Voor de uitbating van de nieuwe brasserie in De Brielmeersen wordt een concessie aanbesteed. Deze concessie omvat de uitbating van de horecagelegenheid (brasserie) in het nieuwe centrale gebouw in het domein. Daarnaast is er ook de mogelijkheid tot de uitbating van een mobiele unit voor bezoekers van andere delen van het domein.
De operationele opstart en uitbating is voorzien voor april 2026 onder voorbehoud van een vlot verloop van de bouwwerken. De opstartdatum wordt in onderling overleg bepaald in functie van de realisatie van de nieuwbouw en de afhandeling van de gunningsprocedure.
De voorbije jaren bleek er minder interesse voor de horeca-uitbatingen die de Provincie op de markt zette. De algemene problemen binnen de horecawereld spelen daarin een grote rol. Uit een consultatie van een expertengroep kwam het advies om de geijkte procedure aan te passen, door af te stappen van de klassieke concessieovereenkomst waarbij de opdrachtgever het merendeel van de regels oplegt. Er is geadviseerd om in dialoog te gaan met potentiële kandidaten op basis van een opdrachtomschrijving waarin enerzijds de verwachtingen van de Provincie worden omschreven, maar waarbij anderzijds ook voldoende ruimte wordt gelaten voor de creativiteit en de offerte van de kandidaat-uitbater. Op die manier kan een evenwicht gevonden worden tussen een zo klantvriendelijk mogelijke service naar het publiek toe en de rendabiliteit van de uitbating. De resultaten van de onderhandelingen worden uiteindelijk vastgelegd in een concessieovereenkomst.
Richtinggevend voor de uitwerking van de offerte kandidaat-concessiehouders, geeft de Provincie Oost-Vlaanderen haar visie op bepaalde deelaspecten van de uitbating. In de opdrachtomschrijving opgemaakt door de dienst Patrimonium en directie Recreatiedomeinen komen onder meer de volgende punten aan bod:
Voorwerp van de overeenkomst:
Het gebouw omvat op het gelijkvoers onder meer een overdekt terras met gaanderij, het sanitair, de keuken en de verbruikszaal. De eerste verdieping biedt plaats aan een afzonderlijke multifunctionele vergaderlocatie (capaciteit – ±41 m²), een technische ruimte, berging en een speelzolder/multifunctioneel zaaltje in rechtstreekse verbinding met het gelijkvloers van de brasserie. De nok van het gebouw is toegankelijk als uitkijkpunt en extra, onafhankelijk landschappelijk parcours (van ene kant van brasserie naar andere kant). Hier wandel je tussen de boomtoppen van het bos en kijk je aan de andere zijde uit over het water. Het uitkijkdak is ook voorzien van een telescoop-opstelplaats voor de plaatselijke sterrenkijkvereniging.
Het overdekt terras wordt in eerste instantie gevormd door een rond het gebouw slingerende luifel, ruim genoeg om in de tussenseizoenen wat tafeltjes en stoelen te plaatsen voor de liefhebbers. In de zomer gaat de linkerhelft van de zaal volledig open (met vouwschuiframen) zodat het overdekt terras met 133m² toeneemt.
De brasserie is toegankelijk voor diverse doeleinden.
De concessie omvat niet het beheer van de polyvalente zaal op de eerste verdieping. Deze polyvalente ruimte dient in eerste plaats voor de organisatie van educatieve workshops door het domein of voor vergaderingen/workshops van diverse organisaties/verenigingen uit de buurt. Recepties, feesten en andere georganiseerde bijeenkomsten in de in concessie gegeven goederen, mogen enkel worden georganiseerd met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Provincie. Deze dienen binnen de openingsuren van het domein plaats te vinden.
De concessionaris krijgt de exclusiviteit van levering van dranken/catering voor gebruikers (exclusief interne diensten van de Provincie Oost-Vlaanderen) van de polyvalente vergaderzaal. De organisatoren van externe evenementen op het domein worden aangeraden om offerte op te vragen aan de concessionaris, maar worden niet verplicht tot afname van de concessionaris voor drank/catering. De zone van de concessie beperkt zich tot de brasserie en het bijhorende terras + de polyvalente vergaderruimte voor wat betreft de exclusiviteit van catering.
De brasserie dient toegankelijk te zijn voor diverse doeleinden zoals het nuttigen van een drankje in gezellige sfeer, een koffie/ijsje/pannenkoek tijdens of na een activiteit of wandeling op het domein, het nuttigen van een lunch of een snack ’s middags en ’s avonds. Het doelpubliek bestaat voornamelijk uit families met kinderen, senioren, scholen en groepen maar ook werknemers uit de nabije omgeving kunnen meerwaarde hebben bij een lunch in een groene omgeving. Er heerst een familiale, gemoedelijke, rustige sfeer.
De inrichting en het aanbod dienen bijgevolg afgestemd te zijn op dit divers doelpubliek en hun verwachtingen en bovendien kwaliteitsvol en duurzaam aangepakt te worden.
De investeringen die worden gedragen door de Provincie zullen eigendom blijven van de Provincie.
Duur overeenkomst: Minimaal 9 jaar – maximaal 18 jaar. De opstartdatum wordt in onderling overleg bepaald in functie van de realisatie van de nieuwbouw. Er wordt hiervoor gemikt op april 2026.
Openingsdagen en -uren: De horecagelegenheid dient minimaal geopend te zijn:
Bij uitzondering kan er afgeweken worden van de openingsuren mits toestemming van de domeinverantwoordelijke.
Bij het ondersteunen van groepen/events kan de horecagelegenheid niet afgesloten worden voor externen tenzij bij uitzonderlijke omstandigheden en mits uitdrukkelijke toestemming vooraf door de domeinverantwoordelijke.
Prijszetting en -aanpassingen:
Consumptieprijzen moeten in de lijn liggen van de gewone, gangbare tarieven in de sector. In functie van toegankelijkheid voor een breed publiek dient het aanbod betaalbaar te zijn.
Afzonderlijke prijzen voor drank in vergaderzaaltje zijn mogelijk.
Prijzen zijn jaarlijks aanpasbaar volgens de gezondheidsprijsindex. Deze wijziging wordt voorgelegd aan en goedgekeurd door de domeinverantwoordelijke.
Eventuele grotere prijswijzigingen zijn mogelijk na goedkeuring door het provinciebestuur.
Andere:
Er wordt gebruik gemaakt van een goed en gebruiksvriendelijk bestelsysteem met bediening aan tafel, niet aan de bar.
De naam voor de brasserie kan vrij gekozen worden mits overleg met de Provincie. Deze naam en het concept liggen in lijn met het DNA van De Brielmeersen.
Gunningscriteria
De opdrachtomschrijving wordt ter goedkeuring voorgelegd waarna naar zoveel mogelijk potentiële uitbaters/horecaondernemers zal gestuurd worden en op de markt gezet worden in toepassing van de principes van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.
Provinciedecreet van 9 december 2005, inzonderheid artikelen 42, §1, 43, §2-12° en 57, §3-8°, c).
Bijgevoegde opdrachtomschrijving voor de uitbating van een brasserie in provinciaal domein De Brielmeersen wordt goedgekeurd.
De Deputatie wordt gemachtigd om op basis van de opdrachtomschrijving te onderhandelen met de kandidaten en uiteindelijk een concessieovereenkomst af te sluiten.