Aanpassing om het bestaande reglement meer in overeenstemming te brengen met de noden van de klanten van de uitleendienst.
Artikel 42 ยง 3 van het provinciedecreet
Het Reglement met betrekking tot "de uitlening van audiovisueel, spel en tentoonstellingsmateriaal" wordt vastgelegd als volgt:
Artikel 1 – Voorwerp
De Provincie Oost-Vlaanderen wil verenigingen zonder winstoogmerk, feitelijke verenigingen en publiekrechtelijke rechtspersonen materieel ondersteunen bij hun evenementen om zo de sociale integratie te bevorderen.
Daartoe leent de Provincie via haar Uitleendienst het nodige audiovisueel, spel- en tentoonstellingsmateriaal uit. Het ontleende materiaal mag niet gebruikt worden voor privé-gebruik of voor commerciële doeleinden.
Artikel 2 – Voorwaarden leners
§1. Komen als lener in aanmerking:
1° verenigingen zonder winstoogmerk met zetel in de provincie Oost-Vlaanderen of waarvan een lokale afdeling werkzaam is in de provincie Oost-Vlaanderen;
2° feitelijke verenigingen waarvan de hoofdverantwoordelijke zijn woonplaats heeft in de provincie Oost-Vlaanderen;
3° publiekrechtelijke rechtspersonen met zetel in de provincie Oost-Vlaanderen of waarvan een lokale afdeling werkzaam is in de provincie Oost-Vlaanderen.
Komen niet als lener in aanmerking:
1° vennootschappen en andere rechtspersonen met winstoogmerk;
2° natuurlijke personen.
§2. Enkel geregistreerde leners komen in aanmerking.
De registratie gebeurt via de website van de Uitleendienst.
De Uitleendienst beoordeelt de registratie en meldt de betrokkene of hij al dan niet in aanmerking komt als lener.
Artikel 3 – Uitsluiting
Door het lenen van materiaal verklaart de lener zich akkoord met dit reglement en waarborgt hij de stipte naleving ervan.
Het niet-naleven van dit reglement, herhaalde tekortkomingen of beschadigingen kunnen aanleiding geven tot:.
1° tijdelijke uitsluiting door de coördinator van de Uitleendienst;
2° definitieve uitsluiting door de Deputatie
Indien bij wanbetaling de aanmaningsprocecure wordt opgestart kan de lener niet langer materiaal bestellen of afhalen. De lopende bestellingen worden geannuleerd zonder kosten.
Artikel 4 – contactgegevens van de uitleendienst
De Uitleendienst heeft een hoofdmagazijn in Gent en regionale magazijnen in Sint-Niklaas en in Geraardsbergen.
Adressen, openingsuren en sluitingsdagen zijn terug te vinden op de website http://www.oost-vlaanderen.be/uitleendienst.
De Deputatie stelt de openingsuren en de jaarlijkse sluitingen van deze magazijnen vast.
Artikel 5 – Aansprakelijkheid
De Provincie Oost-Vlaanderen is niet aansprakelijk voor ongevallen, lichamelijke letsels (gehoorschade,…) of andere schade die voortvloeien uit het gebruik of misbruik van het uitgeleende materiaal.
Er kan geen aanleiding zijn tot schadevergoeding indien het materiaal defect of niet beschikbaar is op het ogenblik van afhaling, zie ook artikel 12, 1° Er wordt dan ook geen huurgeld aangerekend voor dit materiaal.
Artikel 6 – Huurprijzen
De huurprijzen gelden per 7 kalenderdagen. Per bijkomende beginnende week wordt de huurprijs vermenigvuldigd met een coëfficiënt: x1,5 voor 2 weken, x2 voor 3 weken, x2,5 voor 4 weken, …
De Deputatie bepaalt de huurprijzen.
Op de website worden de huurprijzen per artikel vermeld.
Artikel 7 – Aanvraagprocedure
De reservatie van materiaal kan enkel via de website.
Reserveren kan ten vroegste 6 maand en ten laatste 4 kalenderdagen voor de afhaaldatum.
Het materiaal kan maximum 3 maand geleend worden. Leningen voor langere periodes kunnen, mits motivering, uitzonderlijk worden toegestaan door de Uitleendienst.
Het materiaal wordt toegewezen volgens volgorde van reservatie.
Bij de toewijzing van materiaal probeert de Uitleendienst steeds zoveel mogelijk leners te bedienen, wat betekent dat het aantal artikelen per lener kan worden beperkt.
De Uitleendienst stuurt steeds een bevestiging van de reservatie naar het e-mailadres van de lener.
