2025_PR_00152 - Facilitair beheer - Afsluiten voor de Provincie Oost-Vlaanderen van meerdere verzekeringscontracten ter dekking van meerdere risico's voor de periode 2026-2031 - Selectieleidraad en raming: opdracht te gunnen bij wijze van mededingingsprocedure met onderhandelingen - Goedkeuring

Na de nodige voorafgaande marktverkenning, blijkt dat het gezamenlijk en tegelijk aanbieden van meerdere verzekeringen, diverse voordelen kan bieden voor de aanbesteder. Het laat immers toe om het aanbod voor de diverse potentiële verzekeraars aantrekkelijker te maken en ook om bepaalde moeilijker te verzekeren zaken, ook gedekt te krijgen, door ze, bijvoorbeeld, te koppelen aan een andere, courantere verzekering. Ook het afsluiten van verzekeringen voor een iets langere periode (6 ipv 4 jaar) is momenteel voor de verzekeraars aanvaardbaar (tot voor enkele jaren was dit niet echt bespreekbaar voor hen), wat mogelijk meer stabiliteit en contractzekerheid kan bieden aan beide partijen.

De facilitaire dienst, cel aankoop heeft voor deze aanbesteding een dossier geopend met als referentie 2025-2149, waarin volgende, bepalende elementen werden in opgenomen.

Zo stelt de facilitaire dienst voor om de contractduur van de verzekeringscontracten te verhogen van de huidige periode van 4 kalenderjaren naar 6 kalenderjaren. Zij haalt hiervoor diverse redenen aan. Gezien de complexiteit en technische specialisatie, is het aanbesteden van verzekeringen steeds een arbeidsintensief en langlopend proces dat zonder de hulp van een externe consultant moeilijk te realiseren valt. Dit vergt heel wat menselijke capaciteit en middelen en dit terwijl, inhoudelijk en wetgevend, de verzekeringswereld vaak een relatief stabiel gegeven is. 6 jaar valt samen met een legislatuur van een bestuur en laat toe om op deze manier meer eigen beleidsaccenten te kunnen leggen en dit op een zeer groot deel van de verzekeringsportefeuille van de provincie. Er zijn de facto, sedert vele jaren, maar weinig marktspelers in België op de verzekeringsmarkt van de publieke sector en dus is er ook minder concurrentie. Aanbesteden voor 4 jaar biedt hier weinig of geen toegevoegde waarde tegenover een langere, stabielere periode van 6 jaar dat tegelijk ook meer contractzekerheid kan bieden.

Op basis van de huidige betaalde premies, op jaarbasis, voor elk van de aan te besteden verzekeringscontracten, werd er een raming opgemaakt en dit voor een maximale contractduur van 6 jaar. Gezien er zeer veel mogelijke variabelen zijn die de hoogte van de premievoeten en premie's jaar na jaar kunnen beïnvloeden (schadestatistieken, natuurrampen, limieten, dekkingen, waarborgen, vrijstellingsniveau's, inflatie, geopolitieke situaties, etcetera), is het niet mogelijk om een hier exacte raming op te stellen. De onderstaande raming is evenwel richtinggevend en eveneens gebaseerd op de onderliggende doelstelling, dat we de kosten voor de verzekeringen, zoveel als mogelijk, aanvaardbaar en beheersbaar willen houden en dit zonder al teveel te hoeven wijzigen aan de kwaliteit van de waarborgen en dekkingen. Tijdens de finale onderhandelingen zal blijken in welke mate er hier mogelijkheden zullen worden aangeboden door de potentiële verzekeraars.

De raming voor het geheel aan aan te besteden verzekeringen, zoals weergegeven in onderstaande tabel met inbegrip van vermelding van de percelen en hun eventuele diverse luiken, wordt ingeschat op een kleine 12.5 mio EUR en dit voor de periode van 6 jaar. 

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling. De keuze voor mededingingsprocedure met onderhandeling is gebaseerd op volgende artikelen in de wet van 17 juni 2016 : 

Overeenkomstig artikel 38, § 1, 1° c) (specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico’s) en overeenkomstig artikel 38, § 1, 1° d) (technische specificaties kunnen niet genoeg worden vastgelegd)

In deze aanbesteding worden meerdere categorieën van verzekeringen in de markt gezet die elk op zich, een eigen wettelijk, technisch en inhoudelijk kader hanteren. Binnen elk van deze categorieën van verzekeringen worden nog eens meerdere specifieke, aparte verzekeringen (al dan niet gegroepeerd in diverse percelen) onderhandeld (Zie tabel van de raming).

Het uitschrijven van de technische specificaties voor elk van deze verzekeringen, kan vooraf, niet altijd voldoende worden gedetailleerd omdat verzekeringen ook vaak maatwerk inhouden, waarbij specificaties, waarborgen enzomeer, sterk kunnen afwijken van eventuele standaarden.

De procedure mededinging met onderhandelen, houdt in dat er  in 2 fases zal worden gewerkt. 

Fase 1:  Via een publicatie op het E-procurement platform, wordt er een oproep gedaan aan geïnteresseerde ondernemingen tot indiening van een "aanvraag tot deelneming". In deze fase worden, per perceel, de kandidaten finaal geselecteerd aan de hand van de eisen gesteld in de zogenaamde "selectieleidraad". In deze leidraad staan, onder andere, de uitsluitingsgronden, de diverse selectiecriteria en de gunningscriteria vermeld. 

Fase 2: De geselecteerde kandidaten krijgen, via een publicatie op het e-procurement platform, het finale bestek toegestuurd en worden hierbij ook gevraagd om een offerte in te dienen. Na nazicht van de ingediende offertes, het onderhandelen, het verkrijgen van verbeterde offertes, wordt finaal, per perceel, op basis van de gunningscriteria, uiteindelijk de economisch meest voordelige offerte gekozen.

De gunning zal gebeuren op basis van de gunningscriteria die, per perceel, als volgt zullen worden meegegeven (minieme aanpassingen kunnen in het finale bestek hiervoor nog worden doorgevoerd):

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 1°c (specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens daaraan verbonden risico’s art 38, § 1, 1°d (technische specificaties kunnen niet genoeg worden vastgelegd).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en wijzigingen.

Het Provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 42 en 43, § 2, 11°, betreffende de bevoegdheden van de provincieraad.