De facilitaire dienst, cel aankoop heeft tot taak raamovereenkomsten in de markt te plaatsen voor de bestelling, betaling en levering van schoolboeken voor de de provinciale secundaire scholen vallend onder de directie onderwijsinstellingen van de provincie Oost-Vlaanderen.
De provincie heeft in deze, in plaats van zelf daartoe een passende plaatsingsprocedure te organiseren, ook de mogelijkheid om toe te treden tot een raamovereenkomst van een aankoopcentrale.
DOKO vzw, (Diensten ter Ondersteuning van het Katholiek Onderwijs) is de aankoopcentrale voor het katholieke onderwijsnet en biedt een nieuwe raamovereenkomst aan voor de volgende 6 schooljaren (tem 2029-2030), met daarin een passend aankoopsysteem, dat volledig voldoet aan de actuele behoefte van de directie onderwijsinstellingen met betrekking tot de afhandeling en organisatie van de bestelling, aankoop en uitlevering van schoolboeken aan de leerlingen van het secundair onderwijs.
De facilitaire dienst, cel aankoop en de directie onderwijs, wensen gebruik te maken van de modaliteiten bepaald in deze nieuwe raamovereenkomst van DOKO vzw. Deze raamovereenkomst heeft als titel : "raamovereenkomst schoolboeken secundair onderwijs 2024-2025 tem 2029-2030".
In deze raamovereenkomst worden 4 aankoopsystemen aangeboden waaruit de onderwijsinstellingen kunnen kiezen.
Conform de huidige regeling, verkiest de directie onderwijsinstellingen haar secundaire scholen te laten kiezen, voor tenminste het eerstvolgende schooljaar 2024-2025, tussen hetzij aankoopsysteem 3: Gemengd boekenfonds FIJN, hetzij voor aankoopsysteem 4: Extern boekenfonds FIJN.
Bij deze aankoopsystemen 3 & 4, is er geen enkele materiële financiële impact op de scholen. Alles (bestelling, aankoop) verloopt immers via de leerlingen en zonder financiële interventie van de scholen zelf. Er is enkel een verschil in uitlevering waarbij bij aankoopsysteem 3 de gekochte boeken worden aangeleverd op de school, terwijl bij aankoopsysteem 4 de levering gebeurt bij de leerlingen thuis.
Het instappen in een reeds bestaande en passende raamovereenkomst van DOKO vzw, biedt meerdere voordelen :
De statuten van DOKO vzw vermelden dat zij hun raamovereenkomsten mogen openstellen voor andere, externe onderwijsnetten en dit (momenteel) zonder enige vorm van vergoeding voor deze toetreding. Een onderwijsinstelling en/of inrichtende macht van een ander onderwijsnet moet evenwel, voor de raamovereenkomst waartoe zij willen instappen, een gemotiveerde mandateringsaanvraag, via een online-procedure, indienen. Na aanvaarding van de mandatering, zal DOKO de contacten leggen met de uiteindelijke leverancier/uitvoerder en kunnen er praktische afspraken worden gemaakt met de betreffende onderwijsinstelling.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
Het Provinciedecreet van 9 december 2005.
De provincie Oost-Vlaanderen, directie onderwijsinstellingen, kan beroep doen op de aankoopcentrale DOKO vzw, Guimardstraat 1 te 1040 Brussel en KBO nr BE 0407.693.968, voor het uitbesteden van de opdracht “ raamovereenkomst voor bestelling, betaling en levering van schoolboeken voor het provinciaal secundair onderwijs”.
De leerlingen van de secundaire scholen plaatsen hun bestelling van boeken rechtstreeks bij de opdrachtnemer en betalen ook rechtstreeks aan deze. Dit heeft geen financiële impact op het budget van de provincie.
Een minimaal gedeelte van de uitgave voor deze opdracht (studieboeken voor de leerkrachten) is echter wel ten laste van de scholen en deze kosten zullen worden aangerekend op budgetcode 613102/xx/xxx van de verschillende secundaire scholen
De provincieraad van Oost-Vlaanderen machtigt haar deputatie met de uitvoering van de toetreding tot de raamovereenkomst, gesloten door de aankoopcentrale DOKO vzw, met als titel “raamovereenkomst schoolboeken secundair onderwijs voor de schooljaren 2024-2025 tot en met 2029-2030".
Hierbij stelt de directie onderwijsinstellingen voor, dat een deel van haar secundaire scholen wenst te opteren voor aankoopsysteem 3 : Gemengd boekenfonds FIJN en het overige deel zou willen kiezen voor het aankoopsysteem 4: Extern boekenfonds FIJN. Bij beide aankoopsystemen betreft het een volledige uitbesteding van de bestelling en betaling van de schoolboeken aan de leerlingen, waarbij de leerlingen eigenaars zijn van de boeken en de contractueel vastgelegde kortingen ook aan hen worden toegekend. Bij aankoopsysteem 3 gebeurt de levering van de bestelde en betaalde schoolboeken voor de leerlingen, op de school en voor aankoopsysteem 4 gebeurt de levering bij de leveringen thuis.
Aankoopsysteem 3 "Gemengd boekenfonds FIJN", werd door DOKO vzw gegund aan de firma LICHTVIS bv uit Brugge (BE 0635.559.440) en voor aankoopsysteem 4 "extern boekenfonds FIJN" aan de firma STUDIESHOP bv uit Lokeren (BE 0647.747.192). De opdracht zal uitgevoerd worden conform de bepalingen vermeld in het bestek van deze raamovereenkomst en de daarin gemaakte contractuele afspraken met beide voormelde firma's.
De deputatie van de provincie Oost-Vlaanderen sluit, na aanvaarding van de mandaataanvraag door POV, een overeenkomst met de door DOKO vzw aangestelde opdrachtnemers LICHTVIS bv en STUDIESHOP bv, tegen de prijzen van de goedgekeurde offerte.
De opdrachtnemers LICHTVIS bv en STUDIESHOP BV hebben elk apart een gezamenlijke en forfaitaire borg gesteld te gunste van de aankoopcentrale DOKO VZW. De inrichtende machten en scholen mogen bijgevolg geen eigen borg eisen.