Artikel 8 – Annuleren
Het annuleren van een bestelling doet de klant via de website. De klant kan een bestelling of een deel ervan gratis annuleren tot 20 kalenderdagen voor datum van afhaling. Daarna is de helft van de huurprijs verschuldigd tot 7 kalenderdagen voor datum van afhaling. Vanaf 6 kalenderdagen voor afhaling is de volledige huurprijs verschuldigd.
In uitzonderlijke gevallen kan de uitleendienst zelf een reeds bevestigde bestelling annuleren. In voorkomend geval motiveert de uitleendienst deze annulatie.
Artikel 9 – Afhalen en terugbrengen van het materiaal
Bij het afhalen van het materiaal legt de lener de bevestiging en een geldig identiteitsbewijs voor en betaalt hij de huurprijs. De betaling gebeurt bij voorkeur elektronisch. Verenigingen zonder winstoogmerk en publiekrechtelijke rechtspersonen kunnen betalen via overschrijving. Deze wijze van betaling moet vooraf worden aangevraagd en goedgekeurd door de uitleendienst mits aanvraag en motivatie door de lener.
Klanten die gebruik willen maken van de inleverboxen voor uitgifte van materiaal kunnen dit pas vanaf de vierde uitlening.
Op de afgesproken dag en plaats moet het materiaal worden afgehaald in een gesloten voertuig. Een aanhangwagen mag enkel gebruikt worden voor materiaal indien het uitdrukkelijk vermeld staat. De aanhangwagen moet geschikt zijn voor het te vervoeren gewicht en zich in een degelijke en propere staat bevinden. De goederen moeten vastgelegd, droog en afgedekt met een behoorlijk zeil vervoerd worden. Bij overtreding zal een boete aangerekend worden. De lener zorgt zelf voor het laden en lossen van het materiaal en voor voldoende mankracht.
Bij het laattijdig terugbrengen van het materiaal kan per kalenderdag vertraging een boete van 50% van de huurprijs worden aangerekend, met een minimum van 10 EUR per kalenderdag.
Indien het materiaal niet is teruggebracht binnen de 3 werkdagen na de afgesproken datum kan de lener tijdelijk worden uitgesloten zoals omschreven in artikel 3, en dit voor de duur van 18 maanden.
Artikel 10 – Niet-afhaling van de bestelling
Indien de lener het materiaal niet afhaalt op de afgesproken dag en plaats vervalt zijn reservatie, maar blijft hij de volledige huurprijs verschuldigd.
Artikel 11 – Schade, verlies, diefstal, vernietiging, reiniging en herstelling
De kosten die voortvloeien uit schade, verlies, diefstal, vernietiging, reiniging of herstelling van de geleende artikelen zijn ten laste van de lener, en dit op de volgende wijze:
1° wanneer personeel van de Uitleendienst moet worden ingeschakeld om het materiaal te reinigen wordt de kost voor de reiniging aangerekend;
2° bij schade wordt de kost voor de herstelling aangerekend;
3° bij verlies, diefstal of vernietiging van een geleend artikel van meer dan 250 EUR wordt de geïndexeerde waarde na afschrijving aangerekend, met een minimum van 25% restwaarde;
4° bij verlies, diefstal of vernietiging van een geleend artikel van minder dan 250 EUR wordt de aankoopprijs aangerekend, eventueel verhoogd met de gemaakte kosten.
Artikel 12 – Verplichtingen van de lener
De lener verbindt er zich toe:
1° bij de afhaling het materiaal na te kijken;
2° zorg te dragen voor het materiaal;
3° alle verstrekte gebruiksaanwijzingen op te volgen;
4° het materiaal niet aan derden over te dragen, uit te lenen of ter beschikking te stellen;
5° bij schade, verlies, diefstal of vernietiging van het materiaal:
- de Uitleendienst zo snel mogelijk per e-mail op de hoogte te brengen;
- in geval van diefstal onmiddellijk aangifte te doen bij de lokale politie en een kopie van het proces-verbaal zo snel mogelijk aan de Uitleendienst te bezorgen;
- zelf geen herstellingen uit te voeren.
Artikel 13 – Betwistingen
De Deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.
Artikel 14 – Slotbepalingen
Het Reglement van 1 maart 2018 met betrekking tot de uitlening van audiovisueel, tentoonstellings- en sportmateriaal wordt opgeheven met ingang van 13 juni 2024.
Dit reglement treedt in werking op 13 juni 2024 en is van toepassing op de afhalingen van materiaal vanaf die dag.