordt zoveel als mogelijk ingespeeld op vragen voor vegetarische en varkensvrije maaltijden en andere allergievragen (glutenvrij/lactosevrij/…).
• Verbruik van de maaltijden gebeurt in de horecagelegenheid van de concessie.
  
   De gekozen uitbater kan bijkomende doelgroepen aantrekken en daarvoor een specifiek aanbod uitwerken. 

Volgende afspraken worden gemaakt met betrekking tot de voorzieningen water, elektriciteit en gas en de lastenverdeling beheer/onderhoud: 

• Nutsvoorzieningen:
  1. De concessionaris heeft een afzonderlijke teller voor water. De kosten worden doorgefactureerd op basis van de aankoopprijs van het contract van de concessiegever. Tarief van het contract van de concessiegever kan worden meegegeven bij de onderhandelingen of gunning van de concessionaris.
  2. De concessionaris heeft een afzonderlijke teller voor elektriciteit. De kosten worden doorgefactureerd op basis van de aankoopprijs van het contract van de concessiegever. Het tarief kan worden meegegeven bij de onderhandelingen of de gunning van de concessionaris.
  3. De concessionaris heeft voor het koken een eigen teller met EA-nummer voor gas. Indien de concessionaris wenst te koken op gas, gaat hij zelf een contract aan met een leverancier.
  4. Verwarming maakt deel uit van de klimaatregeling van het sportcomplex. Hiervoor wordt geen vergoeding aangerekend.
     
     
• Beheersing (milieu)risico’s en afval(water)

De concessionaris heeft oog voor de beheersing van (milieu)risico’s (o.a. afvalwater) en staat in voor het verzamelen en sorteren van het afval dat voortvloeit uit zijn concessie en sluit een contract af voor de ophaling. 

• Inrichting van de zaak

De concessionaris richt de zaak verder in volgens de bepalingen vermeld in dit opdrachtdocument. Alle inrichting en afwerking dient conform de HACCP-reglementering te worden voorzien. 

De concessionaris staat in voor:

De provincie staat in voor:
 - Het periodiek onderhoud en de wettelijk verplichte keuringen van haar eigen installaties en het eventueel herstellen/vervangen ervan als het geen kleine huurherstellingen zijn, tenzij kan worden aangetoond dat de concessionaris door onzorgvuldigheid de schade heeft veroorzaakt.

Duurzaamheid

Extra inzet op duurzaamheid is een pluspunt. Hierbij kan ingezet worden op volgende zaken:

• Duurzame samenstelling van het menu
  • vegetarisch
  • lokale voedingsmiddelen (incl. streekproducten) en korte keten
  • seizoensgebonden voedingsmiddelen
  • biologische producten
  • eerlijke handel 
  • dierenwelzijn.
• Duurzaam materiaalgebruik (verpakkingen, recipiënten, placemats, servetten, …), minimaal de basis naleving cateringwetgeving.
• Actief management op vlak van voedselverspilling/voedseloverschotten
• Actief management ter voorkoming, scheiding en verwijdering van afval
• Duurzame schoonmaakproducten en reinigingsprocedures
• Sociale duurzaamheid: opleiden van personeel mbt duurzame cateringdiensten; actief diversiteitsbeleid…
• Duurzame infrastructuur: water- en energiebesparing door apparatuur, alsook exploitatie en onderhoud daarvan.

Provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 42, § 1 en artikel 43, § 2-12°.

Besluit van de Deputatie van 16 juni 2022 (Notula 2022_DEP_01852) waarbij de huidige concessie van de site Sport Puyenbroeck verlengd werd tot 31 december 2024.