2025_PR_00185 - Logistiek – ICT - Verlenging onderhoudscontracten ReCreateX voor 4 jaar - Bestek en raming; opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - Goedkeuring

In zitting van 27 maart 2025 ging de deputatie akkoord met de gunning voor de verlenging van de onderhoudscontracten voor ReCreateX.
De opdracht voor de verlenging van de onderhoudscontracten voor ReCreatex werd gegund voor 9 maanden, namelijk van 1/1/2025 tot en met 30/9/2025. Deze gunning loopt binnenkort ten einde. Bijgevolg is een verlenging van deze opdracht hoogst noodzakelijk zodat de continuïteit van de werking gewaarborgd blijft.

In het kader van de opdracht "Verlenging onderhoudscontracten ReCreateX voor 4 jaar" werd een bestek met nr. ICT/2025/0016/60044184 opgesteld door de Dienst ICT.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 770 000,00 EUR excl. btw of 931 700,00 EUR incl. 21% btw, totaalkost over een periode van 4 jaar oftewel 48 maanden met mogelijkheid tot 3x stilzwijgende verlenging met telkens een periode van 12 maanden.

Gezien het om een verlenging gaat van bestaande contracten wordt prijs als het enige gunningscriterium gebruikt.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Gezien de complexiteit van het geheel, het reeds uniform gebruik, de reeds verregaande integraties en in gebruik zijnde functionaliteiten van het pakket RecreateX, is de firma Vintia de enige valabele aanbieder.

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.

Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 37.

Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren meer bepaald artikel 42, § 1, 1°d) ii) - Mededinging ontbreek om technische redenen.

Provinciedecreet van 9 december 2005, meer bepaald artikelen 43 §2, 10° en 57 §3. 5°, waarbij wordt bepaald dat de provincieraad haar bevoegdheid inzake de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten kan overdragen aan de deputatie, als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Het besluit van de provincieraad 23 mei 2018 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.