2025_PR_00231 - Organisatiebeheersing- actualisatie organisatiebeheersingssysteem - oprichten intern Auditcomité - Goedkeuring

Het organiseren van interne audits gebeurt best ingebed in een breder kader dat de krijtlijnen vastlegt hoe deze audits zullen worden opgezet en beheerd. Daartoe is een auditcharter opgemaakt dat wordt opgenomen in het organisatiebeheersingssysteem. Het auditcharter omvat het oprichten van een auditcomité waarbij wordt vastgelegd:

• Hoe het comité zal worden samengesteld
• Wat het werkterrein wordt waarin audits kunnen worden uitgevoerd
• Hoe het auditprogramma wordt vastgesteld
• Op welke wijze audits verlopen
• Welke opvolging wordt gegeven aan uitgevoerde audits
• Op welke wijze gerapporteerd wordt aan de provincieraad

Belangrijke bepalingen hierbij zijn;

• De deputatie staat in voor het aanstellen van de eigenlijke leden van het auditcomité binnen de krijtlijnen die de provincieraad vastlegt in het auditcharter.
• Het auditcomité rapporteert elk jaar in juni aan de provincieraad over de uitgevoerde audits via het jaarverslag organisatiebeheersing.
• Het auditcomité maakt een huishoudelijk reglement op waarin zij haar eigen werking vastlegt voor wat betreft de zaken die niet zijn vastgelegd in het auditcharter, bijvoorbeeld de vergaderfrequentie.

Het auditcharter maakt voortaan integraal deel uit van het organisatiebeheersingssysteem.

Artikelen 95 tot en met 97 van het Provinciedecreet van 9 december 2005.

De provincieraadsbeslissing van 19 juni 2019 met betrekking tot het organisatiebeheersingssysteem.

Artikel 42 van het provinciedecreet van 9 december 2005 legt vast dat de provincieraad volheid van bevoegdheid heeft.

Artikel 258bis van het provinciedecreet van 9 december 2005 legt vast dat de provincieraad interne audits kan organiseren.

De beslissing van deputatie van 31 juli 2025 met betrekking tot het aanpassen van het organisatiebeheersingssysteem in functie van de organisatie van interne audits.

Het bestuursakkoord van provincie Oost-Vlaanderen van maart 2025 stelt dat een interne audit uitgevoerd zal worden door een onafhankelijke auditor.