Een vernieuwd intranet is essentieel om de interne werking en betrokkenheid van de medewerkers te verbeteren. De vooropgestelde doelstellingen zijn:
Om tot een duurzame oplossing te komen, wordt voorgesteld het project gefaseerd en iteratief aan te pakken: een basisintranet bij de start dat voldoende meerwaarde biedt, met mogelijkheid tot verdere uitbreiding op basis van gebruikerservaringen. Daarnaast zal de keuze van het platform kritisch worden afgewogen, met bijzondere aandacht voor integratiemogelijkheden (zoals SharePoint) en gebruiksvriendelijkheid.
Gezien Microsoft werd kozen als basis voor de samenwerking (Microsoft Teams) en momenteel het Document Management Systeem wordt uitgewerkt in SharePoint is het een logische keuze om ook het intranet in SharePoint online in te richten. Zo wordt ervoor gezorgd dat alles binnen de digitale werkplek goed afgestemd is op elkaar.
Tot slot vraagt deze evolutie ook een cultuurverandering binnen de organisatie: van centrale controle naar gedeelde verantwoordelijkheid en participatie. Ondersteuning, opleiding en duidelijke richtlijnen zullen hierbij essentieel zijn.
Om dit op een efficiënte en professionele manier aan te pakken, willen we graag een partner selecteren om ons hierin te begeleiden.
In het kader van de opdracht “Nieuw intranet Provinciebestuur Oost-Vlaanderen” werd een bestek met nr. ICT/2025/0008/60205835 opgesteld door dienst ICT in nauwe samenwerking met dienst Strategie & Organisatiebeheersing.
Op basis van marktonderzoek wordt de uitgave voor deze opdracht geraamd op € 221 000,00 excl. btw of € 267 410,00 incl. 21% btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de niet-openbare procedure.
De procedure verloopt als volgt:
Aankondiging opdracht met mogelijkheid tot inschrijven
26 juni 2025 t.e.m. 18 augustus 2025 – 9 uur
Indienen van offerte voor de geslecteerde kandidaten
5september 2025 t.e.m. 28 september 2025 – 23uur
Na 28 september zullen de onderhandelingsrondes van start gaan, inclusief een demoronde.
De demoronde zal plaatsvinden in het Provinciehuis Oost-Vlaanderen, Charles de Kerchovelaan 189, 9000 Gent
De datum zal in overeenstemming met elke afzonderlijke kandidaten vastgelegd worden.
Voorziene gunning van de opdracht
Najaar 2025
Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.
De gunningscriteria zijn als volgt:
Nr. | Beschrijving | Gewicht |
1 | Prijs | 50 |
| De inschrijver geeft een totaalprijs voor de uitvoering van de opdracht, inclusief ontwikkeling, implementatie, opleiding, onderhoud en licenties (indien van toepassing). | |
2 | Functionele dekking & technische aanpak | 40 |
| Om een snelle evaluatie mogelijk te maken van de aanwezigheid van de gewenste functionele eisen, vragen we de inschrijver om het meegeleverde excel bestand in te vullen (en als verplichte bijlage toe te voegen). Daarbij vragen we ook een toelichting over hoe de voorgestelde oplossing gebruik maakt van standaard SharePoint en/of aanvullende technologieën. Welke meerwaarde biedt de aangeboden oplossing & wat betekent dit voor beheer, eindgebruikerservaring, updates, uitbreidbaarheid en vendor lock-in? Voorbeelden of screenshots van gelijkaardige projecten vormen een meerwaarde om de voorgestelde oplossing te evalueren. | |
3 | Aanpak & methodologie van het project | 5 |
| Een project kan alleen maar tot een goed einde worden gebracht door een goed projectvoorstel en een goed plan van aanpak. Daarom vragen we een duidelijk plan van aanpak met een overzichtelijke timing in functie van de ontwikkeling en implementatie van het nieuw intranet.
| |
4 | Opleiding, overdracht & ondersteuning | 5 |
| De inschrijver werkt een voorstel uit voor volgende onderwerpen:
| |
Totaal gewicht gunningscriteria: | 100 | |
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2026 en verdere jaren, op budgetcode 613401/10/0119/04 (actie/raming A000399/R006528).
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 37.
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
Provinciedecreet van 9 december 2005, meer bepaald artikelen 43 §2, 10° en 57 §3. 5°, waarbij wordt bepaald dat de provincieraad haar bevoegdheid inzake de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten kan overdragen aan de deputatie, als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.
Het besluit van de provincieraad 23 mei 2018 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
Het bestek met nr. ICT/2025/0008/60205835 en de raming voor de opdracht “Nieuw intranet Provinciebestuur Oost-Vlaanderen”, opgesteld door dienst ICT wordt goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 221 000,00 excl. btw of € 267 410,00 incl. 21% btw.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de niet-openbare procedure.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2026 en verdere jaren, op budgetcode 613401/10/0119/04 (actie/raming A000399/R006528).